blog

Wie durft er NEE te zeggen tegen SAP?

Supply chain

Wie durft er NEE te zeggen tegen SAP?

“Een opzienbarende titel voor deze blog, dat begrijp ik. Laat ik allereerst de achtergrond ervan uitleggen.” Roy Lenders benoemt hier vier ERP-mythes die, volgens hem, interne IT-afdelingen onterecht aanhalen. Durft u nee te zeggen?

Al meer dan 20 jaar voer ik pakketselecties en IT-strategieprojecten uit bij bedrijven. Veel van deze trajecten waren rondom ERP-pakketten. Ik denk dat ik in deze periode betrokken ben geweest bij meer dan 150 ERP-selectietrajecten. Ik geloof dus terdege in het belang en de rol van ERP-pakketten binnen het bedrijfsleven. Echter, deze rol is gebaseerd op het belang en de rol van ERP-pakketten in de cross-functionele administratieve processen binnen bedrijven.

ERP uitgebreid qua functionaliteit

De laatste 10 jaar zijn de meeste ERP-pakketten in de breedte uitgebreid qua functionaliteit. Aangezien veel bedrijven de kern ERP-functionaliteit (bijvoorbeeld van SAP) reeds gekocht hadden, probeerden de softwarebedrijven hun omzet op peil te houden door ook softwarecomponenten rondom de ERP-kern te gaan verkopen. Voorbeelden hiervan zijn WMS, planning, e-procurement/SRM, CRM, HR, consolidatie en BI-softwarecomponenten.

Deze uitbreiding van scope werd sterk gepushed door de softwareleveranciers, implementatiepartners (die inmiddels allemaal stuk-voor-stuk sterk afhankelijk waren van SAP of andere ERP-pakketten gerelateerde implementatie omzet) maar met name ook door de interne IT-afdelingen binnen bedrijven. Deze interne IT-afdelingen hadden power gekregen door de komst van de ERP-systemen. Vroeger waren het vaak ondersteunende IT-afdelingen maar door de komst van ERP kregen deze IT-afdelingen meer macht en kregen ze een zwaardere rol in bedrijfsprocessen. Soms werd de IT manager lid van de bedrijfsdirectie en vaak kregen de IT-afdelingen een soort veto-recht ten aanzien van de keuze van nieuwe IT-systemen. Dit laatste was ook nodig om ervoor te zorgen dat alle bedrijfsafdelingen ook daadwerkelijk de kern ERP-functionaliteit gingen gebruiken in plaats van alternatieve eigen oplossingen.

Vier ERP-mythes ontkracht

De power van de interne IT-afdelingen werd de afgelopen 10 jaar doorgezet naar andere functionaliteitsgebieden die niet behoren tot de kern van het vroegere ERP. En voor deze nieuwe functionaliteitsgebieden kun je je afvragen of het wel de goede keuze is om ook daarvoor SAP (of andere ERP) software in te zetten. Vaak worden daarvoor door de interne IT-afdeling de volgende argumenten aangehaald:

  1. Meedraaien op dezelfde hardware
    Het kan gewoon meedraaien op dezelfde hardware en daardoor is minder support benodigd. Dit is gewoon een mythe. Vrijwel alle nieuwe SAP-functionaliteiten (zoals BI, CRM, WMS, APS etcetera) draaien op aparte hardware servers. In theorie is het wellicht mogelijk om de nieuwe software functionaliteit op dezelfde hardware te draaien als het basis ERP-systeem maar er is vrijwel geen enkele live implementatie waar dit ook daadwerkelijk gebeurt. Dit heeft gewoon te maken met performance redenen. Theoretisch kun je overigens applicaties van derden ook laten draaien op dezelfde hardware als het SAP ERP-pakket dus dit argument is ook niet onderscheidend ten aanzien van de keuze tussen SAP of andere pakketten.
    Vaak zie je zelfs dat de hardware eisen die door deze SAP-componenten gesteld worden hoger zijn dan de hardware eisen van vergelijkbare applicaties van derden. In concrete pakketselectie trajecten zie je dus ook vaker dat in de daadwerkelijke vergelijking van kosten, de hardware kosten bij applicaties van derden lager zijn dan bij de vergelijkbare SAP-component.
    .
  2. Standaard geïntegreerd met bestaande systeem.

    Het is standaard geïntegreerd met ons bestaande SAP ERP systeem. Ja, er zijn standaard templates die het SAP ERP deel integreren met de nieuwe SAP-componenten. In de praktijk echter zijn deze integraties niet helemaal compleet, moet er vaak extra voor betaald worden en moeten er zeer vaak aanpassingen aan plaatsvinden. De vereiste aanpassingen aan deze standaard “interface templates” zijn, door de complexiteit van SAP, vaak duurder dan een interface bouwen tussen SAP en een externe applicatie (tip: leg de complexiteit in de interface dan altijd aan de kant van de externe applicatie, dit is goedkoper).
    .
  3. Goedkoper dan nieuwe oplossing

    Het is over de breedte gezien goedkoper dan een nieuwe externe software oplossing; ook dit is een mythe. Ik maak zelden mee dat zo’n ERP gerelateerde add-on applicatie goedkoper is dan een externe applicatie van derden. Zowel de hardware, software als implementatie kosten zijn namelijk in de praktijk vaak duurder. Het enige wat je soms ziet is dat de software licentie vaak al “verkocht” is als onderdeel van de package deal die het hele bedrijf met SAP of de andere ERP leverancier heeft afgesloten. Ik heb wel eens meegemaakt dat er een selectietraject liep (getrokken door de business) voor een WMS of Planning pakket en vervolgens de IT baas afzonderlijk besloot om het WMS of Planning pakket van SAP maar alvast te kopen (zonder overleg). Maar de software licenties zijn meestal maar circa 20% van de totale IT kosten gerelateerd aan zo’n oplossing, en de “virtuele” besparing op de software licenties wordt dan ook meestal ruim teniet gedaan door de hogere kosten aan de hardware en implementatiekosten kant.
    .
  4. Spaghetti van IT-infrastructuur vereenvoudigen

    We proberen de spaghetti van onze IT infrastructuur te vereenvoudigen; een argument dat vaak genoemd wordt. Feit is echter dat veel bedrijven met enorme investeringen in ERP infrastructuur er inmiddels achterkomen dat een spaghetti van ERP omgevingen en componenten (van dezelfde software leverancier) net zo moeilijk en wellicht wel moeilijker te beheren is dan een spaghetti van software componenten van allerlei verschillende leveranciers.

Zoals gezegd hebben ERP-pakketten zeker veel voordelen voor de bedrijven die ze gebruiken. Maar het gaat dan met name om de core ERP-functionaliteit. De laatste 10 jaren heeft de SAP of ERP invloed in veel bedrijven de macht gehad en veel te veel invloed gehad. Dit heeft niet perse tot betere beslissingen geleid dan wel tot een gewenste vereenvoudiging van de IT-infrastructuur. Ik pleit er daarom voor dat de business weer een veel grotere rol neemt en claimt in IT-besluitvorming. Dit zie je inmiddels ook al gebeuren in veel bedrijven die moe zijn van de never-ending ERP implementatie golf. Veelal ook onder druk van de flexibele open-source software golf die in de online wereld momenteel rond raast.

Durf jij NEE te zeggen tegen SAP?

Serie Supply Chain Trendwatch

Wat gebeurt er in de wereld en welke invloed heeft dit op supply chains? De blogs in deze serie ‘Supply chain van de toekomst trendwatch’ worden mogelijk gemaakt door een samenwerking tussen Fontys Hogescholen en Districon Management Consultants.
Reageer op dit artikel