artikel

Medisch Spectrum Twente maakt ‘domme’ logistiek slim

Supply chain 3028

Medisch Spectrum Twente werkt hard aan zijn logistieke
efficiency. RFID, lean en kanban hebben hun intrede gedaan. De volgende uitdaging is drie logistieke stromen samenvoegen en de implementatie van een scansysteem.

Medisch Spectrum Twente maakt ‘domme’ logistiek slim

De zorg in Nederlandse ziekenhuizen moet goedkoper en efficiënter. Dus ook de logistieke operatie. Medisch Spectrum Twente (MST) is geen uitzondering. Sterker nog, het Enschedese ziekenhuis is door financiële problemen de laatste jaren genoodzaakt slimmer en efficiënter te opereren. Aan teamhoofd logistiek Hans Ehrenhard de taak die doelstelling waar te maken. En de logistieke voorman is hard op weg dat te doen. Het MST zit midden in een grootschalig logistiek veranderproces. Dat veranderproces begon zo’n drie jaar geleden met de bouw van een compleet nieuw ziekenhuis.

RFID en Kanban

In het centrum van Enschede is begin 2016 een spiksplinternieuw ziekenhuis verrezen. Direct naast het oude pand is een ziekenhuis met een vloeroppervlakte van 75.000 vierkante meter gebouwd. Een van de eerste logistieke veranderingen die zijn doorgevoerd, is de manier van voorraadbeheer op de afdelingen. Dat was duur, omdat er onterecht teveel voorraad werd aangelegd om misgrijpen te voorkomen door de zelfstandige (verpleeg)afdelingen. In de nieuwe situatie vindt de bevoorrading plaats op een centraal punt op de diverse afdelingen. fysiek gescheiden van de patiënten en bezoekers. MST werkt sinds 2017 met RFID en kanban.

 

mst

 

 

Lean staat centraal

Lean in combinatie met de 5S-methode is leidend binnen de logistieke operatie van MST. In het kader van de lean gedachte wordt er in het hele dc gewerkt met lijnen, kleuren en kaarten om aan te geven waar wat hoort te staan. Iedere dag wordt gestart met een centrale ‘dagstart’. “Tijdens deze start nemen we de dag van gisteren door, de dag van vandaag en de productiecijfers. Daarnaast hangt een verbeterbord waarop iedere medewerker kan aangeven wat beter moet, en hoe en per wanneer deze verbeterpunten gerealiseerd moeten worden. “Meer rust, efficiëncy en meer motivatie zijn volgens Ehrenhard belangrijke winstpunten van de lean werkwijze. “Mensen voelen zich gehoord. Dit leidt uiteindelijk tot betere resultaten. Daar ben ik van overtuigd.”

 

 

Ieder voorraadbakje wordt voorzien van een RFID-chipkaartje. Zodra een bakje leeg is, neemt de medewerker het RFID-chipkaartje van het bakje en plaatst dit op het auto-bestelbord dat in de gang bij de voorraadkast hangt. De gebruiker krijgt direct terugkoppeling dat zijn product wordt besteld. De bestelling wordt doorgestuurd naar het bestelsysteem. Bij het afleveren van de bestelling neemt de logistieke medewerker het RFID-kaartje van het bord en plaatst dit met de geleverde artikelen in het kanban voorraadbakje.

Finetunen nieuw voorraadsysteem

Hoewel het serviceniveau (bezoekers- en goederenstromen zijn nu gescheiden, wat meer rust geeft op de afdelingen) en het voorraadniveau met de helft zijn gereduceerd, is Ehrenhard het systeem ‘nog steeds aan het finetunen’. “Als ze het RFID-kaartje te laat op het bestelbord plaatsen, grijpen ze mis. Doen ze het te vroeg, dan wordt er te veel voorraad besteld. Voorraad waar geen plaats voor is in de kasten op de afdelingen waardoor we de onnodig bestelde producten terug moeten meenemen naar het centrale dc, wat dus zorgt voor inefficiency: “In 2017 zaten we met een retourpercentage van 6 procent, ofwel 2.000 euro aan goederen per week). Nu is dat 2 procent. Ik wil naar 0,5 procent. Dat is een kwestie van opvoeden, uitleggen en bewustzijn creëren. We doen dat door dashboards te delen met een competitie-element erin. Hierop staat welke afdeling/team het beste heeft besteld. Er valt niks te winnen of verliezen: het is puur om elkaar te motiveren.”

 

mst

 

Centraal dc

Slim voorraadbeheer op de afdelingen is niet het enige onderwerp waar Ehrenhard druk mee is. Het teamhoofd logistiek dat bijna twee jaar geleden is binnengekomen bij MST, is ook druk met efficiencyslagen in het centrale distributiecentrum. Het idee was om het dc eind 2017 te verhuizen naar een locatie buiten het ziekenhuis. Doordat de kosten te hoog bleken, ging dit niet door. Het dc (ruim 2.000 vierkante meter) is nu gevestigd op twee verdiepingen (kelder en begane grond) in het ziekenhuis zelf. Om de nodige extra ruimte te krijgen, is de ‘bedden hub’ deels extern verplaatst.

Handscanners vervangen picklijsten

Picken gebeurt nu nog met picklijsten. Dit gebeurt vanaf eind dit jaar via handscanners. Door de implementatie van het softwareprogramma Fluxchain kunnen de scanners worden gekoppeld aan het huidige ERP-systeem van Oracle. Een investering waar Ehrenhard ‘niet op kan wachten’ uit efficiency-oogpunt. “Nu komen de pakbonnen en picklijsten willekeurig uit het systeem. Dat betekent dat een persoon iedere dag 1,5 uur lijsten aan het sorteren is. Dat kan veel slimmer en dat gaan we dus ook doen.”

 

Lees ook de blog
Zorginstellingen: boek vooruitgang door logistiek los te laten

 

Het ziekenhuis gaat stromen bundelen. Nu nog hebben de apotheek en de OK een eigen logistieke afdeling. Die twee stromen (met uitzondering van de farmaceutische tak) worden dit jaar geïntegreerd in de logistiek van het centrale dc. Het gevolg is dikkere stromen, waardoor meer werk met minder mensen gedaan kan worden. De logistieke herschikking betekent zes fte’s minder voor het ziekenhuis.

Reageer op dit artikel