blog

In vijf stappen naar een nieuw TMS

Distributie

In vijf stappen naar een nieuw TMS
Wijnand de Reeder

De aanschaf van een nieuw backofficesysteem kan erg lastig zijn. Voor een TMS, bijvoorbeeld, zijn er tal van leveranciers met oplossingen die veel op elkaar lijken. Bovendien gaat de ontwikkeling in de IT razendsnel, waardoor wat nu nieuw is morgen achterhaald kan zijn. Waar doet u goed aan en waarop moet u letten bij het kiezen van uw nieuwe TMS? Een blog van Wijnand de Reeder.

Stap 1: stel een projectteam samen

Voor het kiezen van het juiste TMS gaat u niet over één nacht ijs. Om een weloverwogen keuze te maken die wordt gedragen door alle gelederen in uw organisatie, stelt u om te beginnen een projectteam samen. Betrek daarin niet alleen de IT-manager en de IT-afdeling, maar vooral ook mensen van de operatie en de administratie. Zij moeten immers met het systeem gaan werken. Daarnaast is het soms goed om een externe projectmanager of adviseur aan te stellen. Deze kijkt kritisch naar uw processen en houdt u waar nodig een spiegel voor.

Stap 2: maak een blauwdruk

De huidige situatie

Uw complete bedrijfsvoering is het uitganspunt voor uw nieuwe TMS. Maak daarom een blauwdruk van hoe uw organisatie en haar processen zijn georganiseerd. Het is handig om hiervoor processchema’s te gebruiken. Zo hoeft u niet teveel uit te schrijven en maakt u de essentie toch compleet inzichtelijk. Geef in de processchema’s ook de belangrijkste bottlenecks en bedrijfskritische criteria aan. Zo heeft u goed inzicht en kunt u de gewenste situatie uitwerken.

De gewenste situatie

Hoe ziet de perfecte organisatie er voor u uit? Welke bottlenecks moeten worden opgelost? Welke oplossingen heeft u al in huis en welke zijn aan vervanging toe? Al dit soort zaken legt u vast in een blauwdruk van uw gewenste situatie. Let vooral op welke voordelen de gewenste situatie biedt ten opzichte van de huidige situatie. Besparingen op personeelskosten, bijvoorbeeld, of minder handmatige handelingen of een afname van de foutkans. Al deze punten komen daarna terug in uw kosten-batenanalyse.

Stap 3: weeg de kosten en baten af

Om te bepalen of het zinvol is om te investeren in een backofficesysteem, maakt u een kosten-batenanalyse. Hierin weegt u de investeringen af tegen de te verwachten opbrengsten. Zo heeft u een verwachte ROI (return on investment). Bedenk daarbij dat opbrengsten zowel financieel als kwalitatief kunnen zijn. De uitkomst van de kosten-batenanalyse is mede bepalend voor de hoogte van het budget. Naast kostenbesparing kan een backofficesysteem immers ook strategische voordelen bieden. Dat kan, bijvoorbeeld, betere afstemming van uw dienstverlening op uw klanten zijn of betere aansluiting van uw systemen op die van uw klanten.

Stap 4: ga van longlist naar shortlist naar selectie

U heeft inmiddels een projectteam opgesteld, een blauwdruk van de gewenste situatie gemaakt en de kosten en baten afgewogen. Dan is het nu tijd om de markt te gaan verkennen. Welke leveranciers zijn in staat om uw gevraagde oplossingen te leveren?

Maatwerk of niet?

Denk bijvoorbeeld na over of u standaardsoftware, maatwerk of een combinatie van beide wilt inzetten. Ook zijn er tegenwoordig leveranciers die deeloplossingen bieden die aansluiten op andere bestaande systemen. Het voordeel van dergelijke (“best of breed”) oplossingen is dat het vaak specialistische modules zijn die aansluiten op bestaande bijvoorbeeld financiële systemen of mobiele oplossingen. Steeds meer oplossingen integreren bovendien met lokaal geïnstalleerde toepassingen en oplossingen in de cloud.

Verder is het belangrijk te kijken naar de visie en continuïteit van de leveranciers. In verband met updates is die continuïteit een belangrijk punt als het gaat om maatwerk. Laat u in de longlistfase verder ook informeren over praktische zaken zoals projectaanpak, begeleiding bij een livegang en support wanneer uw TMS live is. Wat zijn bijvoorbeeld de kosten voor ondersteuning en updates en welke invloed heeft u op de doorontwikkeling van het pakket?

Shortlist van twee of drie

Kies uiteindelijk twee of drie leveranciers voor de shortlistfase met als doel om de oplossing te kiezen van een leverancier die het beste bij u past. Om die match te vinden, is het belangrijk dat de mogelijke leveranciers uw bedrijf beter leren kennen, dat u hen laat zien hoe uw processen zijn ingericht en dat u uw wensen duidelijk aangeeft. Hier komt de eerder uitgewerkte blauwdruk goed van pas. Deel deze met de mogelijke leveranciers en daag ze uit om met een voorstel voor een mogelijke oplossingsrichting te komen. Vraag aansluitend om een demo of een workshop of zelfs allebei. Het kan bijvoorbeeld goed zijn om in eerste instantie af te gaan op de “look and feel” die in de demo’s aan bod komen en aansluitend met nog één of twee kandidaten de workshopfase in te gaan. Tijdens de workshops gaat u gedetailleerder op de onderdelen in om zodoende een goed beeld te vormen. Ook kunt u dan inschatten of en hoeverre de nieuwe oplossing verandering en verbetering biedt ten opzichte van de huidige situatie.

Vergeet niet ook rekening te houden met zaken als managementrapportages en andere later toe te voegen oplossingen. Kijk bovendien naar de gezamenlijke projectaanpak, de doorlooptijd van het project en vooral ook naar welke bijdrage er daarin vanuit uw organisatie nodig is. Wie worden bijvoorbeeld de key users en vraagt de leverancier om een interne of externe projectmanager?

Stap 5: maak de uiteindelijke keuze

Voor u klaar bent om de keuze te maken, bent u weken of misschien wel maanden verder. Maar dankzij de eerste vier stappen, zou u inmiddels bijna moeten weten met welke kandidaat u graag wilt gaan samenwerken. Voordat u de opdracht aan een leverancier verstrekt, is het belangrijk om een goede en duidelijke afbakening te maken van de te leveren oplossing. Dit is in het belang van zowel u als de leverancier. U kunt ervoor kiezen om de oplossing uit te laten schrijven, maar dit wordt vaak een lang en technisch verhaal. In veel gevallen is het een stuk praktischer om de leverancier te vragen (eventueel aan de hand van de blauwdrukdocumenten) een scopebeschrijving te maken van de te ondersteunen processen. Het belangrijkste voordeel hiervan is dat het dan gaat over uw proces, waarvan u het beste in staat bent om te beoordelen wat in de scope past.

De combinatie van de juiste scopebeschrijving en de juiste prijs voor de software en de inrichting en implementatie ervan in uw bedrijfsproces neemt u uw besluit. Voordat u definitief de opdracht geeft, kunt u de leverancier natuurlijk nog vragen een referentiebezoek te organiseren. Zo ziet u hoe de software in de praktijk werkt en kunt u vragen stellen over de ervaringen in het gebruik van de software.

Eenduidige projectaanpak sleutel tot succesvol project

De selectie en uiteindelijke implementatie van een TMS hebben altijd grote impact en leggen druk op uw organisatie. Een eenduidige en van te voren afgesproken projectaanpak helpt om het overzichtelijk te houden. Zorg voor een goede rolverdeling en maak afspraken die nagekomen worden. De leverancier kan daarbij nog meer toegevoegde waarde bieden als hij zich opstelt als partner. Evalueer samen het project op periodieke basis, ook als duidelijk is dat het alles goed gaat.

Uw TMS heeft een bepalende rol in uw processen en het is daarom belangrijk om een weloverwogen keuze voor een pakket te maken. Met de vijf stappen van deze en mijn vorige blog hoop ik u de juiste handvatten te hebben gegeven om deze keuze te maken. Veel succes!

Auteur: Wijnand de Reeder is accountmanager bij Centric.

Reageer op dit artikel