artikel

Ritplanning Trombosedienst LabWest biedt zicht op capaciteit

Distributie Premium 675

Ritplanning Trombosedienst LabWest biedt zicht op capaciteit

‘Vandaag prikken, analyseren en doseren’ is het motto van de Trombosedienst LabWest, die actief is in de regio Den Haag. Om dit waar te maken moeten de honderden thuis- en polibezoeken die de buitendienstmedewerkers dagelijks afleggen, efficiënt worden ingepland. Dat lukt dankzij de inzet van ritplanningssysteem PTV Smartour.

Tekst is aangeleverd door PTV Group

“Dagelijks tussen de 1.100 en 1.200 prikmomenten verwerken tot zo’n 30 logische routes is niet mogelijk zonder de ondersteuning van het ritplanningssysteem”, zeggen Steef Besteman en Petra Mol, die samen met Joke van Lith verantwoordelijk zijn voor het inplannen van de buitendienstmedewerkers bij de Trombosedienst van LabWest. De inzet van het ritplanningssysteem bespaart hen en ook de buitendienstmedewerkers veel tijd. “Smartour ondersteunt ons bij het samenstellen van de routes en geeft overzicht over de totale planning, zodat we iedereen een praktische route kunnen meegeven”, vertellen Besteman en Mol. “Ook zijn alle medewerkers dankzij het ritplanningssysteem ’s middags weer op tijd terug op kantoor.”

Zicht op capaciteit

De Trombosedienst van LabWest zorgt ervoor dat de bloedstollingswaarden van zo’n 15.000 trombosepatiënten in Den Haag en omliggende gemeenten worden bewaakt. “Het bloed mag niet te snel stollen in verband met het risico op een stolsel en ook weer niet te langzaam vanwege het risico op een bloeding”, legt Mol uit. “Daarom wordt er regelmatig bloed geprikt om de stollingswaarde te controleren. Op basis daarvan wordt de medicatie aangepast.”

Bloed prikken – op een poli of bij mensen thuis- de analyse daarvan en het bijstellen van de medicatie gebeurt op één dag. De afspraken daarvoor legt LabWest vast in het Trodis patiënten informatie systeem voor trombosediensten. Daarnaast worden patiënten aan huis geprikt die een aanvraag hebben ontvangen via een huisarts of specialist. Mol: “Deze ziekenhuisaanvragen worden verwerkt in een apart administratiesysteem.”

Vanuit Trodis en het ziekenhuis administatie systeem worden de afspraken voor de komende drie werkdagen ingelezen in het ritplanningssysteem. De meeste tijd zijn de planners bezig met de planning voor de volgende werkdag. “Maar er kunnen ook nog nieuwe prikopdrachten voor vandaag binnenkomen”, zegt Mol. “In Smartour worden alle priklocaties en routes overzichtelijk weergegeven op een kaart. Daardoor is makkelijk te bepalen wie zo’n extra opdracht het beste kan uitvoeren.”

De prikopdrachten van de twee dagen na de komende werkdag worden alvast verwerkt tot een globale planning. Die geeft zicht op de benodigde capaciteit. “Zo kunnen we op tijd extra mensen inschakelen als dat nodig is”, aldus Mol.

Plannen in drie stappen

Het planproces bestaat bij LabWest uit drie stappen: controle van de adressen, een voorplanning maken en de routes plannen. Als de prikopdrachten binnenkomen in het ritplanningssysteem checkt de plansoftware de adresgegevens. “Het komt vaak voor dat postcode en huisnummer niet matchen of een straatnaam verkeerd is gespeld. Dat haalt Smartour eruit”, licht Mol toe. “Wij selecteren dan het juiste adres zodat de medewerkers niet naar de verkeerde plaats gestuurd worden.”

De volgende stap is het maken van de voorplanning. “Het systeem combineert alle prikopdrachten voor één adres, zoals een poli of verpleeghuis, tot één verzamelopdracht”, vertelt Molt. “Ook wordt een poli automatisch gesplitst als er meer dan een bepaald aantal patiënten zijn. In dat geval moeten er niet één maar twee medewerkers op de poli aanwezig zijn. Het verdeelt de prikopdrachten dan over twee medewerkers.” Zij geeft aan dat deze functie de planners veel werk uit handen neemt aangezien er wekelijks zo’n 100 poli’s worden gedraaid.

Specifieke eisen

Na controle van de voorplanning laten de planners het ritplanningssysteem de routes berekenen voor de medewerkers in de buitendienst. Daarbij houdt de plansoftware rekening met specifieke eisen die LabWest aan de planning stelt. Zo moeten ziekenhuisprikken voor een bepaalde tijd uitgevoerd worden in verband met de medicatie. Ook heeft de Trombosedienst elke postcode per dag gekoppeld aan een wijk en medewerker. “We groeperen de postcodes per werkdag in wijken”, licht Besteman toe. “Daaruit ontstaan voorkeursdagen voor het prikken in een bepaalde wijk. En omdat de meeste medewerkers niet elke dag werken, worden de postcodes per werkdag toegewezen aan iemand die op die dag aanwezig is.”

Deze informatie leggen de planners vast in een Excelbestand dat in PTV Smartour wordt ingelezen. Daarnaast zijn randvoorwaarden vastgelegd als de toegestane werktijd van de medewerkers en de duur van een thuisbezoek. Hier houdt het ritplanningssysteem rekening mee bij het samenstellen van de meest efficiënte route per medewerker.

Koppeling met iPads

Patiëntspecifieke zaken die niet in de routeberekening meegenomen worden, zet het systeem in een apart opmerkingenveld bij elke prikopdracht. “Wij lezen alle opmerkingen en passen waar nodig de randvoorwaarden van de orders aan, zodat het systeem ze op de juiste manier inplant”, vertelt Besteman. Daarnaast wijzen de planners de orders die de plansoftware niet binnen de opgegeven restricties kan inplannen, zelf aan een route toe.

Is de planning definitief, dan worden de routes geprint en klaargelegd om mee te nemen. “Binnenkort wordt het ritplanningssysteem gekoppeld aan de iPads van de buitendienstmedewerkers”, zegt Besteman. “Dan kunnen we de geplande routes digitaal naar hen doorsturen.”

Hoge kwaliteit planning

Omdat het ritplanningssysteem de routes berekent, kunnen de planners zich concentreren op het verbeteren daarvan. “Dat levert een goede kwaliteit planning op, zonder dat wij overuren moeten maken”, is de ervaring van Besteman en Mol. Binnenkort starten zij met de multi-userfunctie van het ritplanningssysteem. “Hierdoor kunnen we nog beter inspelen op de personeelsplanning, waardoor de kwaliteit van de routes verder omhoog gaat.”

Reageer op dit artikel