artikel

Nippon Express, KSD én douane slaan handen ineen

Distributie Premium

Nippon Express, KSD én douane slaan handen ineen

De laatste jaren heeft bij Nippon Express Nederland een sterke nadruk gelegen op het verbeteren van de softwaretools binnen het bedrijf. Wensen waren er volop, twee ervan sprongen eruit. Een nieuw WMS én moderne douanesoftware. Een WMS bleek niet haalbaar. Inmiddels is een reeks KSD-douaneoplossingen wel uitgerold, de totale implementatie is bijna voltooid.

De laatste jaren heeft bij Nippon Express Nederland een sterke nadruk gelegen op het verbeteren van de softwaretools binnen het bedrijf. Wensen waren er volop, twee ervan sprongen eruit. Een nieuw WMS én moderne douanesoftware. Een WMS bleek niet haalbaar. Inmiddels is een reeks KSD-douaneoplossingen wel uitgerold, de totale implementatie is bijna voltooid.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Nippon Express   Leverancier/dienstverlener: KSD Software
Plaats: Schiphol  
Branche: fast moving consumer goods   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Logistiek   Datum ingebruikname:
Productnaam: GPA, Sagitta en NCTS  

Sterke groei in de jaren 2005-2007 leidde tot het opstarten van een selectietraject voor nieuwe softwaretools. Nippon Express maakt in de warehouseroperaties, van de drie vestigingen die de logistiek dienstverlener heeft in Nederland, gebruik van een WMS dat is gebaseerd op het bekende AS/400 platform van IBM.

    

Dit WMS draait niet alleen in Nederland, maar is wereldwijd bij de logistiek dienstverlener in gebruik. "En dus niet zomaar te vervangen", vertelt Ben Christen (foto), bij de uitrol van de KSD-douaneoplossingen GPA, Sagitta en NCTS, Projectmanager Customs vanuit de 3PL dienstverlener. Christen werkte binnen een projectteam vanuit Nippon aan de totstandkoming van de vandaag de dag in gebruik zijnde oplossing.

  

Nippon maakte al in 1998 een eerste aanzet met het gebruik van douanesoftware. Op dringend verzoek van een klant werd destijds een DCS-oplossing opgetuigd. Christen: "De ontwikkeling van die software doet sterk denken aan de opbouw van een kerstboom, de softwaretool werd keer op keer uitgebreid. Totdat we werkten met een kluwen maatwerk, die niet echt functioneel meer is. Bij de keuze voor de vorige oplossing is bovendien over het hoofd gezien dat je als 3PL wel mooie douanesoftware kunt aanschaffen, maar als het onmogelijk is om tussen die software en het bovenliggende WMS-systeem goede interfaces te leggen, ben je nog nergens."

 

GPA-maatwerk

Kunnen beschikken over een maandelijkse aangifte, de GPA-functionaliteit, daar was het Nippon voornamelijk om te doen in de zoektocht naar nieuwe douanefunctionaliteit. Nippon heeft ruim de tijd genomen voor een goede softwareselectie. Op de longlist stonden acht bedrijven, op de shortlist nog maar drie. Op het moment van de softwareselectie was alleen KSD in staat om een GPA-toepassing te leveren. Twee jaar na de start van de zoektocht naar nieuwe douanesoftware kon met de start van de implementatie worden begonnen.

 

Maandelijkse aangifte een must

Nippon Express koppelde aan de keuze voor KSD en de GPA-toepassing wel een paar belangrijke punten. De automatische maandelijkse aangifte was een must voor Nippon. Christen: "Door de matige koppeling van ons WMS en de oude douaneoplossing slopen er regelmatig fouten in de maandaangifte. Om de douane zover te krijgen dat we via de GPA toch automatisch maandelijkse aangifte konden doorgeven hebben we ze betrokken in ons verbeteringproces. De oplossing die er nu bij twee van onze vestigingen ligt is dus een product van een goede samenwerking tussen het team van Nippon, KSD én de douane."

  

De logistiek dienstverlener koos voor een uitrol van de software in fasen. De locatie in Rotterdam beet het spits af. "We wilden starten met een vestiging die alle douanefunctionaliteiten gebruikt. Dat is hier op Schiphol Rijk ook het geval, maar hier handelen we vrijwel al het werk af voor onze grootste klant en daarmee wilden we geen risico nemen", aldus Christen. Inmiddels is de software in twee van de drie vestigingen nagenoeg volledig geïmplementeerd. Halverwege dit jaar moet ook de derde vestiging live zijn. 

 

Implementatie-ervaring

Christen is te spreken over de consultants die vanuit KSD de douaneoplossing implementeerden. "Met name Richard Groenendijk bracht veel ervaring mee, doordat hij alle kanten van het speelveld kent. Hij heeft er voor gezorgd dat er na de start van de implementatie snel de nodige stappen vooruit zijn gezet." Een ervaren man was ook hard nodig volgens Christen. Het overzetten van de data uit het WMS naar de douaneoplossing van KSD verliep niet direct goed. "De voorraadpositie werd niet goed overgezet. Waarschijnlijk stond deze al niet goed in het WMS. Wat we vanuit het team van Nippon eigenlijk hadden moeten doen, was eerst voor elke klant in het WMS een telling doen en dan per klant de voorraad naar KSD’s software overzetten. Het zal een gebrek aan ervaring zijn geweest. Uiteindelijk hebben we goed overlegd met de leverancier en de douane welke stappen we daarna zouden zetten."

 

‘Kans op fouten daalt drastisch’

Bij een software-implementatie is het ook een vast gegeven dat personeel moet wennen aan de nieuwe tools. Dat was ook bij Nippon het geval. Gebruikers die gewend waren aan bepaalde manieren van werken binnen NCTS en Sagitta moesten deze ineens veranderen. Christen: "Dan hoor je opmerkingen als ‘Ik heb dat en dat gedaan en nu is de data weg’. Het is onwennigheid, het is te verwachten dat dit irritatie opwekt. Maar als je ze dan voorspiegelt welke extra handelingen ze eerder moesten uitvoeren, erkennen ze al snel dat de nieuwe manier van werken beter is. Efficiënter is het zeker, data dubbel invoeren is verleden tijd. Maar ook de kans op fouten daalt hierdoor drastisch."

 

Met de uitrol van de software beschikt Nippon over een heel wat modernere tool dan het twee jaar geleden in huis had. Alerts zullen helpen bij de validatie van gegevens als alle vestigingen live zijn, vooral bij het doorzetten van data vanuit het WMS naar de KSD-oplossing. In de nabije toekomst moet ook de handshake-tool live gaan. Dat is een tool waarmee er op verzoek van de douane een aantal data-blokkades in zowel het WMS als het KSD-systeem worden aangebracht.

  

Duidelijke voordelen

Helemaal zonder problemen verliep de implementatie niet. Toch overheerst er tevredenheid bij Nippon. Christen: "Declaranten kunnen declaraties al klaarzetten, het is mogelijk rechtstreeks via OTP met Sagitta en NCTS te communiceren, eerder verliep die communicatie via een FTP-server." Naast deze voordelen worden binnen de logistiek dienstverlener ook de rapportagemogelijkheden gewaardeerd. "Op basis van AS/400 was het niet mogelijk om managementrapportages en rapportages voor klanten te maken. En wat ook erg prettig is, is dat KSD een geïntegreerd gebruikerstarief beschikbaar heeft, de dikke boeken met tarieven zijn daarmee echt overbodig."

  

Relatie gebruiker leverancier

De implementatie bij de drie vestigingen is nog niet afgerond. Toch durft de projectmanager van het Nippon-team al wel een paar adviezen te geven aan bedrijven die overwegen om douanesoftware te implementeren. "Onze ervaring met de consultant vanuit KSD die de software succesvol implementeerde is goed. Bovendien reageerde KSD positief op vragen en schroomde niet om mensen in te vliegen als het project het vereiste. Maar een implementatieproces blijft een samenwerkingsproces tussen meerdere partijen. Zorg dus dat er een klik is tussen die partijen, alleen dan zal de implementatie succesvol verlopen." Volgens Christen hebben zowel Nippon als KSD van elkaar geleerd. KSD heeft meer ervaring met de GPA-module, Nippon kwam erachter dat training van het personeel in het werken met de douaneoplossing nog een gradatie belangrijker was dan vooraf gedacht. "Terwijl we hier echt behoorlijk wat tijd voor hebben ingeruimd. Al met al zijn we echt een hele ervaring rijker."

Reageer op dit artikel