artikel

Forse groei dwingt aanschaf ERP-pakket af

Supply chain Premium

Forse groei dwingt aanschaf ERP-pakket af

Luctor Belting, producent van transportbanden, is de afgelopen jaren sterk gegroeid. Doordat de focus
gericht was op overnames verslapte de aandacht voor de automatisering. Nu moet er een nieuw ERP-pakket
komen. Maar hoe selecteer je het juiste pakket?

Directeur Ludo Morcus (l) en Syntens-adviseur
Peter Koelemij kijken tevreden terug op het
keuzeproces voor een nieuw ERP-pakket.

Luctor Belting is de afgelopen tien jaar sterk gegroeid. Begonnen met vestigingen in het Zeeuws-Vlaamse Hulst en Deventer werd in de jaren tachtig de overstap gemaakt naar België. Daarna volgden twee verkooppunten in Frankrijk en een overname in Denemarken. Het bedrijf heeft nu 9 vestigingen en 120 medewerkers. De groei van de onderneming ging niet samen met een gelijke groei van de automatisering. Het gevolg: op de diverse productielocaties gebeurde veel administratie nog met de hand; orders en urenregistraties werden per post opgestuurd wat niet zelden tot vertraging dan wel fouten in de verwerking op het hoofdkantoor leidden. Er was wel een ERP-pakket, maar dat voorzag niet meer in automatiseringsbehoefte. Zo gaf het systeem onvoldoende inzicht in de financiële situatie. “We besteedden, om eerlijk te zijn, ook te weinig tijd aan onze software”, vertelt hoofd administratie Eddy De Beule.

 

Shortlist

Luctor Belting kreeg contact et Peter Koelemij van Syntens, een organisatie die innovatie in het mkb wil stimuleren. Koelemij adviseerde Luctor Belting twee gespecialiseerde ERP-consultancy- bedrijven uit te nodigen een offerte te laten maken voor de selectie. Beide bedrijven maakten na een inventarisatie een shortlist en vroegen demonstraties aan de ERP-softwareleveranciers. Directeur Ludo Morcus: “Ik vond beide consultants goed, maar de één maakte expliciet duidelijk dat ze om een demonstratie op basis van onze feitelijke automatiseringsbehoefte zouden vragen. Bovendien was deze partij aanzienlijk goedkoper.” De consultants spraken met belangrijke functionarissen bij Luctor Belting − van inkoop, administratie, verkoop tot de serviceafdeling − over de eisen aan de automatisering. Op basis daarvan werd een lijst van zogenaamde ‘key and unique requirements’ opgesteld en werden vijf softwareleveranciers uitgenodigd voor een demonstratie. De Beule: “Zo konden we onderscheid maken tussen de pakketten. De consultant stelde kritische vragen, bijvoorbeeld over de compatibiliteit met andere softwarepakketten. Zelf denk je daar niet aan.”

 

Huidige leverancier

De belangrijkste eisen aan het ERP-pakket zijn dat (buitenlandse) medewerkers elektronisch order- en klantgegevens kunnen doorsturen én opvragen. Ook moeten andere vestigingen real time toegang hebben tot het financiële systeem op het hoofdkantoor. De Beule: “Uiteindelijk bleek door de demonstraties dat onze eigen ERP-leverancier alle door ons gewenste functionaliteiten kon bieden. We hoefden slechts enkel updates aan te schaffen. Dat was voor ons de goedkoopste en snelste oplossing. Door bij onze bestaande leverancier te blijven, hoefden we geen lang implementatietraject te doorlopen en onze medewerkers op tijdrovende cursussen te sturen.” De keus voor de eigen ERP-leverancier lag niet voor de hand lag. De Beule: “We hadden hen eigenlijk al afgeschreven, omdat we niet tevreden waren. Maar een goed gesprek klaarde de lucht toen bleek dat we zelf ook niet heel alert waren geweest op updates.” De implementatie van de updates is momenteel in volle gang

 

Luctor Belting verwacht dat het ERP-pakket op 1 juli volledig operationeel is. “Door de software zullen we efficiënter werken, minder fouten hebben in de administratie en bovendien beter inzicht krijgen in onze financiële positie”, verwacht directeur Morcus.

 

Valkuilen vermeden

Peter Koelemij van Syntens is bij het hele selectieproces betrokken geweest. Hij noemt een ERP-pakket een ‘strategische keuze’. “In zo’n systeem zitten alle bronnen die je als bedrijf hebt, zoals inkoop, voorraad, productie, verkoop, servicewerkzaamheden en alle personeelszaken. Als het systeem een goede koppeling maakt tussen die bronnen verhoogt dat je efficiëntie enorm. Voldoet het niet, dan is een verkeerde ERP-keuze een bron van frustratie die het bedrijf veel geld kan kosten.” Koelemij noemt het proces dat Luctor Belting heeft doorlopen er één uit het boekje. “Ik zie nog veel logistieke bedrijven die op goed geluk met een ERP-leverancier in zee gaan. Bijvoorbeeld omdat een leverancier hen door een relatie is aangeraden.”  

ERP-keuze vraagt maatwerk

Een goed functionerend ERP-pakket is belangrijk voor het hanteren van de informatiebehoefte in de keten. Niek van den Akker van Syntens:

  • Ondernemers willen graag een verantwoorde keuze maken en dat is niet gemakkelijk, want de keuze moet voor langere termijn houdbaar zijn
  • De keuze voor een ERP-pakket vraagt maatwerk
  • De ICT-aanpak per bedrijf verschilt nogal en daarmee ook het niveau en de complexiteit”
  • De eisen van de klant, de wensen van leveranciers, de huidige interne automatisering; het speelt allemaal mee

 

Reageer op dit artikel