blog

Labour Managementsystemen kunnen veel slimmer

carrière & mensen

Labour Managementsystemen kunnen veel slimmer
Grafiek02

In het recente boek “Integral Warehouse Management” toont auteur Jeroen van den Berg aan dat fikse kostenbesparingen tot zo’n 20-30 procent mogelijk zijn in hedendaagse distributiecentra. Eén van de pijlers voor deze verbeteringen is intelligente IT. Bestaande warehouse-managementsystemen (WMS) en labour-managementsystemen (LMS) kunnen volgens de auteur nog een stuk slimmer.

Real-time Overzicht

Het boek “Integral Warehouse Management” beschrijft een methodiek voor het verbeteren van bestaande magazijnen. Goede en flexibele IT is hierbij onmisbaar. Met name in distributiecentra die gebruik maken van papierloze technieken als RF, pick-to-light of voice, heeft het WMS een realtime overzicht van de werkzaamheden. Met dit inzicht en een aantal slimme rekenregels zou het WMS uitstekend de medewerkers en material-handlingsystemen kunnen aansturen. In de praktijk is hier nogal wat op aan te merken.

 

Meer pull-besturing

Er wordt eigenlijk maar weinig gebruik gemaakt van de intelligentie in warehouse-managementsystemen. Vroeger was de aansturing van het WMS beperkt tot het vrijgeven van het werk, ofwel het printen van papieren lijsten met uit te voeren taken. De medewerkers deden hun werk vervolgens zonder tussenkomst van het WMS. We kunnen dit zien als een push-besturing. De overblijfselen van deze tijd zien we nog steeds in moderne papierloze WMS’en. De systemen hebben geavanceerde functies voor het vrijgeven van werk, maar ze maken nauwelijks gebruik van de voordelen van real-time communicatie. In plaats van te focussen op de werklast, zouden de systemen moeten kijken naar de huidige status en de deadlines van de verschillende taken. Dit is het principe van een pull-besturing. Er is dus een nieuwe generatie van warehouse-managementsystemen nodig.

 

Warehouse management cirkel

In dit artikel onderzoeken we de intelligentie van warehouse-managementsystemen en labour-managementsystemen in het bijzonder. Het boek “Integral Warehouse Management” introduceert hiervoor de warehouse management cirkel getoond in Figuur 1. De aansturing van de operatie gebeurt op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Op ieder van deze niveaus kan IT een stevige bijdrage leveren. In de praktijk worden de niveaus en bijbehorende systemen nogal eens door elkaar gehaald (zie bijvoorbeeld de discussie over labor management in Logistiek eerder dit jaar). We hebben ons verhaal daarom als volgt opgebouwd. Eerst leggen we kort de onderdelen van de warehouse management cirkel uit. Vervolgens gaan we dieper in op labour-managementsystemen. We sluiten af met de kanttekeningen bij de huidige generatie labour-managementsystemen.

 


 


Figuur 1. Warehouse Management Cirkel.

 

1. Warehouse Management Cirkel

 

We bespreken eerst de onderdelen van de warehouse management cirkel. Op strategisch niveau stellen we logistieke doelen voor het distributiecentrum voor assortiment, leversnelheid, betrouwbaarheid, flexibiliteit en productiviteit. Dit zijn strategische keuzes die jaarlijks worden aangescherpt, denk aan service level agreements. De keuzes zijn afgeleid van de bedrijfsstrategie en vormen de input voor de aansturing van het dc.

 

Labour Management

Het tactische niveau gaat vooral over de inzet van medewerkers. Hoeveel mensen hebben we de komende dag of week nodig? Daarmee kunnen we bepalen of we het uitzendbureau moeten bellen voor extra krachten of dat we een aantal vaste mensen een vrije dag kunnen geven. In WMS-terminologie heet dit labour management.

 

Wave Management

Wave management gaat over het vrijgeven van werk en het volgen van de voortgang. Dit is de taak van de warehouse-planner die achter het beeldscherm een goed overzicht heeft. Hij geeft taken vrij aan de werkvloer en stuurt bij waar nodig. Als het bijvoorbeeld druk is bij inslag en het orderverzamelen is op dat moment minder druk, dan kan de planner besluiten om enkele medewerkers over te zetten naar inslag. Het WMS stuurt ze vervolgens automatisch naar de losperrons om bij de inslag mee te helpen.

 

Task Management

Ten slotte is task management het toewijzen van taken aan individuele medewerkers. Het WMS beslist in real-time welke taak een medewerker moet uitvoeren. Het systeem maakt een afweging tussen urgentie (hoe dringend is de taak?) en efficiëntie (hoe ver moet de medewerker rijden?). Het is aan het WMS om zodanige keuzes te maken dat de taken efficiënt worden uitgevoerd, maar dat toch alles op tijd klaar is. Task management is alleen van toepassing op papierloze operaties.

 

Performance Management

Het WMS registreert precies wat er gebeurt op de vloer. Deze informatie kan gebruikt worden om prestatie-indicatoren te berekenen. Performance management fungeert zo als een feedback lus naar de operationele, tactische en strategische besturing.

 

Hoewel WMS-pakketten uitstekend in staat zijn de goederen het distributiecentrum in en uit te dirigeren, laat de intelligentie op labour, wave, task en performance management vaak te wensen over. Dat is jammer, want daar is veel productiviteitswinst te halen. Belangrijkste reden voor de achterblijvende ontwikkeling is dat de markt niet of nauwelijks vraagt om deze functies!

 

2. Labour-managementsystemen

Een labour-managementsysteem (LMS) berekent hoeveel arbeidsuren nodig zijn om een bepaalde hoeveelheid werk uit te voeren. De systemen gebruiken hiervoor een set van inkoop- en verkooporders. Vervolgens bepalen ze nauwkeurig welke bewerkingen en verplaatsingen uitgevoerd moeten worden om deze orders te verwerken. Ten slotte berekenen de systemen de arbeidstijd die hiervoor nodig is met gedetailleerde normtijden. Amerikanen noemen dat engineered labour standards. Deze normtijden maken bijvoorbeeld een onderscheid tussen een reachtruck die een pallet wegpakt van twee hoog of van zes hoog uit de stelling. Ook is er verschil in normtijd voor een orderverzamelaar die pickt op grondniveau, op grijphoogte of op de maximum reikhoogte.

 

Belangrijkste Aanbieders

De belangrijkste aanbieders van deze systemen in onze regio zijn de WMS-leveranciers Manhattan Associates en Redprairie. Zij leveren LMS-modules die zowel stand-alone als in combinatie met hun eigen WMS of dat van een andere leverancier gebruikt kunnen worden. De systemen zijn bijzonder populair in de VS. De leveranciers hebben al vele tientallen implementaties en rapporteren flinke productiviteitsverbeteringen van 10-20-30 procent in hun case studies.

In Europa is men nog terughoudend. Modeconcern The Gap in Engeland was de eerste LMS-gebruiker in ons deel van de wereld. Overigens zien we wel dat Nederlandse ondernemingen zelf systemen ontwikkelen of gebruik maken van (eenvoudige) applicaties van uitzendbureaus in hun distributiecentra.

 

Arbeidsanalyse

De theorie van LMS komt voort uit de arbeidsanalyse. Het vakgebied werd groot gemaakt in de 19e en 20e eeuw door de tijdsstudies van Frederick Taylor, Frank en Lillian Gilbreth en in Nederland bijvoorbeeld Berend Willem Berenschot (de oprichter van het gelijknamige adviesbureau), die met stopwatches heel precies de duur van handelingen in kaart brachten. 

 

Normtijden

Zo vonden de activiteiten van Redprairie op dit gebied hun oorsprong in 1998 in de overname van het bedrijf van Gene Gagnon, een van de Amerikaanse coryfeeën op dit gebied. LMS-pakketten bevatten uitgebreide sets met normtijden voor allerlei gestandaardiseerde handelingen. De bestaande werkzaamheden worden gelinkt aan deze handelingen om een realistisch beeld te krijgen van de benodigde arbeidstijd. Als bedrijven deze exercitie doorlopen, ontdekken ze vaak al allerlei inefficiënties in hun processen.

 

Geldbonussen

De besparingen met LMS worden overigens niet alleen gehaald door een goede inschatting van het benodigde aantal medewerkers, maar ook door een betrouwbare meting van de prestaties van de individuele medewerkers (Performance management in Figuur 1). Zoals het vLm-onderzoek “Best Practices in Logistiek Prestatie-indicatoren” uit 2006 ook concludeerde, werkt dit motiverend. In de VS ziet men bovendien veel heil in het koppelen van geldbonussen aan goede prestaties, iets waar wij in Europa minder voor warmlopen. De leveranciers noemen deze terughoudendheid als belangrijke reden voor de achterblijvende vraag in Europa.

 

3 De Volgende Generatie LMS

Het boek “Integral Warehouse Management” plaatst een aantal kanttekeningen bij de huidige generatie LMS-pakketten en draagt alternatieven aan. Een belangrijke kritiek betreft de toepassing van engineered labour standards. De techniek van de tijdmetingen is al meer dan honderd jaar oud en vergt grote inspanningen. Tegenwoordig hebben we informatiesystemen die de werkzaamheden in detail vastleggen. Dit biedt grote mogelijkheden. Uit de tijdregistraties van een WMS kunnen we betrouwbare prestatienormen berekenen zonder grote inspanningen.

 

Werklast voorspellen

Een andere kritiek betreft de veronderstelling dat de orders bekend zijn. In veel bedrijven komen orders ’s nachts of gedurende de dag nog binnen. Dan is het vaak te laat om het uitzendbureau te bellen. Het is dus zaak dat de systemen de werklast (mede) kunnen voorspellen aan de hand van historische patronen zodat de verwachte werklast tijdig bekend is. Andere aspecten waar het LMS naar zou moeten kijken, zijn de vereiste vaardigheden voor de werkzaamheden (niet iedereen kan een heftruck besturen) en de fluctuaties gedurende de dag (een piek in de ochtend kan opgevangen worden door parttimers).

 

Ontbrekende functie

Ten slotte het punt dat we niet alleen het aantal mensen kunnen afstemmen op de werklast, maar ook de werklast op het aantal mensen. Sommige orders moeten per se op een bepaalde dag verstuurd worden, maar ieder distributiecentrum kent ook orders die best een dagje eerder of later zouden mogen vertrekken. Door met deze orders te schuiven, kunnen we de werklast afstemmen op de aanwezige capaciteit. Dit is een functie die we helaas nog niet zien in bestaande LMS-pakketten.

 

Wie benieuwd is naar de volgende generatie LMS, kan het boek “Integral Warehouse Management” hier bestellen.

 

Lees ook:

Reageer op dit artikel