blog

Charters goed administreren!

Distributie

Veel logistiek dienstverleners hebben vandaag de dag charters in dienst. Dat is logisch en vaak min of meer verplicht: een charter is per kilometer goedkoper dan de eigen trucks en vaak goed gemotiveerd. En als het werk terugloopt kunt u vaak gemakkelijk charters afstoten terwijl materiaal verkopen moeilijker gaat en meestal een verlies oplevert.

Maar charters kennen ook nadelen: u heeft een tarief afgesproken per dag, kilometer en/of uur. Maar het bijhouden van vele tientallen charters vergt weer een intensieve administratie en controle. Toch schieten de nieuwe Transport Management Systemen (TMS) u daarbij te hulp: zij berekenen al automatisch de afstanden in de rit. En met het opnemen van tariefregels voor de inkoop kunt u, als het tarief het toelaat, volautomatisch uw verplichtingen vastleggen. Dit werkt natuurlijk niet wanneer u een tarief heeft dat gebaseerd is op bijvoorbeeld gewerkte tijd: dit zult u achteraf moeten ingeven.

 

Nog mooier is het wanneer u aan het einde van de week alle verplichtingen automatisch in een staatje voor de charter kunt printen, faxen of mailen. Eigenlijk hoeft de charter dan alleen een factuur te maken met uw specificatie als bijlage.

 

Maar het bijhouden heeft een nog groter voordeel: u bent in staat alle verplichtingen naar uw financiële module te exporteren waardoor u direct een realistisch rendement kunt berekenen. Nog veel te veel ondernemers wachten met het opnemen van de verplichting totdat de factuur binnen is. Als u alles vooraf heeft vastgelegd dan is de controle een fluitje van een cent terwijl anders een moeizame controle begint.  Wellicht is dit een belangrijk punt als u een nieuw TMS wilt aanschaffen.

Reageer op dit artikel