blog

We moeten opnieuw leren delegeren

carrière & mensen 1679

We moeten opnieuw leren delegeren

Ondernemers en leidinggevenden hebben de laatste jaren aangeleerd om alles zelf onder controle te houden. Die tijd is voorbij. Het is tijd om weer leren uit te besteden.

De economie trekt aan. Bedrijven hebben het druk en veel medewerkers staan daardoor ónder druk. Ze moeten steeds meer taken uitvoeren, de telefoon staat roodgloeiend en de mailbox loopt vol.

Sturen op throughput

Ondernemers en leidinggevenden hebben de laatste jaren blijkbaar aangeleerd om alles zelf onder controle te houden en geven nu de ene opdracht naar de andere. Er wordt heel veel gestuurd op throughput in plaats van op output. Throughput is het geven van opdrachten met bijbehorende instructies. “Doe dit even, doe dat even”.

 

Zo pakte winnaar LMvhJ verandering aan

Sturen op output

Sturen op output is heel wat anders en voor zowel medewerker als de leidinggevende veel minder tijdrovend. Sturen op output is sturen op de toestand die je wilt bereiken. Bijvoorbeeld een bepaalde opbrengst per kilometer op je planning of het aantal verwerkte zendingen per uur in je warehouse. Bij sturen op output horen daarom KPI’s. Bij sturen op output hoort ook taakvolwassenheid van medewerkers. Hij of zij moet de verantwoordelijkheid wel aankunnen. Is dit niet het geval?  Dan vereist dat actie van de manager.

 

Veranderkunde: Verander of Verdwijn

 

Gevaren van throughput

Bij sturen op throughput denkt de leidinggevende vóór de medewerker, geeft geen verantwoordelijkheid en is het dus logisch dat alles uiteindelijk weer op het bordje van de leidinggevende terechtkomt. Daarnaast wordt talent in je bedrijf onbenut gelaten waardoor de kans op ongemotiveerde medewerkers significant toeneemt, met kans op vertrek.

KPI’s zijn niet heilig

Bij KPI’s horen ook randvoorwaarden. Bijvoorbeeld een tevreden klant of uitgevoerd voor een bepaald tijdstip. KPI’s mogen niet heilig worden verklaard ten koste van alles. Sterker nog voor iedere leidinggevende zou de tevreden en goed functionerende medewerker een KPI op zich moeten zijn.

 

 

Auping kan succesvol veranderen

 

Angst van delegeren

Toch is er blijkbaar iets mis gegaan in de afgelopen crisisjaren. Vele managers delegeren niet meer. Of dat door het wegsnijden van managementfuncties is ontstaan of door de extreme hang naar beheersing van het management; ik heb geen idee. Wel constateer ik dat we van de 35 projecten die wij momenteel uitvoeren er vijf gaan over organisatie (her)inrichting. Vorig jaar waren dat er nul.

Deel verantwoordelijkheid op

Leidinggevenden moeten blijkbaar weer verantwoordelijkheid durven geven. Daarbij helpt het dat verantwoordelijkheden zoveel mogelijk worden opgedeeld in deelverantwoordelijkheden. Immers voor iedere afdeling, ieder probleem of ieder project kan maar één persoon verantwoordelijk zijn. Dat houdt het voor de leidinggevende overzichtelijk en voorkomt allerlei heen en weer gemail, gebel en gepraat. Het lijkt wel alsof operationele problemen steeds meer in een soort groepsapp worden opgelost. Logisch dat de druk bij zowel leidinggevende als medewerkers oploopt.

Meer mensen niet de oplossing

De eerste reactie is dan ook over het algemeen:” er moeten meer mensen bij”. Dat is echter meestal niet de oplossing. We moeten de organisatie weer inrichten volgens een duidelijk organigram, waarbij er maar 1 lijntje loopt van leiding naar medewerker. We moeten weer leren verantwoordelijkheid te geven. Medewerkers lopen weg bij hun werkgever omdat ze niet voor vol worden aangezien of omdat ze bezwijken onder de aanhoudende druk van incidentele sturing.

Proces veranderen

Sommige bedrijven verhogen de werkdruk en daarmee hun ziekteverzuim. Veel bedrijven verhogen alleen maar het aantal medewerkers en daarmee hun kostprijs. Gelukkig zijn er ook  bedrijven die doorzien waarin ze terecht gekomen zijn en houden hun organisatie en processen structureel tegen het licht. Dat leidt tot duidelijkheid, minder werkdruk en hogere betrokkenheid en dus tot lagere kosten.

Auteur: Rudy Vellema is eigenaar van NextPage 

Reageer op dit artikel