blog

Waarom kun je niet plannen met ERP?

Supply chain

Eigenlijk is het tijd dan iemand naar de reclamecodecommissie loopt en klaagt over de P van ERP. Van Enterprise Resource Planning is namelijk geen sprake, stelt Walther Ploos van Amstel. Waarom kun je eigenlijk niet met plannen met ERP?

Een logistiek netwerk mag nog zo slim zijn bedacht, planning en besturing maken dat het netwerk ook echt effectief en efficiënt opereert. Goederenstromen worden steeds complexer door uitbesteding, globalisering, verdienstelijking van producten en steeds kortere productlevenscycli. Daarmee wordt het steeds moeilijker de goederenstromen naadloos op elkaar te laten aansluiten. Dat vereist volledige transparantie. En dat vergt weer ICT die dat ondersteunt. Veel bedrijven denken dat dat lukt met ERP… maar, ze komen van een koude kermis thuis.

 

 Philips Lighting heeft de voorraad in de supply chain gereduceerd van 16,8 tot 15,5 procent van de omzetwaarde. De daling is het resultaat van een verschuiving van push naar pull.

Philips Lighting zegt erover op Logistiek.nl: "Voortaan bepaalt de sales & operation planning wanneer de fabrieken aangaan, niet wanneer ze uitgaan."

 

Logistiek gaat over goederenstromen. Bijvoorbeeld de TomTom’s die vanuit fabrieken in China hun weg vinden naar de consument, bakstenen die van de producent naar de bouwplaats gaan, kapotte iPhone’s die klanten voor reparatie terugbrengen naar Mediamarkt en wanneer Bol.com de favoriete games thuis aflevert. Soms gaat het daarbij om een harde goederenstroom. Maar, steeds vaker gaat het daarbij ook om een zachte gegevensstroom, zoals de jan Smit fan die zijn favoriete tracks koopt in de iTunes store. En de combinatie van die twee, zachte en harde, stromen bepaalt of UPC uiteindelijk ‘beeld en geluid’ geeft.

 

Juist vandaag met steeds veranderende individuele klanteneisen, elke keer meer nieuwe producten en combinaties van diensten, die steeds sneller op de markt worden gelanceerd, en de noodzaak om de kosten in het bedrijf zo laag mogelijk te houden, is logistiek een krachtig wapen om de positie van een bedrijf te versterken.

 

Wereldwijde goederenstromen

Om te kunnen concurreren moeten bedrijven flexibel en snel kunnen inspelen op de steeds hogere klanteisen. Samenwerkingsverbanden, nauwe contacten met toeleveranciers, logistiek dienstverleners, afnemers en fabrieken die voor de hele wereld produceren zijn aan de orde van de dag. Er zijn steeds meer mogelijkheden om in te kopen of te laten produceren op wereldwijde inkoopmarkten. Bedrijven besteden niet-kernactiviteiten als transport, logistiek en soms zelfs productie, uit aan gespecialiseerde bedrijven.

 

Complexe goederenstromen vergen slimmere planning en besturing

Het wordt steeds moeilijker goederenstromen naadloos op elkaar te laten aansluiten. Assortimenten groeien, productlevenscycli worden korter, producten worden complexer, de klant verwacht meer service bij de levering van het product en producten worden in verre regio’s geproduceerd. Dat vereist een nauwkeurige planning en besturing en een volledige transparantie van die logistieke keten.

 

ICT moet die planning en besturing ondersteunen!

Geen enkel gebied ontwikkelt zo snel als de informatie en communicatietechnologie (ICT). En ICT wordt zoveel leuker. Wie sport er niet met de Nintendo Wii, chat met zijn vrienden via Facebook, gamet met een XBox, luistert de meest actuele podcasts op zijn iPod, kijkt clips op YouTube, volgt zijn mail op de iPhone, gebruikt zijn Privium-pas bij de irisscan op de luchthaven of maakt stiekeme afspraakjes met Olllo-bluetoothdating? Al die nieuwe snufjes om sneller de juiste gegevens uit te wisselen en beter te communiceren lijken volledig aan de logistiek te zijn voorbij gegaan…

 

Snelheid van informatie

Het verkrijgen van de juiste informatie uit het logistieke netwerk om daarmee optimale beslissingen te kunnen nemen is niet eenvoudiger. Een voorbeeld: een klant belt met de vraag of nog voor het einde van deze week een order van 100.000 stuks van product X kan leveren. Aangezien het een belangrijke klant is, moet er alles aan gedaan worden om deze order uit te kunnen leveren op het tijdstip dat de klant vraagt. De bedrijf moet direct antwoorden wat de leveringsmogelijkheden zijn, anders plaatst de klant zijn order bij de concurrent. Dit vereist volledige en actuele zichtbaarheid van de gehele keten, maar ook slimme functionaliteit voor planning en besturing.

 

Logistieke eisen

Benodigde functionaliteit

Koppelen van commerciële en logistieke plan

Optimaliseren

Totale supply chain transparant

Inzicht in beschikbare capaciteiten

Simuleren

 

Demand management

Operations research

Super-MRP voor de supply chain

Capable-to-promise informatie (CTP)

Business preference rules

Simulatie mogelijkheden

 

 

Koppelen van commerciële en logistieke plan

Voorraden zijn het ‘elastiek’ tussen de schommelingen in de vraag van klanten en de (on)mogelijkheden van de leveranciers of het eigen productieproces. Als je dat elastiek weghaalt, om werkkapitaal te besparen, dan koppel je de schakels in de logistieke keten een-op-een aan elkaar. Dat vereist een nauwkeurige planning en besturing van aan de ene kant de vraag van klanten en andere kant het aanbod èn volledige transparantie van die keten. Transparantie betekent dat je precies weet waar de voorraad zit, wat de actuele vraag van klanten is en wat de vraag van klanten wordt in de komende dagen of zelfs uren.
   

Vraagvoorspellingen maken is nuttig en nodig. Die informatie is nodig voor het plannen van capaciteiten, onderdelen met lange levertijden en de verwachte kasstromen. Toch komen die plannen maar zelden uit. De harde werkelijkheid is er een van grote onvoorspelbaarheid. Elk ERP biedt eindeloze mogelijkheden voor vraagvoorspelling op basis van toch vooral historische verkoopgegevens.
 

ERP-systemen staan zwak in het volgen van de realisatie van de vraagvoorspelling op klantniveau; ‘demand management’. Als je tijdig de afwijkingen in de realisatie onderkent, dan zijn er nog mogelijkheden om bij te sturen. Aan het einde van periode ben je per definitie te laat. Dan rest enkel nog het zinloze gekibbel over de ‘forecastaccuracy’. Daarom is het nodig de realisatie van de vraag op klantniveau van dag tot dag te volgen.

 

Optimaliseren van de planning

Elke productiemanager weet dat zijn proces een optimale productievolgorde kent. Als je verf produceert, dan start je met de lichte kleuren, maakt dan de donkere kleuren en je eindigt met zwart. Dan heb je de minste instelverliezen. Helaas, ondersteunen ERP-systemen deze optimale volgordes niet. Orders worden in ERP, in beginsel, wie-het-eerst-komt-die-het-eerst-maalt, verwerkt. Daarom werken de meeste bedrijven met aanvullende schedulingsoftware voor de fijnplanning.

   

Planning en besturing bij verfproducent Sigma

Sigma is producent van verf en lak. Het bedrijf opende een moderne fabriek. De processen zijn sterk geautomatiseerd. De fabriek is een bottleneckcapaciteit en de capaciteitsplanning van de nieuwe fabriek is echter kritisch. Ook de personele planning is kritisch. De installaties kunnen alleen door goed opgeleide en ervaren mensen worden bediend. Sigma heeft daarom bij het in gebruik nemen van de fabriek een ander systeem voor de capaciteitsplanning ingevoerd.
  

Sigma maakt geen vraagvoorspelling voor alle eindproducten. Bij vele duizenden eindproducten is dat te ingewikkeld en te onbetrouwbaar. In plaats daarvan wordt een vraagvoorspelling gemaakt in liters per verfsoort. Van de diverse verfsoorten is bekend in welke productietanks ze moeten worden aangemaakt en hoeveel uur de aanmaak van een hoeveelheid van een bepaalde verf kost. Met deze gegevens kan een globale planning worden gemaakt van de benodigde tankcapaciteit. Complexer is echter de planning van de capaciteit voor de vullijnen. Dit zijn de lijnen waarop de blikken worden gevuld. Als grote blikken worden gevuld is de productie in liters per uur veel groter dan wanneer kleine blikken worden gevuld. Een capaciteitsplanning heeft dus geen waarde als de blikgroottes niet bekend zijn. Het is echter ondoenlijk om alle afzonderlijke blikjes voor iedere verf apart te plannen.
 

Sigma houdt per verfsoort bij hoe in het voorgaande jaar de gemiddelde procentuele verdeling over de blikmaten was. De afdeling verkoop is in staat om te voorspellen of dit gemiddelde zal veranderen per verfsoort. Deze prognose samen met de voorspelling van het totaal aantal liters per verfsoort kan worden omgerekend in een capaciteitsbehoefte in uren voor elke afvullijn. Alleen voor de korte termijn wordt een gedetailleerd productieprogramma gemaakt voor elke verf in elke kleur. In dat programma wordt rekening gehouden met het minimaliseren van de omsteltijden op de afvullijnen en optimale productievolgordes. Na de invoering van het systeem komen onverwachte capaciteitstekorten en leverproblemen niet meer voor.

* Ontleend aan De Vaan, Van Assen en Ploos van Amstel – Supply chain management voor managers (Kluwer, 2009)

 

Totale supply chain transparant

Meer dan 60 procent van het primaire proces is vandaag uitbesteed. Vreemd is dat ERP-software de toeleverende en dienstverlenende schakels in de keten beschouwt als ‘black box’, terwijl de capaciteit van de leveranciers wel eens een bottleneck zou kunnen zijn. Je maakt dan zelf een perfect plan, doet toezeggingen aan klanten en uiteindelijk laten de leveranciers je in de steek. Eigenlijk wil je de totale supply chain in een keer kunnen plannen, inclusief alle partners. Op z’n best wisselen de ERP-systemen gegevens over concrete, harde inkooporders uit met EDI, maar dat is natuurlijk geen planning.

 

ERP-systemen bieden een oplossing voor de fragmentatie van informatie binnen één bedrijf, maar niet voor de ondersteuning van supply chain planning (SCP). In de afstemming tussen de schakels van een keten faalt ERP als bedrijfsintern systeem. Aanvullende functionaliteit is nodig.
 

SCP-systemen staan ook bekend onder de naam Advanced Planning (and scheduling) Systems (APS). APS haalt actuele informatie uit de logistieke keten om hiermee een uitvoerbare planning te berekenen die resulteert in een snel en betrouwbaar antwoord naar de klant. Het is met APS mogelijk om de klant binnen seconden antwoord te kunnen geven op de vraag.

  

Werken met meerdere aggregatienievaus

Planning met ERP gaat in detail; elk artikel (SKU), elke week, voor elke productielijn. Dat kan niet anders, omdat ERP systemen zijn gebaseerd op de MRP-technieken uit de jaren 70 van de vorige eeuw. De Bill-of-Material (BOM) en de Bill-of-Labor sturen de planning. De langste doorlooptijd in de BOM is meteen ook de planningshorizon waarop je in detail de planning moet vastleggen. Vele weken, en soms vele maanden, vooruit; ‘push’. Dat werkt alleen in hele stabiele markten. Niet in dynamische markten en al helemaal niet in service-omgevingen.

  

Hiermee plannen ERP-systemen ook alle flexibiliteit, die er in productie en distributie is, weg. Het is beter om eerst een grove planning te maken, tactisch, op het niveau van de productfamilie, één of enkele weken vooruit èn over alle productie- en distributielocaties heen, rekening houdend met de (on)mogelijkheden van de partners in de keten. En dan pas op de hele korte termijn, van uur-tot-uur, de fijnplanning op artikelniveau. De ‘beste’ kosten in de keten bereik je met die grove tactische planning, net als in het voorbeeld bij Sigma. De uiteindelijke leverbetrouwbaarheid haal je met die finale, operationele, fijnplanning op basis van de laatste cijfers over de echte vraag; ‘pull’. Planning op meerdere aggregatie niveaus wordt niet ondersteund met ERP. En dan maak je met planning meer kapot dan je lief is.

 

Capable-to-promise

Informatie over capable-to-promise biedt de mogelijkheid om beloftes te doen over de levertijd en die ook na te kunnen komen door inzicht te geven in de nog beschikbare capaciteiten in de logistieke keten. ERP-systemen geven alleen een available-to-promise (ATP) op basis van wat er echt op voorraad is. Dat is lastig als je KOOP op maken- of assembleren-op-order ligt en je dus eigenlijk ‘capaciteiten’ verkoopt… In ERP moet je meteen ‘hard’ de capaciteiten koppelen aan de klantenorders. Maar, daarmee plan je alle capaciteit weg. Het toepassen van ERP in klantordergestuurde logistiek is lastig.

 

Simuleren: vergelijke van alternatieve plannen

Veel planners maken maar één enkel plan. Dat plan komt natuurlijk nooit uit. Regeren is vooruitzien. Dan moet de planner wel vooraf hebben bedacht hoe hij gaat reageren. Wat zijn alternatieve leveranciers, in welke locaties ga je produceren en hoe krijg je de producten toch snel bij de klant? Je maakt daarom niet één enkel tactisch plan, maar je maakt meerdere contingencyplannen; wat als de vraag 50 procent van de voorspelling wordt, 100 procent of 200 procent van de voorspelling. De mogelijkheden om meerdere scenario’s te vergelijken op hun gevolgen voor de kasstromen en het werkkapitaal van het bedrijf ontbreken in ERP. Nog mooier zou het zijn als het systeem suggesties geeft hoe bepaalde logistieke bottlenecks het beste kunnen worden opgelost op basis van simpele prioriteitsregels. De eerder genoemde APS-systemen bieden hiervoor wel de mogelijkheden.

 

ICT voor logistiek: ERP en best-of-breed

De verwachtingen over een ERP-systeem zijn vaak hoog gespannen. Men vergeet vaak waarvoor de ERP-systemen eigenlijk zijn bedacht. Dat is namelijk het oplossen van de fragmentatie van informatie in bedrijven, en niet het ondersteunen van de meeste effectieve en efficiënte operationele uitvoering van de logistieke processen. De ERP-systemen bieden niet voldoende functionaliteit om aan alle eisen te voldoen. Meestal worden binnen het ERP-systeem de niet al te complexe wensen vervuld.

 

Naarmate de operationele uitvoering complexer of tijdkritischer wordt verdiend de besturing daarvan afzonderlijke en hoogwaardige ondersteuning. De ERP-systemen worden daarom aangevuld met toepassingen voor de uitvoering van uiteenlopende processen in de logistieke keten (‘Supply Chain Execution‘ – SCE) en toepassingen voor de planning en optimalisatie van de logistieke keten met ‘Supply Chain Planning‘. Bedrijven zoeken naar de ‘beste in zijn soort’-oplossingen, of in goed Engels ‘best-of-breed’), doe voortbouwt op systemen die het bedrijf al heeft. Maar, de innovatie in ICT gaat verder.

 

Situational awareness en sense and respond

De nieuwe buzz in slimme logistiek is ‘situational awareness’. In gewone mensentaal: omgevingsbewustzijn. Dit houdt in dat elke medewerker informatie heeft om zijn of haar situatie beter te kunnen beoordelen en dus beter kan beslissen, sturen en regisseren.
  

Het nieuwe motto daarbij is ‘Sense and Respond Logistics’. Voelen en reageren. De communicatie begint bij de onderdelen van het netwerk en niet bij een centrale computer. Of het nou pakketjes, pallets, containers of vers geplukte rozen uit Afrika zijn: ze geven aan wat ze zijn, hoe zwaar ze zijn, waar ze naartoe moeten en hoe laat ze daar moeten zijn.

 

Situational awareness is niet een scherm vol cijfertjes en lettertjes. Het zijn dashboards en virtuele verkeerstorens, of cockpits, die zichtbaar maken wat er in de wereldwijde goederenstromen gebeurt; visualisering. En met die enorme hoeveelheid informatie moet de logistieke beslisser snel en trefzeker de juiste beslissingen kunnen nemen.

 

Nieuwe technologieën moeten de logistiek nog ‘smarter’ maken. Deze nog ‘smartere’ aanpak vergt vooral veel slimmigheid en denkvermogen vanuit de ICT-sector, die samen met logistici oplossingen uitwerken. Die ‘smarte’ aanpak combineert innovaties in bijvoorbeeld gaming, virtual reality, supply chain cockpits, augmented reality, tele maintenance, agent-based software, spraaktechnologie en natuurlijk een naadloze ICT-snelweg voor al die data. Kom maar op! En zijn de ERP-systemen daarop wel berekend?

 

Reclamecode commissie

Eigenlijk had ik dit artikel ‘Waarom kun je niet plannen met SAP’ willen noemen. Maar, dat is niet eerlijk tegenover de andere leveranciers van ERP-software. Ook zij zijn niet in staat echt te ‘plannen en besturen’. Eigenlijk is het tijd dan iemand naar de reclamecodecommissie loopt en klaagt over de P van ERP. Van Enterprise Resource Planning is namelijk geen sprake.

Reageer op dit artikel