blog

Tien technieken voor flexibele planning van vast personeel

carrière & mensen

Flexibele personeelsinzet beperkt zich vaak tot twee maatregelen: uitzendkrachten en overwerk. De flexibiliteit die hiermee wordt gerealiseerd, is echter beperkt. De afhankelijkheid van het uitzendbureau en van bereidwillige medewerkers is groot. Mark Vieregge, business consultant bij Intus, beschrijft tien technieken voor een flexibeler inzet van de vaste personeelscapaciteit.

1. Seizoensroosters

De meeste cao’s stellen een norm voor de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur. ‘Gemiddeld’ impliceert dat er in sommige weken méér gewerkt kan worden en in andere minder dan de contractuele arbeidsduur. Dat is natuurlijk ideaal in situaties waarin u te maken heeft met seizoenspatronen in het werkaanbod.

 

Stel, uw jaarlijkse productie wordt gekenmerkt door 3 rustige maanden en 9 maanden waarin de productie op een hoger niveau ligt. Voor beide periodes kan dan een eigen rooster worden ontworpen: in het hoogseizoen een rooster met een arbeidsduur van gemiddeld 40 uur per week en in het laagseizoen met een arbeidsduur van gemiddeld 32 uur per week. Na een jaar is de gemiddelde arbeidsduur in dit voorbeeld 38 uur.

 

Seizoen

Duur

Gemiddelde arbeidsduur

hoog

9 maanden

40 uur

laag

3 maanden

32 uur

hele jaar

12 maanden

38 uur

 

Het gevolg van het combineren van deze roosters is dat de personele bezetting mee beweegt met de patronen in het werkaanbod. Uiteraard moet er gepuzzeld worden om roosters te ontwerpen die:
 

  1. de juiste bezetting leveren per dag van de week en per moment van de dag
  2. de juiste variatie hebben in de arbeidsduur
  3. gemiddeld de juiste wekelijkse arbeidsduur opleveren
     

Maar een goede planner of de juiste software kan deze puzzel maken. De mogelijkheden om roosters in een jaar te combineren zijn eindeloos.

De overgang van het ene naar het andere rooster verdient weliswaar aandacht om te voorkomen dat hierbij de regels uit de Arbeidstijdenwet worden overtreden.
 

2. Jaarurensystematiek

Bij een jaarurensystematiek is er een nog grotere vrijheid dan bij seizoensroosters, om de wekelijkse arbeidsduur te laten variëren. Er wordt afgesproken dat een medewerker jaarlijks x uren werk moet verrichten, bijvoorbeeld 1872. Hoe deze uren over de weken van het jaar worden verdeeld, is daarbij niet vooraf bepaald. Dat wordt in de loop van het jaar vormgegeven. Dit schept de mogelijkheid om vaak van roostertype te wisselen, diensten in te korten of te verlengen en diensten toe te voegen of te schrappen. Op die manier is er veel vrijheid om voortdurend de bezetting te realiseren die past bij het werkaanbod. Nadat het aantal jaaruren is verricht zijn eventuele extra uren overuren. Het is dus belangrijk om in de gaten te houden welke capaciteit nog te verrichten is om aan het eind van het jaar niet verrast te worden door hoge kosten vanwege overuren.
 

3. Individuele roosters en subgroepen

Wanneer een afdeling, voor het roosterontwerp, wordt verdeeld in kleine teams, kunnen roosters worden gemaakt die preciezer aansluiten bij de patronen in het werkaanbod. Bij een drieploegendienst, bijvoorbeeld, is de afdeling verdeeld in drie ploegen. In het rooster zijn er, per dag, maar twee mogelijkheden: de ploeg werkt of de ploeg werkt niet. Het rooster sluit daardoor niet aan bij voorspelbare variatie in het werkaanbod, bijvoorbeeld de situatie dat op maandag de productie altijd wat lager is. Wanneer voor het roosterontwerp de afdeling in 9 subploegen wordt verdeeld zijn er in het roosterontwerp veel meer mogelijkheden. Op maandag kan dan een lagere bezetting worden gerealiseerd.

 

Traditionele 3-ploegendienst

 

MA

DI

WO

DO

VR

ZA

ZO

week 1

V

V

V

V

V

 

 

week 2

L

L

L

L

L

 

 

week 3

N

N

N

N

N

 

 

 

Voorbeeld 9-subgroepenrooster

 

MA

DI

WO

DO

VR

ZA

ZO

week 1

V

V

V

V

V

 

 

week 2

L

L

L

L

L

 

 

week 3

N

N

N

N

N

 

 

week 4

 

V

V

V

V

 

 

week 5

 

L

L

L

L

 

 

week 6

 

N

N

N

N

 

 

week 7

V

V

V

V

V

 

 

week 8

L

L

L

L

L

 

 

week 9

N

N

N

N

N

 

 

    

4. ‘Gas geven en afremmen’

Een rooster dat ‘gas kan geven en afremmen’ is handig wanneer de schommelingen in het werkaanbod beperkt voorspelbaar zijn. Dit is een rooster met een relatief hoge arbeidsduur waarin diensten voorkomen die geschrapt kunnen worden. In welke mate die diensten nodig zijn, wordt enige tijd van te voren bepaald, afhankelijk van het werkaanbod. Welke diensten geschrapt kunnen worden, is vooraf vastgesteld. Medewerkers kunnen daar dus rekening mee houden.

 

‘Gas geven en afremmen’ met een rooster kan op twee manieren: Door variatie in de bedrijfstijd of door variatie in het bezettingsniveau (het aantal aanwezige medewerkers).

 

5. Anticiperen op overwerk

Overwerk kan leiden tot overtredingen van de Arbeidstijdenwet en tot (te) zware belasting van medewerkers. Wanneer op overwerk wordt geanticipeerd kan dat worden voorkomen. Anticiperen op overwerk kan door vaste roosters te ontwerpen waarin de gemiddelde arbeidsduur lager is dan de contractuele arbeidsduur: bijvoorbeeld 36 urige roosters terwijl de contractuele arbeidsduur 38 bedraagt. Wekelijks wordt er dan 2 uur ‘gespaard’ die in drukke tijden kunnen worden ingehaald. Dat inhalen kan door extra diensten in te plannen of door langere diensten.
 

Uiteraard moeten goede afspraken worden gemaakt over het inhalen van de gespaarde tijd en de arbeidsvoorwaardelijk gevolgen daarvan (overwerktoeslag of niet).
 

6. Variatie in dienstlengte

In de productie en logistiek is het nog steeds ongebruikelijk om af te wijken van een bepaalde standaard dienstduur (meestal rond de 8 uren). In andere sectoren maakt men echter volop gebruik variatie in dienstlengte. De arbeidstijdenwet staat diensten toe met een arbeidstijd tot 12 uren. Wanneer lange diensten mogelijk zijn kunnen daar korte tegen overstaan. Deze variatie kan gebruikt worden om aan te sluiten bij wensen van medewerkers, maar ook bij schommelingen in het werkaanbod.
  

7. Reservediensten

Reservediensten zijn bedoeld voor de opvang van uitval van reguliere diensten. Een reservedienst wordt, bijvoorbeeld bij ziekte, omgezet in een reguliere dienst (bijvoorbeeld Vroeg, Laat of Nacht). Reservediensten kunnen vast worden ingeroosterd. Omdat de reservedienst, zonder overtredingen van de Arbeidstijdenwet, omgezet moet kunnen worden in zoveel mogelijk andere diensten, luistert de positie van de reservedienst in het (basis-)rooster nauw. Bij vijf aaneengesloten reservediensten, bijvoorbeeld, zijn de mogelijkheden om de reservedienst te benutten zeer beperkt.
 

8. Flexpool

Dat er op 200 medewerkers iedere dag enkele medewerkers uitvallen door ziekte of verlofopname is een zekerheid. In welke ploeg de uitval precies gaat plaatsvinden is minder voorspelbaar. In dat geval biedt een flexpool uitkomst. Een flexpool is een afdeling van multi-inzetbare medewerkers die daar bijspringen waar er een bezettingsprobleem is.
 

9. Multi-inzetbaar team

Een flexpool kan ook worden gebruikt om de bezetting kwalitatief op orde te brengen. De flexpool bevat dan vooral de medewerkers die op vrijwel alle werkplekken inzetbaar zijn, een multifunctioneel team dus. De reguliere ploegen kunnen dan bestaan uit relatief beperkt inzetbare medewerkers. Dit vereenvoudigt de planning, beperkt de opleidingsinspanningen en maakt het onderhoud van vakbekwaamheid simpeler.
  

10. Gefaseerd roosterontwerp

Omdat de toekomstige marktvraag vaak lastig te voorspellen is, is het ook lastig ver van te voren een rooster te maken. De bezetting die dat rooster oplevert moet wel passen bij die marktvraag. Daarom zou je het roosterontwerp zo kort mogelijk van te voren willen maken. Anderzijds willen medewerkers weten waar ze aan toe zijn en privé afspraken kunnen maken.

 

Een gefaseerd roosterontwerp helpt bij deze tegenstrijdigheid. Het rooster wordt daarbij niet direct tot in de laatste details afgerond. Het rooster wordt in enkele vooraf afgesproken stappen ingevuld waarbij details worden toegevoegd naarmate het tijdtip van uitvoering nadert. Het onderstaande schema laat een voorbeeld zien van gefaseerd roosterontwerp:

 

 

Waneer?

Wat wordt gepland?

1

6 maanden van tevoren

de vrije weekenden

2

3 maanden van tevoren

de roostervrije dagen

3

2 weken van tevoren

de dienstsoort (vroeg, laat of nacht)

4

1 week van tevoren

de exacte diensttijden

 

Reageer op dit artikel