blog

Kies ik voor personeel of technologie?

Warehousing

Het is een afweging die veel bedrijven moeten maken: investeren in mensen of in technologie. Volgens consultant Ben Fousert van softwareleverancier Unit4 is de business case voor de aanschaf van een IT-systeem sterker dan je misschien zou verwachten. Hij geeft een rekenvoorbeeld voor de invoering van RF-scanners.

Net als in andere sectoren begint het economische tij voor veel groothandels weer te keren. Na ongeveer twee jaar waarin gedwongen gas terug genomen moest worden, zijn de eerste tekenen van herstel weer zichtbaar. Dit zorgt vooral op het gebied van personeelsbeleid voor nieuwe keuzes. Toen het even wat rustiger was en er minder orders binnen kwamen is daar op verschillende manieren op gereageerd. Sommige groothandels besloten hun personeelsbestand in te krimpen om kosten te besparen. Andere bedrijven kozen ervoor om de extra tijd die vrijkwam nuttig te besteden, door zaken op te pikken waar normaal gesproken geen tijd voor was. Denk hierbij aan achterstallige werkzaamheden zoals het opruimen van het magazijn en het opschonen van voorraadlijsten.
 

Interne processen op orde
Nu het tij keert, moeten met name bedrijven die zijn ingekrompen zich afvragen wat de beste manier is om de vruchten te plukken van de verwachte groei. Een logische reactie zou zijn om nieuw personeel aan te nemen. Dat is echter niet zo vanzelfsprekend als het misschien lijkt. Een alternatief is om te blijven besparen op de personeelskosten en dit geld te gebruiken om interne processen op orde te krijgen en te automatiseren. Of dit nu een investering is in Radio Frequency scanning (RF scanning), waarmee bespaard kan worden op magazijnpersoneel, of andere systemen: investeren in een efficiëntere manier van werken kan concurrentievoordeel opleveren en dat is hard nodig in een tijd van groei.
   
Ook voor de categorie bedrijven die de bezem door magazijn en voorraadlijsten hebben gehaald is het een goed idee de informatie te stroomlijnen, nu deze weer helemaal up-to-date is. Nu is er nog tijd, voordat straks de handel weer helemaal is aangetrokken, om bijvoorbeeld te investeren in een ERP-systeem of samen met de leverancier eindelijk die update in te plannen. Door het vastleggen van procedures kun je alle processen weer in de maat laten lopen.

   

Rekenvoorbeeld technologie

Wat levert een investering in technologie op? Laten we dit illustreren aan de hand van een rekenvoorbeeld. Stel, een groothandel overweegt te investeren in RF-scanning technologie. Voor het automatiseren van tien werkplekken in het magazijn is een eenmalige investering van ongeveer 90.000 euro realistisch. Het gaat om de dienstverlening voor de implementatie, de software en de hardware. Daarnaast zal er een bedrag van 10.000 euro per jaar nodig zijn voor het onderhoud van de scanhardware, software en de support vanuit de leverancier.

   

Uitgaande van een eenmalige investering van 90.000 euro en onderhoudskosten van 10.000 euro per jaar, worden hieronder twee rekenvoorbeelden uitgewerkt. In de  voorbeelden wordt gerekend met besparingen op bruto loonkosten van magazijnpersoneel en administratieve medewerkers.

  

In het eerste voorbeeld zijn de volgende resultaten bereikt door de inzet van RF scanning. Er worden 15 procent meer pick-opdrachten uitgevoerd op een dag met dezelfde magazijnbezetting bij de inzet van deze technologie. Het percentage logistieke fouten is teruggebracht van 3 naar 1 procent. Bij 10 magazijnmedewerkers is deze besparing te vergelijken met 1 FTE.

Door het gebruik van scanners is het niet meer nodig om achteraf alle logistieke handelingen administratief te verwerken. Daarom is er 0,5 FTE minder administratief personeel nodig. De besparing in dit voorbeeld bestaat dan uit:

  • 1 x 35.000 euro (1 FTE minder nodig in het magazijn, omdat met minder personeel meer pick-opdrachten worden gerealiseerd).
  • 0,5 FTE x 40.000 = 20.000 euro (de loonkosten van een administratieve medewerker).

 

Bij elkaar bespaart deze groothandel op jaarbasis zo’n 55.000 euro . Per jaar moeten daar de vaste kosten van 10.000 euro afgehaald worden. Op jaarbasis bespaart deze groothandel dan 55.000 – 10.000 = 45.000 euro. Daarmee is de investering terugverdiend in 2 jaar (90.000 / 45.000). Bij het bepalen van de ROI is zelfs nog geen rekening gehouden met de kostenbesparing door het lagere aantal logistieke fouten . De besparing die dit oplevert is moeilijk in euro’s uit te drukken.

 

In een tweede voorbeeld worden besparing op een ander terrein gerealiseerd. Door het gebruik van RF scanning in het magazijn wordt 3 procent minder fouten gemaakt in het order-pickproces. Hierdoor is er minder inzet van personeel nodig om de fouten te herstellen. Dit is een besparing van 1,5 FTE. Deze besparing levert per jaar 1,5 x 40.000 euro = 60.000 euro op. Om de werkelijke besparing te bepalen moet nog rekening gehouden worden met de vaste kosten per jaar. Deze groothandel bespaart dus 60.000 euro minus de vaste kosten van 10.000 euro = 50.000 euro per jaar. Met deze besparing wordt de investering in de technologie binnen de 2 jaar terugverdiend (90.000 / 50.000).

 

Deze rekenvoorbeelden zijn zeker niet onrealistisch: ze zijn zelfs gebaseerd op voorbeelden uit onze eigen praktijk. Iedere groothandel moet uiteindelijk zijn eigen overwegingen maken, maar deze voorbeelden laten zien dat investeren in technologie een reële optie is om verwachte groei aan te kunnen.

Reageer op dit artikel