blog

Elektronische douaneaangiftes via één wereldwijd systeem

Distributie

Elektronische douaneaangiftes via één wereldwijd systeem
Douane

Douane-expert Wolfgang Schwab van softwarebedrijf Kewill benoemt de uitdagingen die horen bij één internationale aanpak voor alle elektronische douaneaangiftes. Hij zet de ontwikkelingen op een rij en benoemt de voordelen van het initiatief EurTradeNet.

De laatste jaren hebben we al verschillende douaneprocedures zien veranderen van papiergebaseerde aangiftes naar compleet elektronische processen.  
NCTS (New Computerised Transit System) is in 2005 ingevoerd ter vervanging van de papierstroom die hoorde bij het doorvoeren van goederen tussen verschillende landen. Een jaar later werd het Export Control System/Automated Export System (ECS/AES) gelanceerd. Momenteel een hot item, want het elektronisch aangeven van ECS/AES berichten dient op 1 juli 2009 ingevoerd te zijn door de douanes van alle EU-lidstaten; dit ook weer ter vervanging van de papieren aangiftes.

 

Voor 1 januari 2011

De trend om douaneformaliteiten elektronisch af te wikkelen duurt nog wel even voort. De EU heeft daarvoor al een behoorlijk fundament gelegd met het Electronic Customs Multi-Annual Strategic Plan (MASP). De volgende stap van het MASP dient zich binnen afzienbare tijd aan door de introductie van het Import Control System (ICS). Dit moeten organisaties voor 1 januari 2011 doorgevoerd hebben. Deze ontwikkelingen komen stuk voor stuk voort uit de nieuwe Europese douane code, die elektronisch berichtenverkeer als norm stelt en aangiftes via papier alleen nog voor exceptionele uitzonderingen toelaat.

 

De invoering van geharmoniseerde IT-processen betekent helaas niet dat op basis van  één enkel proces alle Europese landen zijn aangesloten. De realiteit van vandaag de dag is dat iedere EU-lidstaat zijn eigen IT-procedures gecreëerd heeft. Content en technologie verschillen per land en dat heeft tot gevolg dat er weer specifieke communicatieprotocollen naar systemen van andere lidstaten ontstaan.

 

Ontrafelen van lokale procedures

Zo zal bijvoorbeeld het export notificatie proces, dat ontwikkeld is door de Europese Commissie niet uniform geïmplementeerd worden in alle EU-landen. In de praktijk betekent dit dat bedrijven die opereren in meerdere landen veel tijd moeten spenderen aan het ontrafelen van lokale procedures.

 

Enkele verschillen: in Duitsland wordt een exportlicentie pas verstrekt na het zenden van een notificatie en pas daarna kan de zending in gang worden gezet. Daarentegen wordt in Nederland de goedkeuring om zendingen te laden als eerste ontvangen en pas na het transport van de zending wordt er een bericht  verzonden dat de exportlicentie is goedgekeurd. Die procedure wijkt ook weer af van het Verenigd Koninkrijk waar een Movement Reference Number (MRN) alleen wordt gegenereerd als de betreffende exportzending indirect is, dus loopt deze via een andere EU-lidstaat. Echter, in alle overige landen is het MRN het belangrijkste exportcriteria, ongeacht directe of indirecte zending.

 

Deze discrepanties zijn nu precies die uitdagingen waarmee bedrijven geconfronteerd worden als ze opereren vanuit meerdere Europese landen en hun producten willen im- en exporteren vanuit verschillende landen.

 

SEAP-project on hold gezet

Als reactie op bovenstaande situaties startte de Europese Commissie met een Single Electronic Access Point-project. Bedrijven bieden daarbij hun exportgegevens aan bij een lokaal douanekantoor, dat het vervolgens doorstuurt naar het aangewezen bureau van de Europese Commissie. Uit een nadere analyse blijkt dat deze exportdata altijd eerst geconverteerd moet worden voor elk willekeurig nationaal systeem dat het kan ontvangen ter acceptatie. Dat veroorzaakt een enorme additionele administratieve last in de lokale douanesystemen en dat kan in de huidige vorm nooit geïmplementeerd worden. Naast die extra administratieve lasten voor de douane blijven er ook nog altijd de vragen: "wat gebeurt er als een verzonden notificatie zoekraakt in het douanenetwerk, niet aankomt bij het land van bestemming en wie draagt hiervoor de verantwoordelijkheid?"
   
Kortom, teveel onzekerheden die er uiteindelijk toe hebben bijgedragen dat het SEAP project ‘on hold’ is gezet en dat het nu aan de marktpartijen overgelaten wordt om aansluiting te vinden tussen de landen waarmee men handel drijft, conform de lokale vereisten.

   

Maar wat is dan wel een goed alternatief?

Is één centraal wereldwijd douanesysteem de oplossing? Hoewel in het theorie ideaal klinkt, zal het in praktijk zo omslachtig blijken om een centrale douaneapplicatie te ontwikkelen dat het op voorhand een ‘mission impossible’ wordt dit te realiseren. Zo zijn er nu bijvoorbeeld per land verschillende data vastgesteld voor het implementeren van veranderingen in wetgeving en procedures. Deze benodigde aanpassingen vinden nagenoeg wekelijks plaats.

  

Dit betekent derhalve dat het centrale, wereldwijde systeem constant aan veranderingen onderhevig is. Alleen al het bijblijven met alle veranderingen is te tijdrovend, te duur, niet efficiënt en als vast omkaderd project haast onhaalbaar. En dus schuilt daarin al het gevaar voor de stabiliteit van het ene, alomvattende douanesysteem.

   

Softwareleveranciers richtten EurTradeNet op

We zien nu dat veel internationaal actieve bedrijven elektronische douaneaangifte beschouwen als een onafhankelijke dienst op lokaal niveau. Deze ontwikkeling heeft Kewill (initieel via CSF in Duitsland), er in 2002 toe aangezet om samen met andere Europese douanesoftwareleveranciers het EurTradeNet (ETN) op te richten. Nu nog steeds is het doel van de ETN om de deelnemers te voorzien van goede data-uitwisseling over de verschillende landsgrenzen en hiervoor standaarden te ontwikkelen met uniforme connecties naar alle landen die in dit netwerk participeren. Daarmee wordt een oplossing voor het eerder geschetste probleem feitelijk toch door de marktpartijen aangedragen en niet door de overheden. Mede door het succes van het eTEN pilot project (gesubsidieerd door de Europese Commissie), is ETN reeds geadopteerd door de werkgroepen van de Europese Commissie en de World Customs Organisation (WCO).

 

ETN

De oprichting van ETN heeft ertoe geleid dat wij het zogenaamde CustomsXchange hebben kunnen ontwikkelen. Dit is een wereldwijd toepasbaar douanesoftwaresysteem dat voorziet in douane-compliance conform de standaarden die gedefinieerd zijn door het ETN-initiatief. De oplossing is niet beperkt tot de Europese grenzen, maar heeft ook verbindingen met douaneadministraties in Azië en Noord-Amerika. CustomsExchange is een product dat door elke ETN-partner kan worden gebruikt als een platform.

  

De uitdagingen die horen bij het werken met een centrale douaneapplicatie, zoals beschreven in bovenstaande paragrafen, hebben ertoe geleid dat veel bedrijven evolueren richting een filosofie waarbij een netwerkoplossing, met behoud van lokale kennis en aanwezigheid, centraal staat: een oplossing die niet de grote problemen van een globaal douanenetwerk heeft, door een marktgerichte en pragmatische aanpak.

Reageer op dit artikel