artikel

TransFollow-platform zal vrachtbriefkosten sterk verlagen

Distributie Premium

TransFollow-platform zal vrachtbriefkosten sterk verlagen

TransFollow zal de administratieve rompslomp van vervoerders en verladers flink terugdringen én bovendien het overzichtin de logistieke keten vergroten. Dat is de stellige overtuiging van zowel René Bruijne als Stephan Okhuijsen van Beurtvaartadres. De dienstverlener werkt samen met TLN en EVO hard aan de realisatie van het TransFollow-platform.

De initiatiefnemers van het TransFollow-platform hebben als ultieme doel om de transportsector een makkelijk te gebruiken tool te leveren, die de ketenbedrijven bovendien duidelijk geld bespaart. Denk aan lagere administratieve kosten en een bredere beschikbaarheid van ETA-data. De papieren vrachtbrief heeft jarenlang een uitkomst geboden, iedereen weet en wist hoe hij of zij dit document diende te gebruiken, ongeacht de taal. “De vrachtbrief, zowel nationaal als internationaal, diende een belang en dat was om een deel van de administratieve processen van logistieke handelingen te standaardiseren. Het werd een succes. En toch is het tijd voor een digitale variant ervan”, aldus Bruijne, directeur van Beurtvaartadres. Om de voordelen van de papieren vrachtbrief te benadrukken vergelijkt hij het document graag met een papieren factuur. “Daarvoor bestaat geen standaard, elke factuur is anders en elke keer is het daarom voor afhandelaars weer zoeken naar waar de benodigde data staat op het document. Dat is bij de vrachtbrief beduidend beter geregeld. Hetzelfde geldt voor de algemene voorwaarden (AVC) of condities (CMR) die van toepassing zijn op die documenten. Ze bieden duidelijkheid voor zowel afzenders, logistieke dienstverleners als geadresseerde. De verzekeringen die daarop zijn afgestemd, hebben naar mijn overtuiging al heel wat rechtszaken voorkomen.”

Van gemiddeld zes naar minder dan twee euro

Ondanks het succes van de bestaande vrachtdocumenten is het dus de hoogste tijd voor een digitale versie. Het digitaal uitwisselen van documenten is eenvoudiger geworden, mede dankzij de opkomst van mobiele applicaties en systemen die in toenemende mate met elkaar kunnen communiceren. De huidige economische stand van zaken in de transportsector zou het initiatief eveneens kunnen versnellen. Het opmaken, het gebruiken, ondertekenen en het opbergen van een vrachtbrief kost gemiddeld tussen vijf en acht euro. “TransFollow kan deze kosten enorm verlagen, aldus Bruijne. Projectmanager van TransFollow, Stephan Okhuijsen, ziet bovendien meer voordelen voor toekomstige toepassingen: “Wat niet in de initiële scope van dit project zit, maar waar ik bijvoorbeeld wel veel van verwacht, is een aanvullende dienstverlening naar consumenten toe. Wanneer data digitaal beschikbaar is en wij die data uit verschillende stromen kunnen bundelen, dan kan de consument straks toe met één app waarop hij de voortgang van zijn artikel ziet ongeacht de gekozen vervoerder en voor de vervoerder is dat winst want daardoor zal het aantal non-delivery’s gaan dalen.”

Er is ook een strategische reden dat Beurtvaartadres bezig is met de ontwikkeling van TransFollow: de logistieke sector is gebaat bij een brede standaard voor formulieren en gegevensuitwisseling. Beurtvaartadres is, met aandeelhouders TLN en EVO, in staat om vanuit een onafhankelijke positie dit platform te bedenken en te lanceren. Ook is het al gestart met het benaderen van projectpartners. Het streven is om bij de officiële livegang van TransFollow direct met een behoorlijk volume te starten. De deelname van grote logistiek dienstverleners en verladers aan het project is cruciaal voor het slagen van het platform. “Gelukkig hebben we al partijen bereid gevonden om in te stappen waaronder LDV’s uit de Top20 van Nederland. We voeren nu goede gesprekken met meer partners. Dat is zeer positief. Maar geïnteresseerden kunnen zich nog melden”, aldus Bruijne.

Koppelingen met WMS, TMS en ERP

De ontwikkeling van het platform krijgt zijn officiële kick-off eind oktober, tijdens de beurs ICT & Logistiek. Tot die tijd vindt er onder andere overleg plaats met FMS-leveranciers. Het doel van die gesprekken is, om deze te stimuleren applicaties te ontwikkelen die aansluiten op TransFollow. Hoe meer leveranciers zelf koppelingen leggen, des te sneller halen logistiek dienstverleners voordeel uit het platform. Het is volgens Okhuijsen niet de bedoeling om vanuit Beurtvaartadres alle conversie-interfaces of apps te ontwikkelen en te onderhouden. Om het project goed van de grond te krijgen zijn de koppelingen tussen bestaande transport management- (TMS) en warehouse management systemen (WMS) net zo belangrijk als voldoende deelnemers. In de ‘bouwtekeningen’ van TransFollow is bovendien een aantal applicaties bedacht voor bedrijven die niet over dit soort systemen beschikken. Het merendeel van de logistieke softwareleveranciers juicht het initiatief toe omdat het meerwaarde voor hun bestaande klanten biedt en er nieuwe klanten interesseert die dit proces nog niet of deels geautomatiseerd hebben.
“TransFollow zal, ondanks dat het een digitale variant is van iets heel bekends, zeker een verandering teweeg brengen onder transporteurs en logistiek dienstverleners”, stelt Okhuijsen. Hij merkt dat er onder deze ondernemers vragen zijn over het initiatief. “Zoals bij alle veranderingen en vernieuwingen, levert ook dit platform het beste resultaat wanneer bedrijven zich er goed op voorbereiden. Dat betekent niet dat ze hun werkwijze volledig moeten aanpassen, maar ik raad ze wel aan om goed na te denken over hoe ze hier het meeste voordeel uit kunnen halen.” Dat geldt ook voor verladers, die wat hem betreft prioriteit zouden moeten geven aan het leggen van koppelingen tussen het ERP-systeem van bijvoorbeeld SAP met het TransFollow-platform. Goed werkende koppelingen zijn bijvoorbeeld in staat tot het verbeteren van het time-slot management van verladers, iets waar ook vervoerders de vruchten van plukken als gevolg van vermoedelijk kortere wacht- en droptijden.

Europese uitrol

De steun van TLN en EVO en de eerste positieve reacties van logistiek dienstverleners én verladers stemt de Beurtvaartadres-mannen tevreden. De steun van brancheorganisaties moet het platform, wanneer het in Nederland goed werkt, ook succes gaan bezorgen in Europa of zelfs wereldwijde. “Wanneer we de juiste partijen aan ons weten te binden, die op hun beurt het eigen netwerk enthousiasmeren, dan zijn er mooie dingen mogelijk. Het is een kans om aan de buitenwereld te laten zien waartoe logistiek Nederland in staat is.”

 

Het Transfollow-project

Wat: platform voor uitwisseling digitale vrachtbrief en ETA
Waarom: verlagen administratieve druk en verbeteren keteninzicht
Voor wie: transporteurs, logistiek dienstverleners, verladers en geadresseerden
Wanneer gereed: medio 2014 (pilot voorjaar 2014)Doel: eenvoudigere, goedkopere, en een correcte vrachtbrief / POD en vrachtdata-uitwisseling

 

Van late Gouden Eeuw tot vrachtbrief 2.0


De roots van TransFollow, het nieuwe platform voor digitale uitwisseling van vrachtbrieven en ETA’s, gaan terug tot in de late Gouden Eeuw. Er meerden destijds zoveel schepen aan de Amsterdamse havenkades aan, dat de schepenen van de stad verordonneerden dat de zendingen die per Beurtschip arriveerden wel voorzien moesten zijn van een Adressbrief (in de volksmond een Beurtvaartadres genoemd). De beurtschippers verenigingen zagen in dat standaardisering van die Adressbrief tot efficiencyvoordelen voor alle schippers zou kunnen leiden en hebben er een standaard voor ontwikkelt. Na de Tweede Wereldoorlog nam het belang van het wegvervoer snel toe, schippers maakten de overstap van het schip naar de vrachtwagen en een systeemformulier zag het levenslicht. Niet veel later werd dit formulier (CMR) internationaal uitgerold. Deze vrachtbrief is is dus mede een Nederlandse vinding. Het TransFollow-platform is hiervan de versie 2.0. TLN en EVO, aandeelhouders van dit initiatief, hebben brede steun toegezegd aan het digitaliseren en het laagdrempelig maken van de elektronische uitwisseling van vrachtbriefgegevens via dit platform. Maar het zijn de geadresseerden, logistieke dienstverleners en verladers die er de vruchten van gaan plukken.

Reageer op dit artikel