blog

Herimplementeren of opnieuw beginnen?

Distributie

Herimplementeren of opnieuw beginnen?
Excel

Er wordt veel te veel geld uitgegeven aan nieuwe informatiesystemen en moeite besteed aan het implementeren daarvan. Mensen zijn ontevreden over de ondersteuning door hun huidige informatiesysteem omdat ze er gewoon niet mee om kunnen gaan. Lang leve Excel?

Gebruikers kennen de mogelijkheden van het systeem niet gebruiken (vrij vertaald naar het Haags). Ze kunnen de werking het systeem niet afstemmen op de behoeften van hun bedrijf. Lang leve Excel.

       

Rapportages 

Misschien was er voor de pakketkeuze en -implementatie al een gedegen analyse van de bedrijfsbehoeften gemaakt, maar dan is die toen onvoldoende gedocumenteerd en concreet gemaakt. Bij de implementatie, met key-users onder tijdsdruk en onder leiding van ICT-georiënteerde consultants, wordt de logistieke structuur al geweld aangedaan. Standaard rapportages geven vooral gegevens, maar geen informatie. En als je niet weet wat je nodig hebt lijkt alles wat er gelikter uitziet beter (dat geldt trouwens ook bij smartphones).

  

Gewoonte is besparingen in het budget te bereiken (of eigenlijk om de overschrijdingen enigszins binnen de perken te houden) door eindgebruikers niet of slecht op te leiden. "Train de trainer" is een mooie kreet voor het ontlopen van de trainingsinspanningen. En dan focusseren die trainingen op "hoe het systeem werkt" en niet op de essenties van de logistieke besturing en uitvoering die men ermee wil bereiken.

  

Daarna wordt het alleen maar treuriger. Want regelmatig komen er op allerlei posities nieuwe mensen die het informatie- en besturingssysteem niet kennen. Misschien was aan de eerste gebruiker nog uitgelegd wat de bedoeling van de besturing is en hoe het systeem dat invult, de overdracht naar een nieuwe werknemer komt niet verder dan een briefje met "druk op deze knoppen". En dat briefje is al "uitgebreide" overdracht. Als het in de luchtvaart zo ging, zouden we allang niet meer (willen) vliegen.

  

We moeten niet "opnieuw beginnen" met een systeem, maar "herimplementeren", als we daaronder tenminste een serieuze aanpak verstaan. Herimplementatie die niet ICT-gericht is, maar begrip aanbrengt van het waarom en hoe van de bedrijfsvoering. Heroverweging van het waarom en hoe is trouwens toch regelmatig nodig in onze snel veranderende wereld.

  

Niet langer pikken 

Bedrijven moet het niet langer pikken dat hun miljoeneninvestering zo slecht werkt en (vooral) zo slecht wordt begrepen en gebruikt. Maar zij moeten de hand in eigen boezem steken: hun eigen mensen de tijd geven om het te snappen.

Pakketleveranciers moeten niet langer pikken dat hun mooie producten in de handen van ondeskundigen het imago krijgen van "rommel". Dat is niet goed voor de branche. Maar ook leveranciers moeten eerst de hand in eigen boezem steken: bij implementatie(-voorbereiding) sturen zij fout. De ICT "business consultant" is niet een logistiek consultant die het bedrijf keuzes kan helpen maken tussen concepten. En opleiding is niet een knoppencursus die als een sluitpost kan worden ingezet.

       

Bedrijven en pakketleveranciers zouden niet meer moeten toestaan dat hun vliegtuig door onopgeleide/ondeskundige mensen wordt bestuurd. Het begrijpen van de bedrijfsinformatie behoeften en het opleiden van de eindgebruikers zijn essentieel. Het op peil houden van die kennis is niet meer dan gewoon "routine onderhoud", en opleiding van gebruikers moet een voortdurend proces zijn.

 

Bedrijven en pakketleveranciers moeten over en weer eisen dat het regelmatig heroverwegen van besturingsconcept en ondersteuning en het onderhoud van kennis en inzicht gewaarborgd zijn. Ze moeten kennisonderhoud in het aanschaf- en onderhoudscontract opnemen. Daar wordt iedereen effectiever van, en wordt het werken met het pakket nog leuk ook. Weg met Excel.

  

Blogs vakbeurs Interne Logistiek 

Dit is de tweede uit een serie blogs in aanloop naar de beurs Interne Logistiek (voorheen KOG)  die op 22 september in Veldhoven wordt georganiseerd.

Reageer op dit artikel