blog

Wachttijden bij laden en lossen: het lek boven

Distributie

Wachttijden bij laden en lossen: het lek boven
wachttijden bij laden en lossen

Vrijwel iedere vervoerder is bekend met het fenomeen wachttijden. Een kwartier extra wachten per dag is niet erg, maar als het wachten oploopt tot meer dan een uur en meerdere malen per dag dan is er nauwelijks nog winst te maken. Ploeger in Harderwijk bedacht een oplossing.

Een voorbeeld: een groupage auto doet in een ideale situatie 8 adressen aan met gemiddeld 4 pallets. De auto rijdt op die dag 500 kilometer. Met gemiddeld 60 kilometer per uur is dat bijna 8.5 uur rijden. Het lossen kost (bij normale lading) 10-15 minuten. De totale (netto) tijd is dan 10.5 uur werk. Tel daar een half uur file bij op en de tijdbesteding voor die dag is 11 uur. Bij een gemiddeld pallettarief  van 20 euro is de opbrengst € 640. Waarschijnlijk is dat al niet genoeg om rendabel te werken, maar het is redelijk.

 

Stel nu dat er één adres is met een half uur extra wachten en één met een uur extra wachten, onbetaald. De ritduur loopt dan op naar 12.5 uur. Stel dat het laatste adres niet meer lukt vanwege de vertraging. De opbrengst daalt dan naar € 560. En dat is bij verre na niet voldoende om rendabel te werken, los van de noodzaak de laatste zending de volgende dag alsnog met prioriteit en extra kilometers te bezorgen.

 

De klanten kunnen er ook niet altijd iets aan doen

Klanten kunnen niet altijd de wachttijden bij het laden en lossen oplossen. Zeker de grotere warehouses en DC’s hebben door de recessie hard moeten snijden in het personeelsbestand. Daarnaast is het moeilijk goed en gemotiveerd personeel te vinden dat snel kan laden en lossen. Het beste is een chauffeur nog uit bij een middelgroot bedrijf waar hij bekend is en zelf snel de goederen kan lossen. Even de CMR tekenen en hij kan weer verder. Hoewel hij niet geholpen wordt kan hij wel de goederen kwijt en is hij er zeker van dat er iemand aanwezig is.

 

Afspraken tussen directies over sneller lossen helpen tijdelijk, maar na een paar weken is de oude vertraging gewoon weer terug. Bovendien wordt het vaak als incident bestempeld, de vervoerder moet vooral niet overdrijven.

 

Een praktische oplossing: facturering, monitoring en signalering

Een eerste stap om de wachttijden te beteugelen zijn het meten van de wachttijden en ze daarna facturen. Dit vergt òf een zeer strikte discipline bij de chauffeurs òf een strikte registratie door een boordcomputer. Vaak zijn er contractueel afspraken gemaakt voor de wachttijden, maar de vervoerder moet het waterdicht aan kunnen tonen, in 100% van de gevallen.

Als u wachtkosten gaat doorbelasten, doe dat dan niet over het afgelopen jaar in één keer. U bent dan vrijwel zeker een opdrachtgever kwijt. Waarschuw uw opdrachtgever dat u de wachtkosten gaat doorbelasten. Hoewel u er recht op heeft, is het voor geen enkele opdrachtgever prettig zo’n factuur te ontvangen.

 

Specificeer uw factuur zoveel mogelijk, zodat uw opdrachtgever argumenten heeft om bij de losadressen te gaan praten. Filter ook uw eigen slechte prestaties eruit: als u niet voor 10 uur kunt lossen en u bent ter plaatse om 9:45, dan telt dat pas vanaf 10 uur vanzelfsprekend.

 

De volgende stap: monitoring en signalering

Bert Pathuis, operational manager bij Ploeger in Harderwijk implementeerde in zijn TMS het registreren van de wachttijden uit de boordcomputer. Hij zette ook de volgende stap: voortijds signaleren. Op locaties met regelmatige wachttijd configureerde hij een wachttijd-monitoring. De klantcoördinatoren krijgen nu een E-mail met alle relevante gegevens wanneer een wachttijd overschreden dreigt te worden. Zij nemen direct contact op met de opdrachtgever en het losadres om extra wachttijd (en daarmee kosten) te voorkomen. Een complicerende factor is het feit dat de wachttijd afhankelijk is van de zendingsgrootte. Ook dat is ingesteld zodat bij kleinere zendingen eerder gewaarschuwd wordt. De vervolgstap is nog niet gezet: het direct signaleren van de opdrachtgever. Ook hier is vooruit gedacht: op veel adressen wordt door meerdere opdrachtgevers gelost waardoor alle betrokken opdrachtgevers direct per mail geïnformeerd kunnen worden. Voorlopig belt Ploeger nog even, om ervaring met de signalering op te doen.

 

Ploeger heeft nu een (kleine) tegemoetkoming in de extra kosten door het wachten. Maar de feitelijke winst is veel groter: wachttijd voorkomen en zorgen dat de ritten efficiënt gereden kunnen worden. De geplande zendingen gewoon leveren levert namelijk het meeste op. Daarbij komt dat de chauffeurs niets liever doen dan gewoon de rit netjes uitrijden zonder de stress van het moeten inhalen van de wachttijd.

 

Bert Pathuis is inmiddels bezig de eerste opdrachtgevers te helpen om de ‘slechte’ losadressen in kaart te brengen. Met een goede registratie heeft Ploeger goede argumenten om gezamenlijk met de opdrachtgevers de wachttijden te bestrijden. Door gezamenlijk op te trekken wordt het wederzijds belang benadrukt. En met de doorlopende bewaking wordt bij teruglopende prestaties direct weer een signaal afgegeven. Zo is de wachttijdbeperking ook voor de toekomst gegarandeerd, zonder daar doorlopend grote inspanningen voor te moeten doen.

 

Conclusie

Wachttijd zal altijd blijven bestaan. De beschreven case bij Ploeger heeft echter aangetoond dat met de goede stappen de opdrachtgever bewust wordt van de (mede) verantwoordelijkheid van het tijdig lossen. Naast alle te voorkomen kosten en stress gaat tevens de kwaliteit van de ritten omhoog. Ook de laatste zending kan hiermee vaker op tijd worden geleverd!

Reageer op dit artikel