blog

Nieuwe werken: laat anderen uw administratie doen

Supply chain

Nieuwe werken: laat anderen uw administratie doen

Het nieuwe werken zou alles anders maken, zo beloofde de marketingcampagne. Maar het concept blijkt alleen handig voor thuiswerkers, die niet meer in de file willen staan. Met een mooie, maar gedesintegreerde werkplek aan huis in plaats van op de zaak. Daar blijft het bij.

Teleurstellend, want we hebben wel degelijk behoefte aan een andere methode van werken. Alle ingrediënten voor het ‘echte’ nieuwe werken bestaan al. De tijd is rijp om ze samen te brengen.



Bekijk nog eens de bedrijfsfoto’s uit de jaren negentig. Kijk naar de bureaus. Naar de groene characters op diepe beeldbuizen, rekenmachines ernaast, grote telefoons, alles zwaar bekabeld en overal stapels papier. Ondenkbaar om nu op die manier efficiënt te kunnen werken. Toch kijken we over een paar jaar net zo terug op onze werkplek anno 2012. Hopeloos verouderd en verre van productief.

Klant- en supply chain vriendelijk
De informatierevolutie gaf ons een fraai intern applicatielandschap, de communicatierevolutie bracht ons mobiele telefonie en internet. Maar totale integratie van die twee is nog ver te zoeken. Informatie en communicatie zijn een Siamese tweeling, want wat moet je met informatie als je deze niet kunt delen en wat valt er te communiceren als het nergens over gaat?

De meeste interne inefficiënties bij bedrijven zijn er nu wel uitgemanaged onder druk van de economische crisis. De grote winst ligt nu in samenwerking in de keten. De bedrijfscultuur en ook de ICT-systemen moeten socialer. Bedrijven werken traditioneel van binnen naar buiten en dat is aan het kantelen. Zeker nu supply chain afstemming de snelste weg is naar meer rendement. Niet alleen klantvriendelijk, maar ook supply chain vriendelijk. Van buiten naar binnen gaan denken. Klanten, toeleveranciers en partners zijn gebruikers op uw systeem geworden. Ze willen niet meer langs een receptioniste en een secretaresse om de commercieel manager te spreken. Ze willen via internet zelf op ieder moment van de dag tarieven op kunnen vragen en communiceren. En omdat toch iedereen van ’s ochtend vroeg tot ’s avond laat online is via verschillende mobile apparaten, kun je ook buiten kantoortijden communiceren als dat nodig is.

 

Meer tijd voor afstemming

Komende jaren gaan informatiesystemen een sociaal karakter krijgen. Social business oplossingen gaan niet alleen de productiviteit sterk verbeteren, maar maken organisaties ook commerciëler, omdat er meer tijd is voor afstemming en overleg. Het diagram geeft aan hoe een sociaal logistieke toepassing zou kunnen gaan werken.

 

Zie beeld onderaan: Voorbeeld van een vergeven transportopdracht die wacht op een juist CMR gewicht, zodat de status bijgewerkt kan worden en het facturatieproces kan worden gestart

 

Hoe gaat dat nu in zijn werk?

U stuurt een e-mail naar de vervoerder. U gaat van uw TMS naar uw e-mailpakket, zoekt de contactpersoon, schrijft de transportopdrachtreferentie uit en vraagt naar het betreffende gewicht. Dan gaat u wachten op antwoord. Als het te lang duurt, gaat u bellen. Ook dit adresboek is vaak niet geïntegreerd, dus u zoekt het telefoonnummer en belt op. Nu maar hopen, dat de persoon bereikbaar is en dat u niet hoeft terug te bellen. Uiteindelijk stuurt hij het gewicht op per mail, u opent de mail, zoekt in uw TMS de juiste transportorder op en completeert de zendingsgegevens. Pas dan kan de facturatie starten.

 

Hoe over een paar jaar?

U heeft slechts één enkel scherm voor u, waarin bij iedere transportorder de foto’s met de online status van alle betrokkenen die te maken hebben met de specifieke order, bij elkaar staan. Dit is de sociale business omgeving met betrekking tot deze specifieke transportorder. Vervoerder, leidinggevende, klant, douane, allemaal zijn ze online benaderbaar. Contactpersonen zijn benaderbaar, net als in bekende sociale media als Facebook, LinkedIn, Twitter of Skype gebruikelijk is. Een bericht naar een vervoerder krijgt automatisch alle ordercontext mee. Als de vervoerder een antwoord geeft, zal dit zonder tussenkomst van de gebruiker in het TMS verwerkt worden om de facturatie te starten. Ieder relevant contactpersoon kan meekijken met de workflow van de transportopdracht waar u mee bezig bent. Loopt u naar de volgende transportopdracht, dan zal de hele sociale wereld wijzigen.

 

Meedoen of achterblijven

Met het ‘echte’ nieuwe werken is de supplychainefficiëntie drastisch te verbeteren. Net als bij veranderingen in het verleden, mogen we rekening houden met een verdubbeling van de productiviteit. En net als toen zal een deel van de logistieke bedrijven achter de feiten aan lopen en veel te laat deze vernieuwing omarmen. Net als dat er in begin jaren negentig op sommige bureaus nog grote Adler typemachines stonden en net zoals nu sommige bedrijven nog volop met een fax en excel werken. Los van wat uw klanten en toeleveranciers ervan vinden, denk ik dat je wel heel rijk moet zijn om nog langer op de huidige manier te blijven werken.

Bij het ‘echte’ nieuwe werken doen meerdere personen door de keten heen mee aan uw administratieve proces zonder dat hen dat extra werk kost. Maar het gaat u wel veel tijd besparen en dat resulteert in verhoogde interne efficiëntie. Mocht u nog niet toe zijn aan ‘het nieuwe werken’ zoals Microsoft dat voorstelt, dan stel ik voor deze methode over te slaan en direct over te gaan op ‘het echte nieuwe werken’.

 

En uiteraard kunt u altijd werken waar u wilt. Zelf ben ik geen thuiswerker, want voor mij is het heel productief om buiten kantoortijden met de auto in de file te staan. Ik bel, ik denk en neem beslissingen zonder dat iemand mij stoort. Heerlijk! Tijd voor reflectie. Want straks kom ik thuis en moet ik weer van alles…

 


Dit artikel verscheen eerder in Logistiek Magazine november 2012

Reageer op dit artikel