blog

De digitale vrachtbrief: nuttig hulpmiddel of iets voor de toekomst?

Distributie

De digitale vrachtbrief: nuttig hulpmiddel of iets voor de toekomst?
De digitale vrachtbrief: nuttig hulpmiddel of iets voor de toekomst?

Door digitalisering van vervoersdocumenten is het mogelijk om een enorme efficiencyslag te realiseren. Bas van der Moolen (TNO) en Pascal Eijkelenbergh (DSV Solutions) lichten in dit artikel toe hoe de digitale vrachtbrief naast transparantie in de keten ook andere maatschappelijke en bedrijfseconomische voordelen kan opleveren.

In het wegvervoer bestaat dé vrachtbrief niet. De term ‘vrachtbrief’ wordt namelijk in verschillende betekenissen en benamingen gebruikt. Zo zijn er binnenlandse vrachtbrieven, remboursvrachtbrieven, koeriersvrachtbrieven en ‘gestandaardiseerde’ CMR/AVC vrachtbrieven in omloop. 
 
Wegvervoer traditioneel
Er zijn uitzonderingen, maar in tegenstelling tot andere sectoren is het wegvervoer nog erg traditioneel en werkt vooral met papieren vrachtbrieven. Juist op de weg zijn vanwege het aanzienlijke aantal zendingen de grootste besparingen te realiseren. In andere modaliteiten is dit al aangetoond. De cargo divisie van Air France KLM is in 2007 gestart met het 3i-project. 
    

Besparing 30 euro per zending
Dit project is een eerste stap richting papierloze vrachtzendingen waarmee men per zending een besparing van 30 euro verwacht te realiseren. Dit komt neer op een jaarlijkse besparing van honderden miljoenen euro’s. Men denkt dan ook dat binnen een aantal jaar 50 tot 60 procent van het totale luchtvrachtvervoer papiervrij is. Ook bij het spoorvervoer en de scheepvaart is een duidelijke trend zichtbaar richting een volledig digitale informatie-uitwisseling waarbij de aanwezigheid van de papieren vrachtbrief niets meer is dan een verplichte formaliteit.
   

Ervaringen gebruik digitale vrachtbrief

Ondanks het feit dat de technologie zich allang heeft bewezen en er voldoende voorbeelden van bedrijven zijn die een vorm van digitalisering succesvol hebben ingevoerd, is de digitale vrachtbrief nog lang niet ingeburgerd. Uit een recent onderzoek van TNO (2008) blijkt dat slechts 6 procent van de bedrijven die mee hebben gewerkt aan een online enquête op dit moment gebruik maken van een digitale vrachtbrief. Belangrijke redenen voor deze bedrijven om over te stappen op deze digitale techniek zijn het verbeteren van de efficiëntie en het vergroten van de transparantie in de logistieke keten.
     
Dit werd nogmaals bevestigd tijdens een discussiemiddag die TNO vorig jaar organiseerde rondom het thema digitale vrachtbrief. De deelnemers waren er van overtuigd dat de digitale vrachtbrief voordelen biedt voor de eigen organisatie. In de praktijk zijn bedrijven immers veel tijd kwijt met het opstellen, sorteren en archiveren van vrachtbrieven. Andere baten die genoemd werden zijn het verbeteren van de kwaliteit van het transport en het beter beheersen van de logistieke keten.

 

Digitale oplossingen

Legio digitale oplossingen voor de oude vrachtbrief zijn reeds beschikbaar. Zo zijn er PDA gebaseerde oplossingen,  IT oplossingen zoals de portal ‘Transwide’ en hybride vormen zoals de ‘digitale pen’ en systemen waarmee de vrachtbrief door de chauffeur gescand kan worden. De keuze is voor een belangrijk deel afhankelijk van de gewenste mate van digitalisering en de mate waarin een systeem ingrijpt op de keten. Zo werkt de digitale pen bijvoorbeeld alleen op speciaal papier en is een systeem waarmee vrachtbrieven door de chauffeur gescand kunnen worden universeel toepasbaar. Wat deze systemen gemeen hebben is dat de benodigde gegevens snel digitaal beschikbaar zijn binnen de keten. Zo kan de customer service afdeling snel ingrijpen bij klachten en de financiële afdeling direct een factuur uitdraaien en in theorie nog versturen voordat de chauffeur aan zijn nieuwe rit begonnen is (zie figuur).

 

 

Gegevensuitwisseling tussen verlader, vervoerder, ontvanger, vervoerder en verlader.

René Bruijne van bVa/Beurtvaartadres heeft uitgerekend wat de besparing kunnen zijn door de digitale pen te gebruiken in plaats van de traditionele vrachtbrief (TNO, 2008). De onderstaande berekening laat zien dat de besparing op basis van 27.000 vrachtbrieven per jaar kan oplopen tot 93.000 euro. Deze besparing is dan voornamelijk toe te schrijven aan de administratieve verwerkingskosten per vrachtbrief. Rente derving en commerciële schade door fouten (rond 1 procent, met een traditionele vrachtbrief) is evenals de benodigde investering (200 euro per pen)  in deze berekening niet meegenomen.

 

Kosten traditioneel* 
Aankoop vrachtbrief ca € 0,10
Invullen en opmaken vrachtbrief  ca € 2,65
Administratieve verwerkingskosten ca € 3,75
Totale kosten per vrachtbrief    ca € 6,50
Kosten vrachtbrief digitaal*   
Aankoop vrachtbrief  ca € 0,095
Invullen en opmaken vrachtbrief  ca € 2,65 
Administratieve verwerkingskosten  ca € 0,29 
Totale kosten per vrachtbrief  ca € 3,04 
Kosten huidige situatie*  € 175.000
Kosten gedigitaliseerd*  € 82.000
Besparingen per jaar  € 93.000 (indien 100% gedigitaliseerd) 
€ 28.000 indien 30% gedigitaliseerd) 
* in dit voorbeeld is uitgegaan van 27.000 vrachtbrieven per jaar.

 

Wat houdt bedrijven tegen?

Hoewel de technologie in vele vormen voor handen is, blijkt dat de digitale vrachtbrief in de logistieke en transportwereld nog maar incidenteel wordt toegepast. Belangrijke redenen hiervoor zijn de vele schakels en spelers in de logistieke keten. In tegenstelling tot de andere modaliteiten domineert in het wegtransport juist de grote groep kleine transporteurs de markt.
     
Deze groep is bepalend voor ontwikkeling en adoptie van innovaties die door de sector gedragen moeten worden. De hectiek van de dagelijkse gang van zaken in combinatie met onzekerheid over het rendement van dergelijke innovaties maakt dat vergelijkbare investeringen onderaan het prioriteitenlijstje staan en daar wellicht ook voorlopig zullen blijven staan. Mede hierdoor komt de digitalisering van vrachtbrieven in het wegvervoer in vergelijking met andere sectoren relatief langzaam opgang en is het moeilijk om eenduidig en voldoende draagvalk te creëren voor een bepaalde technologie.

  

Overstappen naar de digitale vrachtbrief

Bedrijven die op dit moment gebruik maken van de digitale vrachtbrief hebben vaak een deel van de keten in eigen hand of werken uitsluitend voor een vaste opdrachtgever dan wel een beperkte groep opdrachtgevers. Als dit voor u van toepassing is, kunt u in drie stappen bepalen of het voor uw bedrijf aantrekkelijk is om de vrachtbrief digitaal te verzenden.

 

Stap 1: Breng de administratieve verwerkingskosten per vrachtbrief in kaart

Allereerst worden de kosten voor het invullen en opmaken van de vrachtbrief inclusief de administratieve verwerkingskosten berekend voor zowel de papieren als de digitale vrachtbrief. Een dergelijke analyse geeft niet alleen een beeld van de additionele kosten die u per rit maakt maar ook van de efficiëntie van de organisatie zelf.

  

Stap 2: Identificeer mogelijkheden om de doorlooptijd te verkorten en fouten te reduceren

De tweede stap is het identificeren van verbeteringsmaatregelen in termen van het verkorten van de doorlooptijd en het reduceren van fouten. Hierbij is het belangrijk dat u de mogelijkheden van de papieren vrachtbrief afzet tegen die van de digitale vrachtbrief. Indien de digitale vrachtbrief u meer mogelijkheden voor de toekomst biedt gaat u verder met stap 3.

 

Stap 3: Kosten baten analyse

De laatste stap is de business case behorend bij de digitale vrachtbrief. Met een kosten baten analyse en de ROI op de benodigde investering inclusief rente en afschrijving bepaalt u of de digitale vrachtbrief voor uw organisatie financiële voordelen heeft. Reken in deze laatste stap ook een aantal scenario’s door (gevoeligheidsanalyse) met verschillende hoeveelheden digitale vrachtbrieven.

  

Tot slot: Nederland distributieland

Transport en handel zijn altijd al belangrijk geweest voor de Nederlandse economie. Nog niet eens zo heel lang geleden domineerde de Nederlanders zelfs de wereldhandel. De wereld is ingrijpend veranderd door opkomende economieën, efficiëntie in transport modaliteiten en moderne communicatiemiddelen. Ondanks dat de wereld wat dat betreft een stuk kleiner is geworden en logistieke stromen een vluchtig karakter hebben gekregen is Nederland nog steeds een van de meest aantrekkelijke vestigingslanden voor logistieke activiteiten. Echter, door toenemende concurrentie staat deze positie onder druk.
 
Door het aanbieden van value added diensten en het naar ons toe trekken van ketenregie activiteiten kan de sector haar concurrentiepositie op het gebied van betrouwbaarheid en efficiëntie op een duurzame manier verbeteren. Het gebruik van de digitale vrachtbrief zal hier zeker in bijdragen omdat het enerzijds een concrete besparing is voor de bedrijven die ermee werken en anderzijds een positieve bijdrage levert aan de transparantie en flexibiliteit van de gehele sector.

 

* Dit artikel is gebaseerd op o.a. het TNO rapport Verkenning Gebruik Digitale Vrachtbrief (2008) in opdracht van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Het volledige rapport is te downloaden via de volgende link: TNO – Verkenning Gebruik Digitale Vrachtbrief.

Reageer op dit artikel