blog

Veranderende marktvraag? Denk eens aan flexibele ploegendiensten!

Distributie

Veel industriële ondernemingen herkennen het: in piektijden moeten ze alle zeilen bijzetten om aan de marktvraag te voldoen. Maar in rustige perioden zijn er meer mensen aan het werk dan eigenlijk nodig is. Dat kan veel efficiënter: werk met flexibele ploegendiensten, bepleiten ze bij Dehora.

Middelgrote industriële bedrijven plannen vaak zeer precies hun productielijnen en vrachtwagens in met orders. Ze doen dit om efficiënt te reageren op de dynamische vraag. Ze vergeten echter óók de planning van hun personeel aan te passen en blijven werken met een vast ploegenrooster. Dit kan veel efficiënter.
  

Opeens meer produceren
Neem bijvoorbeeld een drukkerij in het zuiden van het land. De ervaring leert dat er door het jaar heen een aantal voorspelbare pieken en dalen zijn. Hoe groot de pieken en dalen zijn, is op voorhand echter alleen met marges aan te geven. Als de drukkerij in korte tijd meer moet produceren, dan is dat een probleem, omdat drukwerk niet op voorraad te produceren is. De inhoud is klantspecifiek en als de drukker niet snel kan leveren, gaat de klant naar een andere drukkerij. 
 

Casus: Flexibilisering bedrijfstijd en doorstroom

In een fabriek werd gewerkt in een standaard drieploegenrooster met 120 uur bedrijfstijd. In de praktijk bleek dit vaak niet voldoende te zijn. Er werd daarom vaak en veel overgewerkt in het weekend. Dat leidde tot hoge kosten voor de werkgever en een zware belasting voor medewerkers.

Overgaan naar een volcontinu bezetting bleek uit bedrijfseconomisch oogpunt niet opportuun. Bovendien wilde een groot deel van de medewerkers het liefst in de drieploegenstructuur werken omdat ze dan in het weekend vrij zijn.

 

Drieploeg en vijfploeg
Daarom is een combinatie gemaakt van een drieploeg en een vijfploeg, die 168 uur bedrijfstijd per week afdekt. Als het werk toeneemt, stromen medewerkers uit de drieploeg door naar de vijfploeg en worden de plekken in de drieploeg opgevuld met inhuurkrachten.

Het levert een flinke efficiencywinst op en tegelijkertijd een flinke toename van de flexkracht. Dat medewerkers in principe uit meerdere roosters kunnen kiezen, zorgt voor draagvlak.  

Zoals bij veel bedrijven, is ook bij deze drukkerij het inhuren van flexkrachten geen optie. Het werk is daarvoor te complex. Het vaste personeel moet daarom de piek opvangen: met zijn allen de schouders eronder zetten en overwerken. Voor een korte periode is dat geen probleem maar als de piek lang aanhoudt, dan gaat de rek eruit. 
    

Het kost het management ook steeds meer tijd en energie om de overwerkbezetting rond te krijgen. Daarbij is in veel cao’s opgenomen dat oudere medewerkers vaak niet meer of minder vaak op onregelmatige tijden hoeven te werken.
 

Ook een plotselinge terugval in de marktvraag brengt bedrijven in de problemen. Maar door produceren terwijl er minder vraag is, dat is meestal geen optie vanwege de financiële risico’s: de voorraden lopen op en er moet extra magazijnruimte gehuurd worden. De productie wordt daarom aangepast terwijl de personele capaciteit ongewijzigd blijft. Er zijn dan meer mensen aan het werk dan nodig is en dat kost geld. 

    

Personeel ontslaan is meestal niet verstandig. Vooral mensen in operatorfuncties hebben veel kennis van het proces. Als de markt weer aantrekt dan zijn zij hard nodig. Wie nog verder in de toekomst kijkt, weet dat de vergrijzing straks een tekort aan arbeidskrachten met zich meebrengt. Ook dat is een reden om kennis in huis te houden.
 

De oplossing: flexibiliteit inbouwen
Toch is het wel degelijk mogelijk om als bedrijf ook de personele capaciteit te laten mee ademen met de dynamiek in markten.

Wie structurele flexibiliteit inbouwt bij de ploegendiensten, is voorbereid op pieken en dalen: als het druk is allemaal een tandje bijzetten, als het rustig is allemaal wat minder werken.

Om een voorbeeld te geven: In een tweeploegensysteem is de bedrijfstijd te variëren tussen de 72 en 104 uur per week, in drie ploegen is de bedrijfstijd te variëren tussen de 104 en 136 uur per week. Er zijn dus flinke marges. Door te schakelen tussen ploegen (bijvoorbeeld van twee- naar drieploeg en terug) is een bedrijfstijd mogelijk tussen de 72 en 136 uur.
  

Instrumenten moeten klaarliggen
Inspelen op de dynamiek van de markt vereist een tijdige inzet van flexinstumenten. Op de eerste plaats is het belangrijk dat de sturing binnen de organisatie op orde is. Als de managementinformatie goed is, dan kun je veranderingen zien aankomen en er tijdig op in spelen. Op het moment dat duidelijk is dat de marktvraag toe- of juist afneemt, moeten alle instrumenten klaarliggen en zijn afgekaart met de ondernemingsraad.
 

Veel bedrijven hebben al afspraken met logistiek dienstverleners over de flexibele opslag van voorraden. Ook hebben ze raamcontracten afgesloten voor de inkoop van grondstoffen en halffabricaten. Zo houden ze rekening met de dynamiek van de materiaalbehoefte als afgeleide van de dynamische klantvraag.

Maar ook aan de personele kant kunnen afspraken over flexibiliteit van te voren worden gemaakt. Afspraken over ploegenroosters bij pieken en dalen (en liefst de roosters zelf) moeten helder zijn, evenals afspraken over op- en afschakelen van roosters en de arbeidsvoorwaardelijke kant.
  

Denk ook aan de medewerker
Extra werken heeft alleen zin als mensen zich extra willen inspannen. Het is dus belangrijk om te zorgen voor draagvlak onder het personeel. Een belangrijke voorwaarde om dat draagvlak te krijgen, is voorspelbaarheid. Een medewerker wil graag vooraf weten wat er met zijn rooster gebeurt als er tijdelijk meer of minder geproduceerd gaat worden. Ook willen medewerkers vooraf weten wat de gevolgen zijn voor hun inkomen.
 

Flexibel ploegenwerk vraagt wel wat van medewerkers. Ze moeten hun privéleven zo inrichten dat het mogelijk is om tijdelijk meer of minder te werken. Daar mag financieel best wat tegenover staan. De kosten die voorheen naar overwerk gingen, zouden bijvoorbeeld ingezet kunnen worden om flexibel ploegenwerk aantrekkelijk te maken. Overigens zijn personeelskosten niet de enige kosten die van belang zijn. Baseer de flexinstrumenten op een totale doorrekening; ook de vaste kosten (denk aan afschrijvingen, energie en verwarming), voorraadkosten, materiaalkosten en overhead horen daarbij.
 

Resultaat: betere bedrijfsresultaten
De drukkerij in het zuiden van het land heeft uiteindelijk gekozen voor een rooster waarmee zij gemakkelijk met de grote golven kan meebewegen. Voor pieken en dalen op korte termijn is er voldoende ruimte voor overwerk en om mensen extra vrij te geven. Er is een flexibel vierploegensysteem ontworpen waarbij, op basis van een gemiddelde 36-urige werkweek, de productietijd kan variëren tussen de 134 en 168 uur per week, zonder extra inhuur. Alle afspraken rondom dit rooster zijn duidelijk vastgelegd.

Het resultaat: het management kan nu ook beter sturen op de personele inzet en dus de bedrijfsresultaten. Tegelijkertijd zijn ook de belangen van medewerkers geborgd.

 

Casus: Flexibilisering door schakelsystemen

Het drogen van groente is sterk seizoensgebonden en kent grote pieken en dalen. Zo worden er bij een groentedrogerij in de winter tien weken lang geen groenten aangeleverd en valt een van de werkpieken precies in de zomervakantie. 
In deze groentedrogerij werd in een standaard drieploegenrooster gewerkt waarbij de fabriek in het weekend gesloten was. Dit leidde tot veel improductieve uren in de dalperiodes en veel (kostbaar) overwerk in de piekperiodes. Dit omdat het drogen van groente maar zeer beperkt is te ontkoppelen van de seizoensgebonden aanlevering van groenten.
 

Schakelsysteem ploegen
Er is gekozen voor een ingenieus ploegenschakelsysteem waarmee wordt geschakeld van een bedrijfstijd van 32 uur per week tot 168 uur per week. Dit door een combinatie van een geminimaliseerde dagploeg, een vierploeg en een opgeschaalde vijfploeg. In de zomerperiode werkt de groentedrogerij met een vierploegensysteem waardoor er aan de vakantiebehoefte van de medewerkers wordt voldaan.

Door te werken met een opgeschaalde vijfploeg, werken medewerkers meer uren per week en zijn er minder medewerkers nodig. Op deze wijze heeft de groentedrogerij een flinke efficiencywinst geboekt.

  

Door: Onno Oosterhof, Jan Hendrik van Schaik en Kay Terluin

 

Reageer op dit artikel