blog

Te laat leveren kost detailhandel veel geld

Distributie

Te laat leveren kost detailhandel veel geld
Te laat leveren

De kosten die winkels lijden wanneer een levering te laat is, en welke gedeeld worden door een gehele onderneming, worden ten onrechte genegeerd. Te laat leveren kost namelijk erg veel geld, blijkt uit onderzoek door de Erasmus Universiteit Rotterdam onder vier grote Nederlandse ketens.

In distributieketens is er vaak een aanzienlijk verschil tussen de planning van leveringen vanuit het DC aan de winkels en de daadwerkelijke uitvoering hiervan. Wijzigende vraag van winkels leidt tot wijzigingen in de routeplanning van vrachtwagens. Bij het aanpassen van de routes wordt meestal alleen gekeken naar transportkosten. In dit artikel doen wij verslag van een onderzoek onder vier grote Nederlandse ketens van detailhandelaren (elk meer dan 150 winkels). Uit dit onderzoek blijkt dat de kosten die winkels lijden wanneer een levering te laat is, en welke gedeeld worden door een gehele onderneming, ten onrechte worden genegeerd.

    

Planning en operatie

Het is gebruikelijk dat ketens in de detailhandel hun winkels op regelmatige basis bevoorraden vanuit centrale distributiecentra. De benodigde vrachtwagens krijgen een rittenplanning die tegenwoordig vaak met behulp van een computer systeem gemaakt wordt.

      

Een rittenplanning wordt gemaakt voor de vrachtwagens die (bijvoorbeeld op wekelijkse basis) de leveringen uitvoeren. Op basis van deze rittenplanning wordt een verwachte aankomsttijd of tijdsvenster gecommuniceerd naar de winkels in de ketens. Aan deze tijdsvensters wordt vaak voor lange tijd vast gehouden, minstens een jaar is geen uitzondering.

  

Fluctuaties van de vraag, hetzij door eigen verkoop acties, maar ook door bijzondere weersomstandigheden, feestdagen, stakingen, etc., kunnen ertoe leiden dat er afgezien moet worden van de oorspronkelijke rittenplanning. Een klant aan een andere vrachtauto toewijzen, of een extra vrachtwagen inzetten, kan dan nog wel de levering garanderen maar niet meer op de afgesproken tijd.

    

Bij het aanpassen van de rittenplanning zal een planner meestal de directe transportkosten als belangrijkste criterium beschouwen. Dit zijn kosten voor het huren van een vrachtwagen, salaris van de chauffeur en brandstofkosten. Ondanks dat het aanpassen van de rittenplanning kan leiden tot een veranderde aankomst tijd bij een winkel, is de planner veelal niet op de hoogte van de kosten hiervan voor de winkel. Als gevolg worden deze effecten dan ook vaak gezien als een secundair criterium bij het nemen van een beslissing om af te wijken, of zelfs helemaal niet meegenomen in de beslissing.

       

Kosten te laat komen

Leveringen buiten het tijdsvenster zijn een fenomeen waar veel winkels mee te maken krijgen. Een levering buiten het tijdsvenster verstoort operationele processen binnen de winkel en leidt direct dan wel indirect tot kosten. De meest prominente kostenposten zijn: extra personeelskosten, misgelopen verkoop (en bederf) en verlies van klanttevredenheid. Als bederfelijke goederen te laat worden geleverd kunnen de klanten al vertrokken zijn en komen er niet meer voldoende klanten voordat het over de houdbaarheid heen is.  Ondanks dat alle ketens dezelfde kostenposten noemen, varieert de hoogte ervan per bedrijf.

      

Kostenafweging: personeelskosten versus transportkosten

De winkels die deelnamen aan het onderzoek is gevraagd naar de gemiddelde extra personeelskosten als gevolg van een levering die een uur te laat aan komt. Deze kosten rivaliseren in een aanzienlijk aantal gevallen met de transportkosten. Het loont soms om toch extra kilometers te rijden en wel op tijd te zijn en zo de additionele personeelskosten te vermijden. Daarom dienen niet alleen de transportkosten in ogenschouw gehouden te worden bij het aanpassen van de rittenplanning, maar ook het leveren binnen het tijdsvensters moet een belangrijke rol spelen in een goede kostenoverweging.

     

Schattingen van overige kostenposten

Het is meestal moeilijk om de kosten van misgelopen verkoop of verlies van klanttevredenheid te kwantificeren. Het vergt voor een bedrijf een aanzienlijke investering in data verzameling om hier inzicht in te verkrijgen.

     

Managers van winkels die deelnamen aan het onderzoek is gevraagd om een inschatting te geven van de ‘zwaarte’ van personeelskosten, misgelopen verkoop en verlies van kranttevredenheid. Figuur 1 geeft de antwoorden weer voor de winkels uit één van de deelnemende ondernemingen. Hierin is te zien dat alle drie de genoemde kostenposten ongeveer even zwaar meetellen. Dit is een indicatie dat het effect op de bedrijfsvoering, en dus de kosten, even hoog kunnen zijn. Een grove eerste schatting van de kosten voor te laat komen is dus ‘personeelskosten maal 3‘.

 

  

De verhoogde personeelskosten als gevolg van een te late levering zijn al voldoende hoog om extra kilometers te gaan rijden om op tijd te leveren. De kosten van misgelopen verkoop en het verlies van klanttevredenheid versterken deze overweging.  

   

Advies

Ons onderzoek suggereert dat de kosten van het niet op tijd leveren in distributieketens een belangrijke overweging moet zijn bij het aanpassen van de rittenplanning. Het is soms goedkoper om toch die extra kilometers te rijden om zodoende op tijd te leveren. De hoogte van de kosten zijn bedrijf specifiek en het vergt een investering om deze exact te kwantificeren. De hoogte van de personeelskosten kan al gebruikt worden voor een grove inschatting van de kosten voor te laat leveren. Momenteel ontwikkelen wij aan de Erasmus Universiteit methodes om een rittenplanning te maken waarbij deze kosten voor te laat komen in overweging genomen worden.

     

Master student Guy Drop heeft ook meegewerkt aan de totstandkoming van dit artikel. Verder dank aan: Prof. Dr. Ir. René de Koster, Hoogleraar Logistics and Operations Management Erasmus Universiteit Rotterdam.

Reageer op dit artikel