artikel

Vijf tips voor succesvolle uitrol ICT-systeem

Distributie Premium 699

Vijf tips voor succesvolle uitrol ICT-systeem

Het ICT-systeem waar dagelijks mee wordt gewerkt, is sterk verouderd. De processen in de organisatie gaan flink op de schop en de mogelijkheden van technologische innovatie zijn zo ongeveer oneindig. Maar waar begin je als je een nieuw systeem wilt implementeren? En bovenal, waar let je op?

Waarom is het ene ICT-project succesvol en is het andere een gebed zonder eind? Goed projectmanagement is één. Maar er zijn meer zaken die moeten kloppen, en dat zit toch ook vaak in de details. Dit zijn vijf belangrijke aandachtspunten.

 

  1. Stel haalbare doelen

Van on-premise naar cloud software. Een verouderd systeem vervangen door een nieuw innovatief systeem. Systemen integreren. Voordat wordt begonnen met de oriëntatie naar nieuwe software of koppelingen moeten eerst de complete hulpvraag en het doel worden vastgesteld. Waarom is een verandering nodig en wat wil je hiermee bereiken?

Stel vervolgens naast het doel ook het projectsucces vast. Wanneer ben je tevreden? Uitstel is een populair besluit als het even niet wil en er onvoldoende tijd, commitment of geld is. Bedenk vooraf wat de impact is, namelijk langer met het oude systeem verder moeten. Is dat wel wenselijk? Er vooraf erover nadenken helpt en motiveert om het project juist wel te laten slagen. Doe dit niet alleen, maar stel dit vast met een afvaardiging van alle betrokkenen. In deze fase maak je ook de projectdoelen SMART: Specifiek, Meetbaar, Attractief, Realistisch en Tijdgebonden. Let op, tijd (binnen de planning project afronden) en geld (binnen budget blijven) zijn geen doelen, maar randvoorwaarden.

Gaat het om een groot project? Zorg voor termijnen, tussentijdse doelen en deliverables. “Je moet eerst kunnen lopen, voordat je kunt rennen”, zegt Dyon van Gaans, directeur van PTV Group Benelux, die 27 jaar ervaring heeft met vraagstukken rondom rit- en routeplanning. “Zijn er meerdere oplossingen nodig, bijvoorbeeld voor routeplanning én een transportmanagementsysteem én boordcomputers? Maak er dan verschillende projecten van. Doe het stap voor stap.”

 

Lees ook: Stapsgewijs naar een nieuw ERP – zo hou je overzicht

 

  1. Betrek de juiste mensen

Een groot deel van de ICT-projecten loopt niet conform de wens van de opdrachtgever, omdat incapabele mensen of niet de juiste mensen bij het project zijn betrokken. Ook is een ICT-project niet of nauwelijks intern ‘verkocht’ en mist het draagkracht. “Er is vaak onvoldoende alignment tussen de business en de IT”, aldus Donald Houben, partner bij Arcta Group, een bedrijf dat zich heeft gespecialiseerd in het bruggen slaan tussen business en IT. Houben ziet het nog te vaak: “Eindgebruikers met hun wensen worden onvoldoende of te laat betrokken bij het project. En niet onbelangrijk: betrek de directie. Een project zonder commitment op het hoogste niveau is risicovol. Niet alleen de projectmanager, ook de directie mag wakker liggen van het project. Zorg dat het project en bijbehorende doelen op de strategische agenda komen te staan en bouw regelmatige checkmomenten en stuurgroepvergaderingen in. Stuurgroepen komen eerder te weinig dan te vaak bij elkaar. C-level moet zitting hebben in de stuurgroep en deze bij voorkeur leiden”, vindt Houben. “De directie houdt zo voldoende zicht op het project, is nauw betrokken en kan tijdig bijsturen.”

OOK DIRECTIE MAG WAKKER

LIGGEN VAN ICT-PROJECT

 

  1. Neem voldoende tijd

Een beslissing over de aanschaf van een nieuw rit- of routeplanningsysteem, daarbij ga je niet over één nacht ijs. Het gaat vaak om grote investeringen en complexe materie. Doorgrond de inhoud en de processen goed. Dat kost nu eenmaal veel tijd. Neem die tijd ook, de gevolgen van verkeerde keuzes zijn immers groot. Van Gaans: “Reserveer echt voldoende tijd, je doet het niet even erbij. Zorg voor voldoende resources, zorg dat eindgebruikers tijd vrij maken, en maak een realistisch tijdpad.”

Voorwaarde voor een geslaagd project is volgens Houben een projectmanager met, naast voldoende tijd, ook voldoende ervaring. “Is deze persoon niet binnen de organisatie te vinden? Zoek dan een goede externe projectmanager. Er wordt namelijk nogal wat van deze persoon gevraagd.” De projectmanager heeft te maken met veel stakeholders, binnen en buiten de organisatie, complexe processen, bestaande systemen, oude en nieuwe technologie, wet- & regelgeving, politiek en (vervuilde) data. De projectmanager moet de fit zien te realiseren tussen business en IT, zorgen voor een permanente klantdialoog, de eindgebruikers betrekken en de link leggen met de strategie en alle andere betrokkenen.

Ketentransparantie

De ICT-investeringen van verladers om hun supply chain verder te digitaliseren nemen toe. Uit onderzoek van JDA Software Group uit 2016 blijkt dat een derde van de ondervraagde verladers en retailers wil investeren. Een kwart meldt zelfs flink te gaan investeren. Het meeste geld wordt gestoken in ketentransparantie en analysemogelijkheden. Daar ligt de topprioriteit.Bedrijven investeren in ICT ten behoeve van ketentransparantie

 

De top 5 wensen:
1. Supply chain visibility 58,6 procent
2. Geavanceerde analysemogelijkheden 51,9 procent
3. Systeemintegratie met handelspartners 43,9 procent
4. Systeemintegratie intern 34,8 procent
5. Internet of Things 29,9 procent

 

  1. Test met eigen data

En dan start de zoektocht naar een geschikte leverancier. Van Gaans steekt zijn kop niet in het zand als het om concurrentie gaat. “Het gaat erom dat de klant tevreden is en ook blijft. Ik adviseer daarom altijd om verschillende partijen uit te nodigen. Stel vragen en wees kritisch. Ga voordat de handtekening wordt gezet zeker kijken bij vergelijkbare referenties”, tipt Van Gaans. “Test daarnaast de software zelf uitvoerig met de eigen data, restricties en parameters. Is het stabiel genoeg? Is de snelheid en performance naar wens? Is de data goed?”

  1. Stel een helder contract op

Denk goed na over welk contract wordt aangegaan met de leverancier. De software zelf aanschaffen en lokaal installeren (on premise) is een optie, of een abonnement nemen (SaaS) en in de cloud parkeren kan ook. Helemaal uitbesteden is ook een optie. Management Transportation Service heet deze dienst bij 4PL’er IDS. “Waarom software aanschaffen? Uitbesteden kan ook”, zegt Arno Spoek, business development manager bij IDS, een bedrijf dat transportdiensten op zich neemt inclusief het management ervan, plus de totale afhandeling. Het voordeel daarvan is dat je alle benodigde software, die anders aangeschaft dient te worden, met een onderhoudscontract, niet zelf hebt. Daarbij kan geput worden uit een eindeloze lijst met mogelijke (specialistische) vervoerders. De opdrachtgever krijgt enkel een dashboard te zien waarop alles gevolgd kan worden (control tower). “Deze oplossing kan een uitkomst zijn voor bedrijven met complexe stromen vanuit meerdere locaties die zoeken naar flexibiliteit en schaalbaarheid.”

Lees ook: IT komt van Mars – Business van Venus

 

Reageer op dit artikel