blog

Wel of geen adviseur bij ERP-pakketselecties?

Supply chain

Met de invoering van een ERP-systeem is een behoorlijke investering gemoeid. Om een optimale prijs/prestatieverhouding geleverd te krijgen, moet het selectietraject genoeg aandacht krijgen. Arjen Krom en Vincent Verheul, Magnus Management Consultants, leggen uit wanneer het loont om een externe adviseur in te schakelen en wat zijn bijdrage precies kan zijn.

Inzet van ERP wordt vaak gezien als vervanging van het bestaande systeemlandschap ter verbetering van integratie tussen de verschillende bedrijfsonderdelen. Andere redenen zijn lagere eigendomskosten (onder andere minder licentie-uitgaven en lagere beheerkosten), meer grip op de organisatie en beter kunnen ontsluiten van managementinformatie. Het gaat er niet om de beste oplossing te kiezen, maar degene die het beste bij het betreffende bedrijf past.

 

Blauwdruk bedrijfsprocessen

Vaak wordt vergeten dat een ERP-selectie niet alleen een systeemvraagstuk is, maar vooral een organisatievraagstuk. De invoering van ERP is een goede gelegenheid om verbeteringen in bedrijfsprocessen door te voeren. Het is aan te raden om in aanloop naar de pakketkeuze de belangrijkste toekomstige bedrijfsprocessen vast te leggen in een blauwdruk. Om dit goed te doen, moet u – zonder ‘oogkleppen’ – over de grenzen van de afdelingen heen kijken. Doel is immers een integrale, geautomatiseerde ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Medewerkers moeten bewust worden van het nut om (toekomstige) bedrijfsprocessen en raakvlakken tussen afdelingen te omschrijven. Denk bijvoorbeeld aan het klassieke spanningsveld tussen de afdelingen productie en verkoop. De objectieve houding van een adviseur kan hiertoe bijdragen.

 

Opstellen van systeemeisen

Ook belangrijk zijn een gerichte aanpak en consistente documentatie over de kenmerkende karakteristieken en informatiebehoeften van de organisatie. Koppelen van systeemeisen en -wensen aan (toekomstige) bedrijfsprocessen is eenvoudiger dan het opstellen van een verlanglijst van gewenste functionaliteit. Zo’n verlanglijst is namelijk vaak gebaseerd op de tekortkomingen van de bestaande systemen en werkwijze. Deze blauwdruk vereist de juiste kennis (totaaloverzicht op de organisatie) en ervaring met procesmodellering. Indien deze in eigen huis aanwezig zijn, kunt u dit zelf oppakken. Dit zal eerder het geval zijn bij kleine, relatief overzichtelijke organisaties.

 

Focus aanbrengen

Een eerste focus in selectietraject kan worden aangebracht door onderscheidende criteria, zoals het technische platform en ondersteuning van meerdere logistieke concepten (make to order, make to stock et cetera). Definieer deze en andere ‘knock-out’ criteria om de lijst aan mogelijke aanbieders in te korten. Verder is het aan te raden een vragenlijst ofwel ‘request for information’ te maken om leveranciers toelichting te laten geven op relevante aspecten met betrekking tot hun product. Een adviseur kent toepasbare ‘formats’ en weet wat belangrijke zaken zijn om naar te vragen, zoals relevante referenties en hoe te controleren of de functionaliteit overeenkomt met de geformuleerde eisen en wensen. Vragen roepen dikwijls wedervragen op; de adviseur kan als tussenpersoon optreden en contacten met leveranciers onderhouden. De voorselectie wordt afgerond met een weging en beoordeling van de antwoorden op de vragenlijsten. Naast kennis en ervaring is ook tijd een argument om de selectie uit te besteden. Vooral het zelf opstellen van vragenlijsten, beoordeling van response en contactmomenten met leveranciers vergen een aardig capaciteitsbeslag.

 

Demonstraties

Na de voorselectie resteert een ‘shortlist’ met beperkt aantal leveranciers. Deze partijen kunnen worden uitgenodigd voor een demonstratie; een exercitie die opnieuw van beide partijen heel wat capaciteit vraagt. Een adviseur kan ondersteunen bij het scherpstellen van de agenda en doelgroepen. Het doel van demonstraties is namelijk tweeledig. In de eerste plaats zijn demonstraties een toets van de functionaliteit. Daarnaast zijn zij een perfect instrument om medewerkers betrokken te krijgen bij de geplande organisatieverandering.

 

Creatie van betrokkenheid vraagt om de juiste voorbereiding. Ter voorbereiding op demonstraties is het verstandig om eerst met de leveranciers te spreken en de kritische processen met bijbehorende systeemeisen expliciet onder de aandacht te brengen. Ook zullen de medewerkers moeten weten hoe zij het pakket op waarde kunnen schatten. Essentieel daartoe is een voorafgaande toelichting van het concept ERP en de meetcriteria. Daarnaast kan de adviseur na demonstraties overzicht creëren door overzichtelijke, objectieve presentatie van de demonstratiescores en kwalitatieve waardeoordelen. De voorbereiding van demonstraties vraagt vooral om ervaring in de omgang met derde partijen. Indien aanwezig, kunt u dit zelf organiseren.

 

Van keuze tot implementatie

Na demonstraties kan de adviseur een assisterende rol vervullen bij het opstellen van een offerteverzoek en de onderhandelingen met leveranciers. Een adviseur weet welke punten kritiek zijn naast de technische invalshoek, zoals aandacht voor de ‘zachte kant’ (betrokkenheid van het management en verandermanagement). Uitgangspunt is dat de uiteindelijke keuze bij de organisatie zelf ligt. Tot slot moet de adviseur de organisatie voorbereiden op de daadwerkelijke implementatie. Onderdelen hiervan zijn het opstellen van de projectfasering en -organisatie, en het uitzetten van noodzakelijke voorafgaande acties. De keuze om dit zelf uit te voeren hangt af van de aanwezige ervaring met offerteverzoeken en onderhandelingen en van de kennis van kritieke punten van implementaties.

 

Stem mee over dit onderwerp in de poll op Logistiek.nl!

Reageer op dit artikel