blog

Supplier enablement: de sleutel voor crossdocking

Warehousing

Hoe kun je als bedrijf de leveranciers en partners op een effectieve manier in je distributieketen opnemen? De Belgische expert Pieter Van den Broecke, managing director Centraal-Europa van Manhattan Associates geeft tips voor supplier enablement en extended enterprise management.

De voorraad tot een minimum beperken en er tegelijkertijd voor zorgen dat een product altijd beschikbaar is als de klant er om vraagt, is al sinds jaar en dag de ‘heilige graal’ voor supply chain-managers. Een directe in- en uitslag van goederen in het distributiecentrum zonder deze tussentijds op te slaan – oftewel crossdocking – vraagt om een goede samenwerking met leveranciers en partners.
 
Hernieuwde populariteit crossdocking

Het idee van crossdocking is niet nieuw, maar door technologische ontwikkelingen en groeiende klantverwachtingen beleeft het een hernieuwde populariteit. Bij een vorig jaar in de VS uitgevoerd onderzoek van logistiek dienstverlener Saddle Creek gaf ruim de helft van de 547 respondenten aan al gebruik te maken van crossdocking. Nog eens dertien procent gaf aan de inzet van crossdocking op de planning te hebben staan.
 

Crossdocking-strategie
Met gebruik van de juiste systemen en processen, kunnen bedrijven eenvoudig een doeltreffende crossdocking-strategie uitrollen. Deze bedrijven dienen zich echter te realiseren dat zij bij veel van de benodigde aanpassingen afhankelijk zijn van de medewerking van leveranciers. Een crossdock is net zo nutteloos als een leverancier niet in staat is de producten op tijd te leveren als wanneer de transporteur aan de andere kant van het laadplatform niet klaar staat om de producten te ontvangen. Snelheid is de essentiële factor. Leveranciers dienen daarom in staat te zijn om elektronisch met het supply chain management-systeem van hun klanten te communiceren. Tenzij leveranciers al gebruik maken van gevanceerde IT-oplossingen, kan het zijn dat substantiële wijzigingen moeten worden aangebracht in de manier waarop zij zaken doen.
     
Het is niet verrassend dat één van de eerste hordes voor een crossdocking-project vaak de bezorgdheid van leveranciers is. Een fabrikant is instinctief voorzichtig wanneer een verandering in de eigen werkwijze en IT-systemen vereist wordt, tenzij een aantal concrete voordelen duidelijk gecommuniceerd worden. Grote veranderingen in de bedrijfspraktijken zijn nooit eenvoudig en de angst voor extra kosten voor de leverancier is altijd aanwezig. De belangrijkste doelstelling bij het realiseren van een koppeling tussen de leverancier en zijn klant is om effectieve veranderingen door te voeren die voordelen bieden voor beide partijen met een minimum aan onderbrekingen. Of het nu gaat om een nieuw crossdocking-initiatief of simpelweg een nauwere integratie van leveranciers met de bestaande processen van het distributiecentrum.
 
Doe geen IT-aannames

Een studie van Capgemini in 2005, getiteld ‘Connectiviteit: zichtbaarheid creëren in de supply chain’, toonde aan dat voor veertig procent van de leveranciers e-mail het belangrijskte instrument vormde in de communicatie over de orderstatus. Daarnaast vertrouwde 28 procent voornamelijk op telefoon, fax of vertegenwoordigers van de klantenservice. Hoewel de afgelopen vier jaar één en ander veranderd is, zijn er nog steeds veel bedrijven voor wie integratie met de IT-systemen van de klant een abstract concept vormt. Een supply chain-activiteit die vraagt om het verzenden van Advance Shipment Notifications (ASN) en compliant verzendingslabels met barcode, kan aanpassingen vereisen aan de werkwijze van leveranciers.
 
Bij de keuze van een systeem om de crossdocking-processen te beheren, is het belangrijk om hier rekening mee te houden. Zorg ervoor dat je als bedrijf een flexibel systeem ontwikkelt of implementeert, dat zich aanpast aan de technische mogelijkheden en bedrijfsprocessen van de leverancier. De meeste retailers en groothandels zullen ervaren dat er een grote diversiteit is in de technische mogelijkheden van hun leveranciers.
 
Wanneer je bijvoorbeeld de manager bent van een keten kruidenierswinkels, kan het zijn dat je zaken doet met een breed scala aan leveranciers. Variërend van een kleine champignonkweker wiens ‘IT-afdeling’ alleen uit een computer en printer bestaat, tot een grote, geavanceerde levensmiddelenfabrikant wiens bestaande, volledig geautomatiseerde Enterprise Resource Planning– en Warehouse Management-systeem het verzoek om verzending van ASN’s verwerkt zonder met de ogen te knipperen.
 
Biedt hulp waar nodig
De levensmiddelenfabrikant heeft waarschijnlijk erg weinig assistentie van je nodig om te voldoen aan de nieuwe vereisten. Wellicht kun je deze leverancier de mogelijkheid bieden om data via het internet door te zenden om de kosten van het gebruik van een privénetwerk uit te sparen, maar zelfs dit is niet essentieel. De champignonkweker zul je waarschijnlijk echter zoveel mogelijk instrumenten moeten bieden om zijn organisatie in staat te stellen de benodigde informatie aan je te communiceren. Inzet van een extended enterprise management-oplossing kan hierbij uitkomst bieden. Met een dergelijke oplossing kunnen retailers en groothandelaren hun kleinere leveranciers via het web voorzien van een virtueel warehouse management-systeem.
  
Help je leveranciers begrijpen wat het hen oplevert
Hoewel er altijd organisaties zijn die angstig zijn voor veranderingen, zul je bemerken dat een aantal van je leveranciers ‘early adopter’-types zijn. Zij zullen direct zien dat de structuur en processen die het nieuwe systeem levert daadwerkelijk de efficiëntie verhogen en in het voordeel van hun organisatie werken. Deze leveranciers zijn ideaal om in te zetten als pilot voor je supplier enablement-projecten, zodat je de plooien in het systeem glad kunt strijken. Als je de resultaten en uitkomsten die zij met het systeem behalen registreert, kun je deze bovendien gebruiken als referenties om het gebruik van het systeem aan de andere leveranciers te verkopen.
 
Houd rekening met beperkingen
In de huidige wereldwijde economie is het moeilijk voor te stellen dat een organisatie het geluk heeft dat al zijn leveranciers zich in dezelfde geografische regio bevinden, laat staan in hetzelfde land! Van je kleine leveranciers verwachten dat zij vanuit China, Roemenië of Argentinië komen invliegen voor een systeemtraining kan de relatie onnodig onder druk zetten. Houd in gedachten dat training via het internet tegenwoordig een prima optie is als je een eenvoudig te gebruiken systeem selecteert.
 
Als je live trainingssessies opzet via het web, doe dit dan op tijden die geschikt zijn voor verschillende tijdzones. Houd je trainingshandleiding daarnaast eenvoudig, met veel screenshots en bijschriften. Als de leverancier van je supplier enablement- of extended enterprise management-oplossing nog niet voorziet in een handleiding in meerdere talen, zorg dan dat deze vertaald wordt in de benodigde talen. Deze investering wordt ruimschoots vergoed door de tijd die je uitspaart voor het instrueren van je leveranciers over het op de juiste manier gebruiken van het systeem.
 
Praat erover en overhaast niet
Ondanks al je inspanningen, zullen er altijd organisaties zijn die zich verzetten tegen de veranderingen die geavanceerde technologie brengt. De grootste zegen die je jezelf en je leveranciers kan bieden bij het implementeren van een verandermanagementprogramma is tijd. Communiceer duidelijk vanaf de start wat je plannen zijn en precies wat je van je leveranciers verwacht. Reserveer voldoende tijd voor het ontwerpen van interfaces voor bedrijven die jouw systeem rechtstreeks met dat van hen willen laten communiceren. Geef leveranciers de tijd om hun infrastructuur op orde te brengen.
 

En tot slot: accepteer feedback en suggesties voor verbeteringen afkomstig van leveranciers. Luister naar de zorgen die zij hebben en los deze zo goed mogelijk op. Het uiteindelijke streven is om door middel van een betere samenwerking tussen de verschillende spelers de distributieketen te optimaliseren. Invoering van een eenvoudig te implementeren internetgebaseerde samenwerkingsoplossing vormt hierbij een belangrijke eerste stap.

 

>> Op donderdag 2 juli 2009 is er een seminar over dit onderwerp

Reageer op dit artikel