blog

Leg uw kennis vast in het TMS

Distributie

Hoe kunnen fouten van planners voorkomen worden? Jan Vieveen daagt hier alle TMS-leveranciers uit: maak een module waarin alle medewerkers in staat zijn zelf voorwaarden vast te leggen.

Leg uw kennis vast in het TMS

Ik heb recent een inventarisatie gemaakt van de in Nederland veel voorkomende TMS-pakketten. Dat zijn allemaal uitgebreide pakketten met vele mogelijkheden zoals order entry, tarieven, planning en koppelingen met boordcomputers; allemaal pakketten met heel veel functies en mogelijkheden.

Fouten voorkomen met een TMS

In het onderzoek is naar een wat apart aspect gekeken: het maken van fouten en hoe dat te voorkomen. Stel dat een planner een fout maakt: hij stuurt een auto met een euro-3 motor naar een stadskern waar dat verboden is. Of hij plant een auto in die achteraf in de garage blijkt stil te staan vanwege een APK-keuring. Of de chauffeur heeft een te lastige rit en haalt zijn laatste adres niet: de volgende dag als eerste adres lossen met excuses aan de opdrachtgever. Nu zijn de meeste planners daar zich heel bewust van. Maar zij zijn de laatste die zullen roepen ‘ik heb zo’n stomme fout gemaakt’. De fout is makkelijk aan wat anders toe te wijzen . Het vervelende echter van zo’n fout is echter dat u gemiddeld 10-15 ritten moet doen om de kosten (kilometers en uren) van de fout weer te corrigeren. Vaak valt op dat bij vakantie van de belangrijkste planner er naar verhouding veel fout gaat en de bruto winst toeloopt (als u daar zicht op hebt tenminste).

Oorzaak fouten logisch

De oorzaak van de fouten is niet geheel onlogisch: veel planners doen nog ontzettend veel uit het hoofd (of in Excel) en dan is een foutje zo gemaakt. Het zijn mannen die gevormd zijn in de praktijk en dit ook allemaal uit het hoofd weten. En als er iets afwijkends gebeurt of het wordt druk dan gaat het sneller fout, met alle gevolgen van dien.

In het onderzoek van de TMS-en hebben we gekeken in hoeverre fouten voorkomen kunnen komen. Veel pakketten zijn in staat een waarschuwing te geven als u te veel laadmeters in een trailer wilt plannen, of wanneer u naar verwachting te laat aankomt. De vraag is echter of de planners zelf in staat zijn om hun fouten vast te leggen in het systeem zodat ze een volgende keer niet weer dezelfde fout maken. En als zij met vakantie zijn krijgt ook een collega die dezelfde fout dreigt te maken een waarschuwing. Soms kon zo’n waarschuwing wel in het systeem gezet worden maar dan alleen door de systeembeheerder. En een planner gaat niet voor elk puntje naar de toch al drukke systeembeheerder en al helemaal niet als het komt door een fout die hij liever ook niet aan de grote klok gehangen ziet worden.

Zelf voorwaarden vastleggen

Vandaar een uitdaging voor alle TMS-leveranciers: maak een module waarin alle medewerkers in staat zijn zelf voorwaarden vast te leggen waardoor het niet meer uit het hoofd onthouden hoeft te worden. Als u een leverancier weet die dit in een TMS-pakket heeft geïntegreerd: laat het de lezers weten en reageer hieronder!

Lees meer over TMS op Logistiek.nl…

Reageer op dit artikel