blog

Stappenplan voor een robuust logistiek netwerk

Supply chain

In het artikel ‘Waaraan herken je een robuust logistiek netwerk?’ ontrafelden Monique van den Broek en Jan van Doremalen de kenmerken van een robuust logistiek netwerk. In dit tweede artikel beschrijven Marnix Zoutenbier en Jan van Doremalen hoe je zo’n netwerk opzet én in stand houdt. Een stappenplan…

Stappenplan voor een robuust logistiek netwerk

Samengevat betekent robuust: bestand tegen grote en kleine schokken en veranderingen. Eén ding weten we zeker: de wereld van morgen is anders dan die van vandaag en we weten niet precies wat die verandering zal zijn. Onzekerheid is een fact of life waar we mee zullen moeten leren leven. Gelukkig hoeven we niet helemaal te berusten in ons lot en kunnen we ons proactief wapenen.

 

Steeds vaker wordt rekening gehouden met enigszins voorspelbare zaken als fluctuaties in de vraag en niet altijd even betrouwbare leveranciers. Minder gebruikelijk is het echter om deze keuzes te toetsen aan bijvoorbeeld stijgende transportkosten, stijgende lonen in China, onzekerheid over groei of krimp in bepaalde markten, overstromingen, een financiële crisis of een politieke omwenteling. Een robuust netwerk doet het niet alleen goed bij kleine schommelingen, maar reageert ook adequaat als de omstandigheden echt veranderen of als onvoorziene calamiteiten optreden.

Stappen op weg naar een robuust logistiek netwerk

De stappen om tot een robuust netwerk te komen en het te behouden zijn:

(1) bepaal de strategische context waarin je moet werken,

(2) ontwerp je fysieke logistieke netwerk met concrete eisen voor robuustheid,

(3) richt al je logistieke processen in met oog voor robuustheid,

(4) zorg ervoor dat je de juiste mensen hebt en

(5) zet een feedback mechanisme op.

 

Stap 1. Robuust binnen de strategische context

Zinvol werken aan een robuust logistiek netwerk moet altijd gebeuren binnen de context van een bedrijfsstrategie die richting geeft en prioriteiten stelt. Wat is het productportfolio? Hoe kiezen we leveranciers? Wat zijn onze markten en waar willen we groeien? Welke service bieden we de klanten aan? Kortom: wat voor een bedrijf willen we zijn? Dergelijke strategische keuzes en eventueel afgeleide prestatiematen dienen als input voor het ontwerpproces en als toetssteen voor het resultaat.

 

Stap 2. Robuust door ontwerp

In het vorige artikel hebben we voorbeelden van onzekerheden genoemd. Het is belangrijk om de onzekerheden die in de ontwerpfase meegenomen moeten worden expliciet te maken. Netwerkontwerpen worden in goed gedefinieerde scenario´s vergeleken op prestaties en kosten onder normale en afwijkende omstandigheden. In het derde artikel laten we zien hoe je de onzekerheden kunt meenemen in de bepaling van je netwerkontwerp.

 

Zo kan een ontwerp met meerdere kleine magazijnen duurder zijn onder normale omstandigheden vanwege een minder efficiënte operatie en hogere voorraden. Het maakt echter een goede leverbetrouwbaarheid makkelijker dan er onverwachte problemen optreden in het transport, bij veranderende marktomstandigheden, of bij technische of organisatorische problemen in een van de magazijnen. Tevens stijgen de kosten in een ontwerp met meerdere magazijnen minder snel wanneer de transportkosten drastisch stijgen.

De strategische keuze voor een goedkope Aziatische en een duurdere tweede Europese leverancier kan leverproblemen en daarmee slechte beschikbaarheid van producten voorkomen. Een alternatief is het definitief verpakken of samenstellen van de producten dicht bij de markt. Dan hoeven alleen de basisproducten of de componenten op voorraad te worden gehouden en kan een gedifferentieerd productpakket op order worden gemaakt.

 

Stap 3. Robuust door procesinrichting

Naast het fysieke ontwerp van het systeem, moeten ook de werkprocessen binnen dat ontwerp worden vastgelegd. Het gaat hierbij om de inrichting van alle processen die te maken hebben met de aansturing en uitvoering van de logistieke operatie. Deze processen moeten ingericht zijn met het oog op een vlekkeloze en beheerste uitvoering. Welke beslissingen moeten worden genomen? Welke handelingen moeten worden verricht? Wie doet wat en wanneer? Welke informatie en ondersteuning is daarbij nodig? Met wie wordt overleg gepleegd en wie moet worden geïnformeerd? De robuustheid wordt ondersteund door het inbedden van operationele procesbeheersing en het initiëren van een cultuur van continu verbeteren door bijvoorbeeld lean six sigma.

 

Stap 4. Robuust door mensen

Misschien wel de belangrijkste voorwaarde voor een robuust logistiek netwerk: de juiste mensen op de juiste plek. De beste verzekering voor een robuust netwerk zijn goed geschoolde en gemotiveerde mensen op elk niveau van de organisatie en in elke schakel van de keten. Betrek daarom iedereen bij de opzet en inrichting van de processen. Dit creëert eigenaarschap en daarmee motivatie. Bovendien helpt het de aanwezige kennis en ervaring van operationele mogelijkheden en onmogelijkheden mee te nemen. Het is daarnaast belangrijk helder te hebben wie je bij elkaar moet roepen als er een calamiteit optreedt: bedenk van tevoren wie je in een effectief crashteam zou willen hebben. Eventueel afhankelijk van het soort en de plaats van de calamiteit.

 

Stap 5. Robuust door terugkoppellussen

Als je op deze manier je ontwerp getoetst hebt tegen onzekere omstandigheden en je met je medewerkers goede werkprocessen hebt vastgelegd, heb je een uitstekend startpunt voor een beheersbare logistieke keten die tegen een stootje kan. Echter, om de robuustheid van het netwerk op de langere termijn te garanderen is het absoluut noodzakelijk aandacht te besteden aan een regelmatige evaluatie van ontwerp en inrichting, en de borging van de uitvoeringsprocessen. Daarvoor zijn terugkoppellussen nodig die in alle lagen en op alle plekken in de organisatie veranderende omstandigheden en/of prestaties signaleren en laten opvolgen. Omdat geen twee dagen hetzelfde zijn, is het wel zaak om de normale van dag tot dag variatie te onderscheiden van serieuze veranderingen en alleen bij die laatste actie te ondernemen.

 

In onze praktijk zien we dat deze terugkoppellussen (als ze er überhaupt al zijn) meestal via managementrapportages geregeld zijn. Mits goed opgezet heeft dit zeker voor de herkenning van trendmatige structurele veranderingen waarde. Maar voor operationele issues is de tijd die verstrijkt tussen verandering en signalering vaak te lang en is de terugkoppeling naar de operatie te omslachtig. Dan is een directe terugkoppeling veel effectiever.

 

Samenvattend

We hebben laten zien hoe een robuust netwerk ontworpen kan worden en hoe het robuust kan blijven. Samenvattend klinkt het als een open deur: ontwerp netwerk en processen op basis van wat je kunt voorzien en voorkomen, zorg dat wat je niet kunt zien/voorkomen door professionele en goed gemotiveerde mensen wordt opgevangen, behoud de mogelijkheid het ontwerp of de processen aan te passen. In de praktijk blijkt het echter een hele uitdaging om zo ver te komen.

 

In het volgende en laatste artikel van dit drieluik laten we aan de hand van een concreet voorbeeld zien hoe kwantitatieve methoden en modellen gebruikt kunnen worden om te ondersteunen bij het aangaan van die uitdaging.

 

Mede-auteur van bovenstaand artikel: Jan van Doremalen

 

Reageer op dit artikel