blog

Verbeter labour management met normtijden

carrière & mensen

Verbeter labour management met normtijden
normtijd01

Om de positie van Nedtrain ten aanzien van aanbestedingen te versterken is het noodzaak gebruik te maken van efficiënte sturing van mensen en het opzetten van een juiste kostprijs waarin alleen de noodzakelijke kosten zijn opgenomen. Hiervoor maakt het bedrijf gebruik van zogeheten normtijden.

Expert Simone Smedes van Ydo organisatie-adviseurs legt aan de hand van de case bij Nedtrain uit wat het normtijdsysteem inhoudt: een concept overigens dat ook goed toepasbaar in magazijnomgevingen.

 

Tijdnormen

Voor bepaling van deze normtijden is bij Nedtrain recent een centrale afdeling Normering opgezet. Deze afdeling heeft tot taak om voor (nagenoeg) alle werkzaamheden in het onderhoud tijdnormen vast te stellen. De normering stelt het management van NedTrain in staat wachttijden en afstemmingsverliezen te voorkomen en verbeteringen in de werkprocessen in gang te zetten en te ondersteunen. Ter ondersteuning van deze afdeling heeft Ydo geholpen bij het opzetten van normtijden voor de locatie Hengelo waar onderhoud plaatsvindt aan materieel van het type Lint (light-rail). Het onderzoek diende als pilotproject voor de andere werkplaatsen van Nedtrain.

 

Onderhoudskosten

Nedtrain richt zich op onderhoud en service, reiniging en revisie van rollend materieel. Op ruim dertig strategische plaatsen aan het Nederlandse spoorwegennet onderhoud men 24 uur per dag spoorweg materieel. Onder andere NS en Syntus behoren tot de klantenkring van Nedtrain. Met de liberalisering van de onderhoudsmarkt worden onderhoudscontracten sinds kort Europees aanbesteed. Dit is een van de redenen dat Nedtrain de onderhoudskosten goed in de gaten moet blijven houden.

 

Bij de opzet van normtijdsystemen voor productiviteitsbewaking en kostprijsberekening hanteert Ydo achtereenvolgens het gebruik van drie modellen:

 

  • Onderzoeksmodel
  • Normstellend model
  • Evaluatiemodel voor productiviteit en/of kostprijsberekening

 

Het onderzoeksmodel laat de gewerkte tijd zien, ingedeeld in categorieën en subcategorieën. Op deze wijze wordt inzicht verkregen in alle tijd die mensen besteden aan alle werkzaamheden. Hiermee wordt de indeling van de te onderzoeken werkzaamheden bepaald. Tijdens het normtijden onderzoek kan de omvang van deze activiteiten worden gekwantificeerd. De uitkomsten van dit onderzoeksmodel zijn de absolute normtijden per activiteit, rekening houdend met duidelijk omschreven werkomstandigheden. Ook is het mogelijk een procentuele verdeling van de totale gewerkte tijd naar de verschillende categorieën weer te geven.

 

Rekenschema

In het normstellend model worden de uitkomsten van het kwantificerend onderzoek verwerkt tot normtijden via een rekenschema. Dit rekenschema is met Nedtrain nader bepaald. In dit rekenschema worden ook de beslissingen vastgelegd over de als “standaard” aan te nemen werkomstandigheden. Op basis daarvan wordt vervolgens de hoogte van de toeslagen berekend. Deze toeslagen gelden voor onder andere voor afwijkingen in het proces.

 

In het laatste model, het evaluatiemodel, worden de uitkomsten van het normstellend model gebruikt voor de bewaking van de productiviteit en de bepaling van de kostprijs.

Voor de bewaking van de productiviteit wordt de totaal besteedde tijd uit de urenverantwoording ingedeeld in gelijksoortige categorieën en vergeleken met de normtijd. De normtijd is gebaseerd op een identieke, geleverde productie. In het model voor kostprijsberekening worden de uitkomsten van het normstellend model gebruikt bij bepaling van tarieven en de vaststelling van de (normatieve) kostprijs van werkzaamheden.

 

Onderzoeksmodel

Het onderzoeksmodel is voor Nedtrain als volgt vastgesteld:

De Netto Gewerkte Tijd is de tijd, die nodig zou zijn voor de uitvoering van het werk, volgens de vastgestelde werkmethode, maar zonder oponthouden. Het grootste deel van deze werkzaamheden kan in absolute grootheden (minuten, seconden of centiminuten) worden gemeten. Een bepaald deel van het werk is moeilijker in absolute termen te meten. Dit betreft werkzaamheden, die wel een normaal onderdeel van de werkzaamheden betreffen, maar die qua voorkomen een toevallig karakter hebben (d.w.z. ze zijn niet of slechts met veel inspanning voorspelbaar). Dit deel van de Netto Tijd wordt daarom in de metingen en de normering als een toeslag behandeld met behulp van de rubriek Netto Toeslag Handelingen (NTH).

 

Bij werkzaamheden in de categorie “oponthouden” vindt het werk geen voortgang. Mogelijk dat de werker wel werk verricht, maar dat maakt dan geen onderdeel uit van de werkmethode, het behoort niet tot het vaktechnische werk (onregelmatige handelingen). Andere vormen van oponthouden zijn activiteiten, die zijn gebonden aan de structuur van de ploeg, de dag of de week, ook wel dagelijkse bezigheden. De laatste categorie oponthouden wordt gevormd door tijd, besteed aan persoonlijk welzijn (zoals recuperatie na fysieke of mentale inspanning, sociale contacten, e.d.) onder de noemer Persoonlijke Verzorging).

 

De netto normtijden zijn vastgesteld met behulp van tijdstudies met behulp van video. De video op namen zijn vervolgens naar het aspect tijd uitgewerkt. De ervaring heeft bovendien geleerd dat op deze manier ook verbeteringen boven tafel komen voor de uitvoering van het werk.

 

Voor de bepaling van de toeslagen is een Onderzoek Tijdbesteding uitgevoerd, waarbij de registratie breder is dan bij de klassieke MMO. Naast de registratie van de persoon en de activiteit, worden ook locatie, oorzaak van de onregelmatige handeling en eventuele andere relevante gegevens gemeten. Deze registratie kan worden uitgevoerd met behulp van de handterminal van WorkStudy, het arbeidskundige systeem, dat mede door Ydo is ontwikkeld.

 

Uitkomst van het onderzoek

Voor verschillende onderhoudsbeurten zijn nieuwe normtijden vastgesteld. Onderstaande staafdiagram geeft weer wat de verschillen zijn tussen de oude norm en de nieuwe norm. De nieuwe normtijden zijn opgenomen in het planningssysteem. Daarnaast zijn de normtijden gebruikt als basis voor het nivelleren van capaciteitsbehoefte van diverse onderhoudsbeurten. Hierdoor wordt met een meer constante capaciteit gepland.

 

 

Naast het opzetten van nieuwe normtijden werden ook andere bevindingen gedaan uit het onderzoek. De werkplaats had bijvoorbeeld een verlies van uren als gevolg van “leegloop”of “wachten op werk”. Dit werd veroorzaakt door een aantal factoren:

Beheersing aanbod werk: het binnennemen van de treinen loopt niet synchroon met de start van een ploeg

Overlappende ploegendiensten: opgaande ploeg moet vaak wachten omdat afgaande ploeg nog aan het werk is

Gebrek aan spoorcapaciteit (stilstand van mensen door bijvoorbeeld rangeren)

Het gebruik van de nieuwe normtijden en daarmee een betere verdeling van de capaciteit heeft een eerste oplossing geboden voor deze problemen, met name de beheersing van het aanbod van werk. Daarnaast wordt er in plaats van een maandplanning nu een weekplanning gemaakt. Ook vind er dagelijks overleg plaats tussen de procesleider en de klant over de voortgang. Voorheen zat hier een extra schakel tussen, waardoor Nedtrain in staat is om flexibeler te plannen.

 

Het aandeel onregelmatige handelingen is totaal circa acht procent van de gewerkte tijd. Een belangrijke oorzaak is gelegen in overleg op de vloer. Dit bevestigde ook de waarneming tijdens het video normtijden onderzoek over de grote mate van improvisatie van werkzaamheden dat tussentijds overleg vereist. Tijdens standaard onderhoud verhelpt men ook direct de eventuele storingen die worden ontdekt. Met name voor het oplossen van storingen komt veel overleg voor. Het verdiende dan ook aanbeveling om het standaard onderhoud te scheiden van de storingen die naar boven komen. Op dit moment worden storingen waar mogelijk al op locatie (op stations) verholpen. Wanneer storingen tijdens standaard onderhoud worden ontdekt wordt nu eerst gekeken of het verhelpen van deze storing binnen de afgesproken planning past. Waar nodig zet men extra mensen in.

 

Andere verbeteringen die zijn doorgevoerd naar aanleiding van het onderzoek zijn de komst van in hoogte verstelbare tafels in de put, de aanschaf van nieuwe gereedschapskarren, een persluchtaansluiting buiten het magazijn en een waterringleiding in de put.

 

Reactie van Stan van Dommelen, afdeling Normering van Nedtrain: “Doordat er een beter inzicht wordt verkregen in de daadwerkelijke kosten van het onderhoud, zijn we beter in staat om goede aanbiedingen te doen voor nieuwe opdrachten. Met het nauwkeuriger vastleggen van de normtijden krijgen we inzicht werkelijke kosten en tijdbesteding. Hierdoor kunnen verbeteringen in het werkproces in gang worden gezet door het werk slimmer en efficiënter uit te voeren.”

 

Lees ook:

 

Reageer op dit artikel