blog

Hoe kies ik een modern TMS anno 2014?

Distributie

Hoe kies ik een modern TMS anno 2014?

Ik krijg nog altijd veel vragen over ‘hoe kies ik een TMS’. Vaak zijn dat studenten die door een logistieke dienstverlener worden ingehuurd. Ze zijn uitgerust met lange lijsten die een schijn van nauwkeurigheid hebben. Vaak rolt er uit zo’n onderzoek een TMS wat een bevriend logistiek bedrijf gebruikt ‘want die zijn zo enthousiast over de software’. Hoe moet het wel?

Los van de lovende inzet van de student blijft TMS-keuze een lastig iets: de student weet nog nauwelijks wat logistiek is en welke workflow voor u belangrijk is, en wat daarbij komt kijken. Stelt u zichzelf voor dat u morgen een softwarepakket moet kiezen voor de apotheek bij u in de buurt, wat gaat u dan doen? Een tip: ga er eerst eens drie maanden stage lopen en u weet heel wat meer over welke software u zou willen hebben.

Tips voor TMS-keuze

Dit is helemaal geen investeringshandleiding, maar het is een aantal richtlijnen voor het management om op te letten. Doe er uw voordeel mee:

  1. Weg van het dossier; In 2000 was een opdracht een dossier: Opdrachtgever, van A naar B, kenmerken, prijs erop en factureren. Plannen gebeurde vaak nog met een vel papier. In 2010 werden op basis van de orders trajecten gepland. In 2014 moeten orders volledig administratief gevolgd kunnen worden, inclusief crossdocken/omkoppelen etc. U weet dus op ieder moment welke trailer op welk moment welke order heeft, waar de order enige tijd heeft gestaan etc. U moet dus volledig inzicht hebben van de bewegingen van uw middelen (truck, trailer, chauffeur en hulpmiddelen) in combinatie met de orders. En met de huidige mogelijkheden met de LZV is dat weer iets complexer geworden.
  2. Een planner moet heel snel de orders kunnen plannen door ze op een auto te ‘slepen’. Ook het ‘knippen’ van een rit of opdracht (door crossdocken of omkoppelen) moet met een enkele muisklik (en snel!) kunnen. Een planner die steeds moet wachten op de software is niet effectief! Daarbij geeft het TMS steeds de randvoorwaarden weer: order te laat geleverd, te veel goederen in de trailer etcetera. Een goed TMS kan transittijden en laad- lostijden berekenen op basis van historische data, berekende kilometers en goed ingegeven richttijden.
  3. Een TMS werkt met voorwaarden; Stel dat een adres alleen bereikbaar is per bakwagen, of een binnenstad die tot 11 uur open is. Een reclame op een trailer die niet bij een bepaalde opdrachtgever mag komen. Een goed TMS waarschuwt de planner voor dit soort ‘fouten’ en voorkomt dat de planner dit moet oplossen tijdens het uitvoeren van de rit: dan bent u kansloos nog iets te verdienen op de rit.
  4. Een integrale koppeling met een boordcomputer is vereist: alle geplande stappen verschijnen bij de chauffeur op het scherm. De chauffeur meldt de laad- en lostijden automatisch terug naar het TMS. Door met uitzonderingscodes te werken (schade, vertraging door bezette losplaats etc) kan de planner de uitvoering volgen. Het TMS waarschuwt als de uitvoering bijvoorbeeld door vertraging in de problemen komt. De planner kan dan op tijd ervoor kiezen een bepaald adres een dag later te leveren om toch het laatste, belangrijkste adres geleverd te krijgen.
  5. Bij het maken van een planning moet zo mogelijk een voorcalculatorisch rendement getoond worden. De planner weet dus al vooraf wat de rit ongeveer zal opbrengen. Factoren die de rit beïnvloeden (zoals tijdvensters of spoedleveringen) zijn dan gelijk zichtbaar. Dit is het moment dat de planner een discussie aangaat met commercie: opdrachten die te goedkoop verkocht zijn, te kleine volumes voor een gebied (maar wel veel kilometers), te weinig retourvracht. Als het vooraf bekend is, kunnen planner en relatiebeheerder nog werken aan extra werk, of het werk optimaliseren. Achteraf constateren dat de rit niet rendabel was, is niet acceptabel.
  6. Zorg voor overzicht. Een goede planner heeft al snel 25 tot 50 auto’s onder zijn hoede. Alles op een groot scherm zitten is mooi, maar dan heeft hij nog niet alles gezien. Zorg voor een mooie grafische notering (de zogenaamde Gantt-chart notatie werkt heel prettig), een kaartje in de hoek met de rit en de positie in de rit en eventueel auto’s in de buurt is uitstekend. En op de goede manier wordt met kleur gewerkt: de planner kan na enige training in één oogopslag zien wat er speelt en waar hij moet ingrijpen. En indien er een probleem is onderweg (een truck met pech) heeft hij direct het inzicht welke mogelijkheden hij heeft enkele ritten om te bouwen zodat de belangrijkste zendingen alsnog binnen het gewenste tijdbestek geleverd worden.
  7. Charters hebben meestal niet uw model boordcomputer. Moderne TMS-en ondersteunen apps die het mogelijk maken een charter vrijwel net zo aan te sturen als uw eigen auto. Dit maakt de controle voor de planner uitstekend.
  8. Excel of notitiebriefjes bij een logistieke operatie moeten verboden worden! Een goed TMS maakt het mogelijk contactmomenten vast te leggen in het systeem. Als iemand afwezig is, kan een collega alsnog de afspraken zien. Herinneringen legt u vast in het TMS. Tarieven en offertes kunt er allemaal in kwijt. Communicatie loopt vanuit het TMS: een opdracht aan een charter of een bevestiging naar een klant worden automatisch per mail verstuurd. Het antwoord komt automatisch in het goede dossier in het TMS. Zo kunt u het over een maand nog steeds met 1 druk op de knop terugvinden.
  9. Veel moderne TMS-en hebben een open database. Daarop hebben zij vaak zelf al enkele rapporten  maar u kunt zelf ook eenvoudig specifieke rapportages maken. Wilt u nog verder: koop dan Tableau of Qlikview en met wat inzicht in de database kunt u elke rapportage maken die u wilt. En daarmee een dieper inzicht krijgen waar en hoe u de meeste marge maakt. De logistieke operatie is vaak zo complex dat het op gevoel sturen in 2014 absoluut tekort schiet.
  10. Voor klanten en charters heeft een modern TMS een eigen webpagina. Een charter vindt daar bijvoorbeeld zijn opdrachten. Hij ziet hetgeen u daarop zet als vergoeding. Aanvragen voor extra kosten (wachten) kan hij daarop indienen en papierwerk zoals vrachtbrieven kan hij scannen en uploaden. Dit wordt direct zichtbaar aan de betrokken opdrachtgever. Een website stroomlijnt uw communicatie en voorkomt traag en foutgevoelig verwerken van papierwerk.
  11. t/m 34: Deze blog is te kort, er zijn nog vele andere relevante aspecten. Maar met een beetje nadenken komt u zelf wel op de punten die voor uw bedrijf relevant zijn.

Kijk echter niet alleen naar operationele aspecten. De logistieke kennis van uw TMS-leverancier  is minstens zo belangrijk. Hij is uw sparringpartner en kan met uw operatie aangeven hoe dit optimaal in de software verwerkt kan worden. Een tip: vraag niet de standaarddemo, maar geef de leverancier twee eenvoudige cases waarin uw eigen bedrijfssituatie getoond wordt in een situatie die u nu lastig vindt. Hoe zou dat gaan in de nieuwe software? U zult zien dat er grote verschillen zijn tussen leveranciers en waar u een goede oplossing krijgt voor uw operationele optimalisatie.
Aanvullende tips mag u toevoegen in een reactie…  Veel succes met de selectie!

Reageer op dit artikel