blog

Softwareselectie: kunst of kunde?

Distributie

Jarenlang was de BedrijfsautoRAI voor veel leveranciers hét moment om onder genot van een biertje in de RAI een contract af te sluiten voor de levering van een nieuw transport managementsysteem of nieuwe boordcomputers. Net zoals daar regelmatig orders werden gesloten voor nieuwe trucks. De tijden zijn veranderd, en dat geldt ook voor het kopen van hardware en software.

Softwareselectie: kunst of kunde?
Softwareselectie: kunst of kunde? Blog van Jan Vieveen

Voorheen keek men vooral naar wat de buurman had, en of daar tevreden geluiden klonken. Het verdiepen in werkelijke functionaliteit of de mate van ondersteuning van het bedrijfsproces kwam niet in beeld. Vaak was de diepgang van de software beperkt: veel transportsoftware bestond 10 jaar terug  met name uit dossier-software: het ingeven van een order, orders clusteren in een rit, tariferen en factureren. Enige mate van route-optimalisatie of beheer van middelen was niet te vinden in de software. De optimalisatie was met name administratief. Toegevoegde functies zoals ritplanning werden naast de software gebruikt.

 

Enkele jaren terug veranderde het selectieproces: deskundigen maakten een longlist en daarna een shortlist van leveranciers. Op basis van deze shortlist werden clusters functionaliteiten (tot wel 150 items) benoemd op basis waarvan een waardering in punten gegeven kon worden. Met een specifieke weging voor het bedrijf kwam er dan uit dat een bepaalde leverancier ‘het best passende aanbod’ had. Een betere selectie dan de deal op de Rai, maar vaak niet erg objectief.

 

Wat is de beste manier vandaag de dag?

  • Kijk op hoofdlijnen waar de software voor bedoeld is. Lang niet ieder type bedrijf kan met elke software overweg. Een goede leverancier geeft een voorkeur voor een type bedrijfsvoering.
    Hierin zijn ze goed, hebben ze ervaring en weten ze dat ze een goede oplossing kunnen bieden;
     
  • Maak enkele duidelijke business-cases uit uw dagelijkse praktijk. Vraag leveranciers van de shortlist u deze cases te demonstreren. U krijgt dan enkele voorbeelden voor een situatie die u goed bekend is. De meestal daaruit volgende discussie met de leverancier helpt u tevens inzicht te krijgen in de flexibiliteit van de software en de professionaliteit van de leverancier;
     
  • Kijk naar de overige aspecten van de software: hoe koppelt u boordcomputers? Hoe koppelt u een digitaal archief? Hoe maakt u management informatie? Welke ontwikkelingen zijn er? Wat zijn de kosten van onderhoud en hardware?
     
  • Tenslotte: in hoeverre schat u in dat de nieuwe software uw bedrijf zal helpen slimmer en efficiënter te werken? En daarbij: wat kost het in geld, tijd en deskundigheid om dit doel te bereiken?

 

Tenslotte nog een belangrijk advies. De tijd is voorbij dat het hoofd planning of het hoofd bedrijfsbureau de selectie en implementatie van nieuwe software er even bij kon doen. Niet zelden is de invoering van goede software vastgelopen op een gebrek aan tijd, overzicht en deskundigheid. Maak iemand hier (tijdelijk) voor vrij of huur deskundige en onafhankelijke ondersteuning in. Alleen dan zult u de gewenste resultaten ook daadwerkelijk kunnen realiseren.

Reageer op dit artikel