blog

Win eerst, vecht later: over IT-gebruiksvriendelijkheid!

Warehousing

We lezen dat slechts vijf procent van de gebruikers pas echt tevreden is over de gebruikersvriendelijkheid van hun IT-pakket. We hebben zo’n vermoeden hoe dat komt. De tien tips van expert John Kaijen.

Win eerst, vecht later: over IT-gebruiksvriendelijkheid!

Zowel IT-leveranciers als transporteurs spannen zich met mate in om het leven van de gebruikers gemakkelijk te maken. Als IT-leverancier voor transport en logistiek ontvangen we veel zogenaamde RFI’s (Request for information). Dit zijn uitvoerige documenten waarin de gevraagde functionaliteiten door de leverancier van een JA of een NEE voorzien moet worden. Een opeenstapeling van oneliners die we allemaal completeren met een binair antwoord. ‘Emballage administratie J/N’. Zo ontstaat een zogenaamde shortlist met twee of drie aanbieders. 

 

Cursus Wildwatervaren

Naar gebruikersvriendelijkheid is nooit gekeken, want dat doet men doorgaans bij de demonstratieronde bij de verschillende leveranciers. Het heeft meer weg van een schriftelijke cursus wildwatervaren, want hoe goed een applicatie echt is, weet je pas als je er mee werkt.

 

Happy flow

Het invoeren en afspelen van een aantal representatieve zendingen is meer en meer gebruikelijk. Dit geeft slechts functionele zekerheid in een laboratoriumsituatie met weinig gegevens. Wij noemen dit bij GreenCat de ‘happy flow’. Een vriendelijk TMS of WMS kent daarentegen vele terugdraaimomenten waarbij de gebruiker in de flow ook stappen terug moet kunnen doen op een eenvoudige manier. Eigenlijk is het onmogelijk om met een ‘happy flow’ de gebruikersvriendelijkheid van een toepassing te beoordelen. Conclusie: wanneer je geen gebruikersvriendelijkheid koopt, je het ook niet krijgt! Zo meldt 95 procent van de gevallen.

 

Gebruikersvriendelijk doe je niet alleen uit naastenliefde

Je wilt gewoon productieve gebruikers en mijn ervaring is dat productieve gebruikers ook de vriendelijkste zijn. Geen onnodige handelingen, responstijden in fracties van seconden en complete functionele dekking vormen de basis van het recept voor de IT-leverancier. Aldus installeren ze. Iets later dan gepland, dus de training schoot erbij in. De tijd dringt, dus de gebruiker schuift de handleiding opzij en probeert de eerste zending erdoor de wurmen. Bij vragen: bel de helpdesk. 

 

Leermoment

Een leermoment voor de transporteur. Aandacht voor de gebruiker is essentieel in het verhogen van zijn/haar productiviteit. Natuurlijk zal een nieuwe gebruiker in het begin meer tijd nodig hebben met navigeren, zoeken en dergelijke. Maar de programmatuur moet ook een krachtige user interface hebben met hot keys en directe navigatie. Cursus gevorderden. Het is dus goed om na een paar maanden een opfriscursus te doen. Een transporteur die continu aandacht heeft voor de gebruiker, is in staat om met een nieuwe applicatie het dubbele aantal zendingen weg te krijgen met een gelijkblijvende organisatie.

 

Organisatorische verandering

Vaak zien we dat een TMS/WMS-implementatie samenvalt met een organisatorische verandering. Automatiseren is veranderen. Implementatieconsultants brengen hun kennis in en dat leidt tot voorschrijdend inzicht en nieuwe wensen en eisen bij de gebruikers. Nieuwe hulpmiddelen leiden tot nieuwe inzichten, en stop nooit met verbeteren. In tijd treden altijd verschuivingen en veranderingen op. Daardoor kan een systeem dat eerst prima voldeed, op termijn veranderen in een onwerkbaar gedrocht. Andersom wennen gebruikers op termijn altijd aan de meest overbodige handelingen. Dit betekent dat je gebruikersvriendelijkheid direct na oplevering veel aandacht moet geven. Dan zijn gebruikers nog kritisch en anders ben je te laat om het nog te verbeteren. 

Zo heb ik een keer uitleg gekregen van een trotse gebruiker die in hoog tempo een zwart/wit-scherm dat eruitzag als een Hexdump kon doorlopen. Klantnummers, valutanummers, wagennummers, medewerkernummers. Het duizelde. Een hele hordeloop om al deze informatie vast te leggen, een transportopdracht te printen en die vervolgens onder de fax te leggen. Prachtig systeem na tien jaar, en zo handig ook.

 

Conclusie

Conclusie is dat de gebruiker en de applicatie moeten blijven veranderen. Alleen dan blijft een gebruiker tevreden en zijn baas ook. Tijdens een selectietraject kijk je naar performance, naar de efficiëntie van de user interface en je toetst of de oplossing aanpasbaar is in de tijd. Daarna begint de race zonder finish. Of zoals een oude Samoerai-wijsheid zegt: win eerst, vecht later!

 

10 Tips

  1. Werken met een muis kost 25 procent productiviteit. Is alleen de eerste week fijn;
  2. Webinterfaces zijn 50 procent minder productief in een administratieve omgeving;
  3. Drag & drop is top;
  4. Hot keys, short keys en functietoetsen zijn veel sneller dan menu en taskbars;
  5. Work Flow Manager kan eindgebruiker deels vervangen;
  6. Individualisatie en inrichtbaarheid verhoogt productiviteit;
  7. Navigatie, selectie en datamanipulatie overhead zo laag mogelijk;
  8. User interface robot kan vaak terugkerende handelingen overpakken;
  9. Snelheid van de applicatie hangt vaak af van de database performance; 
  10. Koop geen olifant (voor het geval dat), maar een applicatie die past en die 80 procent van het werk doet met 20 procent van de inspanning.

 

Reageer op dit artikel