blog

Tachograaf: 5 tips om problemen met de wet te voorkomen

Distributie 438

Voldoen aan de wetgeving rondom de tachograafgegevens wordt vaak beschouwd als complex en tijdrovend. En niet voldoen aan de wet- en regelgeving kan leiden tot hoge boetes. Sterker nog: een inspecteur van de Inspectie Leefomgeving en Transport kan zelfs overgaan tot een zogenaamd ‘bevel tot staken van de arbeid’. 5 tips om problemen te voorkomen.

Tachograaf: 5 tips om problemen met de wet te voorkomen

Uit recent onderzoek van TomTom Telematics blijkt dat 41% van de Nederlandse transportbedrijven in de afgelopen 12 maanden een inspectie heeft gehad op naleving van de rij- en rusttijden van chauffeurs. Daarbij gaf 14% van de Nederlandse transporteurs aan in de afgelopen 12 maanden meer dan 31 keer een klus te hebben geweigerd omdat ze onvoldoende inzicht hadden in de resterende rijtijden van hun chauffeurs. Gemiddeld in Europa lag dat percentage op slechts 3%. Er is dus nog een hoop winst te behalen.

Dat kan onder meer met de volgende tacho-tips:

1.       Zorg dat chauffeurs zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden

Iedere chauffeur van een voertuig zwaarder dan 3,5 ton of van een touringcar met meer dan 8 passagiers (9 inclusief de chauffeur), moet voldoen aan de Europese wet- en regelgeving met betrekking tot rij- en rusttijden en de bijbehorende tacho-verplichting.

Bedrijven moeten daarom zeker weten dat alle chauffeurs die onder hun verantwoordelijkheid vallen de juiste training en instructie hebben gehad, zodat ze op de hoogte zijn van de regels en de tachograaf op de juiste manier gebruiken.

 

Lees ook
Benelux controleert strikter op sjoemelen tachograaf

 

Het gaat niet lang duren (2019) voor de ‘slimme tachograaf’ de markt betreedt, maar tot die tijd blijven bestuurders gebruikmaken van ofwel digitale of – in uitzonderlijke gevallen – van analoge tachografen. Los van de techniek  blijft de chauffeur verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de tachograaf voor de registratie van rij- en rusttijden. Bovendien moet de chauffeur ook bij een controle langs de kant van de weg direct de juiste gegevens kunnen tonen. Uit het onderzoek bleek tevens dat 67% van de transportbedrijven onderweg een controle van één of meerdere chauffeurs heeft gehad in de afgelopen 12 maanden, waarvan 16% zelfs 11 keer of vaker.

2.       Zet een trainingsprogramma op

Met een goed trainingsprogramma weet je zeker dat je zo effectief mogelijk voldoet aan wetgeving over rij- en rusttijden en tachograafgebruik. Die training beperkt zich niet tot chauffeurs, ook managers, trainers, kantoorpersoneel en analisten binnen je bedrijf moeten op de hoogte zijn. Naast een basistraining is het van belang met enige regelmaat te kijken naar de behoefte aan eventuele herhalings- of opfriscursussen. Ook een training op maat voor chauffeurs die de regels overtreden hebben, maakt een belangrijk onderdeel uit van dit programma.

3.       Zorg dat je data veilig is

Een tachograaf slaat persoonlijke data van individuele chauffeurs op. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat deze gegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. Deze verantwoordelijkheid wordt nog eens versterkt door de recent van kracht geworden AVG (Algemene Verorderning Gegevensbescherming).

Daarnaast moeten gegevens op de juiste manier opgeslagen en bewaard worden. Als dit door een externe partij wordt gedaan (bijvoorbeeld een telematicaleverancier), is het belangrijk dat je op de hoogte bent van hoe, waar en hoe lang gegevens worden bewaard. Een veilig dataopslagsysteem moet op zijn minst een back-up en recovery mogelijkheid hebben.

 

Zie ook
Scania en ILT pakken samen tachograaf-fraude aan

 

4.       Plan automatische downloads om nooit een deadline te missen

Gegevens van de bestuurderskaart moeten in ieder geval iedere 28 dagen gedownload worden en ook het massageheugen van het voertuig moet iedere 90 dagen worden opgeslagen. Het met de hand downloaden van deze gegevens is een tijdrovende opgave. Daarbij komt dat het downloaden vaak door relatief duur personeel wordt gedaan. Downloaden op afstand is daarvoor een uitkomst: met deze software voer je downloads automatisch en zonder inspanning uit, zodat je geen deadlines mist en alle gegevens altijd up-to-date zijn. Bovendien sluiten tachograafmanagementsystemen tegenwoordig ook aan op analysesoftware van externe partijen. Dit versterkt het compliance-proces.

5.       Maak niet-opgeslagen rijactiviteit zichtbaar

Voertuigen met een tachograaf aan boord mogen niet zonder bestuurderskaart gebruikt worden. Wanneer een kaart kwijt, gestolen of beschadigd is, mogen chauffeurs slechts 15 dagen door blijven rijden. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel, bijvoorbeeld voor vrachtwagens die niet op de openbare weg rijden. Mochten deze omstandigheden zich voordoen, zorg dan dat deze niet-vastgelegde activiteiten toch ergens worden opgeslagen, zodat je ze kunt verantwoorden wanneer dat nodig is.

Voldoen aan wet- en regelgeving is niet altijd eenvoudig, maar hoeft met de juiste technologie, een gezonde dosis bewustwording en goede informatie niet voor extra hoofdbrekens te zorgen. Bovendien zorg je ervoor dat je hoge boetes voorkomt en dat chauffeurs zich veilig op de weg kunnen begeven.

Auteur: Rene de Jong, sales director Benelux  Tom Tom 

 

Reageer op dit artikel