blog

Kan een logistiek manager een ERP-implementatie managen?

Supply chain

ERP-implementaties vormen een belangrijke klasse van logistieke veranderingsprojecten. Een goede projectmanager daarbij is wezenlijk. Natuurlijk moet de logistieke manager een ERP-implementatieproject managen. Maar kan hij dat ook?

Kan een logistiek manager een ERP-implementatie managen?
ERP implementatie

Het is ondertussen zo’n 10 jaar geleden dat ik enkele dagen optrok met Stefan van Aalst, toen nog verbonden aan het Goldratt Institute in Den Haag. Ik wilde mijn beeld verbreden waarom het implementeren van een ERP-pakket vaak zo’n moeizaam proces is. Wat ik als kern heb meegenomen van die dagen is ‘The minimum you need, is the maximum you get’. Een aardige manier om de scope discussie scherp te houden.  

 

Een nieuw systeem implementeren is een zwaar verandertraject en na de go-live heb je een behoorlijke periode van inschommelen. De logistiek manager is voor mij bij dit soort processen en implementaties de spil. Zij/hij kan als geen ander beoordelen waar de ondergrens van ‘The minimum you need’ ligt.

    

De sleutel voor twee belangrijke voorwaarden voor een succesvolle ERP-implementatie ligt bij de logistiek manager:

    

1) Verlaag de complexiteit

Accepteer het gekozen pakket zoals het is, ga niet verlangen dat er maatwerk ontwikkeld wordt. Dit leidt altijd tot meer verstoring, meer testwerk, langere doorlooptijd en vaak niet tot een echte verbetering. Ga eerst met de standaard aan de slag, accepteer dat het op sommige plaatsen iets minder efficiënt gaat en ga pas na minimaal 3 maanden kijken of er inderdaad echt maatwerk nodig is.

 

2) Ban de Excel-planlijsten uit

Ban na de go-live de Excel planning uit. Er is nu een systeem dat je ondersteund en waar je op moet kunnen bouwen. Heb vertrouwen dat de informatie die je nodig hebt om te plannen en te sturen er goed uitkomt. Vaak is de behoefte voor Excel ingegeven door een kennisachterstand over het systeem of – nog erger – het ontbreken van kennis over standaard logistieke concepten.

    

Een derde belangrijke voorwaarde voor een succesvolle ERP-implementatie is:

 

3) Maak de beste mensen vrij

Zorg er voor dat de beste mensen uit je logistieke organisatie een belangrijke rol gaan vervullen in het project en minstens voor 60 procent vrijgemaakt worden van hun dag dagelijkse operatie. Stel dezelfde eis aan je collega’s.

     

Deze voorwaarde is eenvoudig te formuleren, maar altijd moeilijk te realiseren. Logistieke kennis en ervaring helpt daar niet bij. Het gaat hier om persoonlijke vaardigheden. Voor het blijvend  beschikbaar en gemotiveerd houden van de juiste mensen heb je nog andere persoonlijke vaardigheden nodig.

  

Hoe zorg je ervoor dat de medewerkers van zowel de leverancier, de mogelijke implementatie partner en de eigen interne teamleden als één team gaan opereren? Hoe los je conflicten die zonder meer gaan optreden tijdens het project op, welke vaardigheden komen daarbij om de hoek kijken? Het gaat om het volgende:

    

1) De intentie hebben om samen te werken

Niet star of defensief zijn en je inzetten voor bedrijfsbreed succes, rekening houdend met alle interne en externe relaties.

    

2) Oprecht zijn    

Een klimaat creëren waarin mensen eerlijk en open zijn zodat ze zich veilig genoeg voelen in moeilijke situaties en de risico’s die ze zien durven in te brengen.

 

3) Eigen verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid nemen voor de gevolgen van je eigen handelen en vooral ook van je niet-handelen. Voor het niet-handelen levert vaak forse problemen op bij een verandering zoals de overgang naar een nieuw systeem.

 

4) Je van jezelf bewust zijn en je bewust zijn van anderen

Jezelf en anderen goed genoeg kennen zodat je in staat bent lastige relaties te onderzoeken en ook de lastig te bespreken zaken op tafel te leggen. Projecten zij mensenwerk en alles wat "onder het oppervlak" meespeelt drukt zijn stempel op de openheid en dus de kwaliteit.

   

5) Problemen oplossen en onderhandelen

De ‘Interest-Based’-benadering gebruiken om te onderhandelen bij conflicten die onvermijdelijk in elk project ontstaan. Ga uit van belangen en niet van posities. Het verkennen van de belangen van de betrokken partijen tijdens een conflict creëert meer oplossingsmogelijkheden dan het botweg vasthouden aan je eigen voorkeursoplossing, het innemen van een positie.

  

De logistieke manager is belangrijk voor een ERP-project. Maar als hij/zij deze vaardigheden niet heeft is het beter het ERP-projectmanagement aan iemand anders over te laten. Dan maar wat minder logistieke kennis en ervaring in het project management. De vraag is dan natuurlijk wel hoeveel inspraak de logistiek manager nog heeft bij het bepalen van de ondergrens van "The minimum you need". Te hopen is daarom dat de  logistieke manager deze vaardigheden sowieso al bezit? 

Reageer op dit artikel