nieuws

Lean in de logistiek (3) – 5S methode

Warehousing 2924

Een van de basis lean tools is de 5S-methode, erg geschikt om de werkplekorganisatie te optimaliseren. In deel 3 van de serie blogs over lean beschrijven we deze methode en de ervaringen hiermee bij Docdata.

Lean in de logistiek (3) – 5S methode

Bij de implementatie van lean bij Docdata (nu Ingram Micro) zijn we uitgegaan van het lean ‘huis’ met stabiliteit als het ‘fundament’. Stabiliteit begint op de werkvloer en is de basis voor verdere ontwikkeling en continue verbetering. Door het optimaliseren van de werkplek en de organisatie er om heen creëer je de benodigde stabiliteit.
Het management gaf ons de ruimte en middelen om deze basis voor lean te leggen, ofwel te starten met 5S (werkplekoptimalisatie). Het resultaat is een nette, geordende, gestandaardiseerde en veilige werkomgeving. Dat hebben we gebruikt als definitie.

Resultaten in de praktijk van Docdata
lean in de logistiek

Esther Schuurmans en Caroline van der Plas werkten een paar jaar intensief samen om lean verankerd te krijgen in de cultuur bij de e-fulfilment dienstverlener van onder andere bol.com. Het boek dat ze schreven, naar aanleiding van hun ervaringen, gaat over de achterliggende theorie, de implementatiemethode die ze hebben toegepast en de resultaten in de praktijk. Een aantal aspecten pikken ze er uit voor een serie blogs op deze website.

‘Veranderen is eng’

Om af te tasten hoeveel de medewerkers al wisten, zijn we begonnen met het geven van een introductieworkshop waarin we vertelden over lean. Door de medewerkers te bevragen en actief mee te laten doen, konden wij ons een beeld vormen van de wijze waarop zij tegen veranderingen aankeken. Tijdens deze introductieworkshop kwamen we tot de conclusie, dat een aantal nieuwe medewerkers nog niet veel wist van 5S en soms ook niet bekend waren met lean. Daarnaast vonden medewerkers de aankomende verandering best eng; men wist niet goed wat er van hen werd verwacht.
Vanuit deze ervaringen hebben we de inhoud en het tempo van de 5S workshops aangepast aan de capaciteit van de organisatie. Zo kreeg iedere medewerker voldoende tijd om de verandering en informatie in zich op te nemen en te verwerken. Tijdens de workshops gingen de medewerkers onder begeleiding zelf aan de slag.

lean in de logistiek

S1 Scheiden

Bij de eerste workshop S1=Scheiden werd een verzamelgebied bepaald. Vervolgens markeerde een groep medewerkers met rode stickers alle overbodige materialen en middelen en werden deze in het verzamelgebied geplaatst.

S2  Schikken

In de workshop van S2 hebben we bepaald wat de vaste plaats zou worden van de materialen en middelen, die op de werkplek aanwezig behoren te zijn. Bij deze stap hoort ook het markeren van materialen, middelen en de bewaarplaatsen. Er zijn bijvoorbeeld vakken met verschillende kleuren tape op de werkvloer aangebracht en er zijn lanes gemaakt met bebording boven de lanes.

lean in de logistiek

S3 Schoonmaken

De derde S (Schoonmaken) gaat om het schoonhouden en in goede staat houden van de werkplekken en middelen, zodat de kansen op verstoringen kleiner worden. Storingen ontstaan immers veelal op momenten dat het niet uitkomt. Die kun je maar beter voorkomen (preventie). Bij Docdata maakten we hierover duidelijke afspraken via schoonmaakroosters en roosters voor preventief onderhoud.

S4 Standaardiseren

Bij de vierde workshop (S4=Standaardiseren) keken medewerkers tijdens de workshop naar wat en hoe er gestandaardiseerd kon worden. Standaardiseren betekent het creëren van een consequente manier om taken en procedures uit te voeren. Doen we dezelfde dingen ook daadwerkelijk op dezelfde wijze? Bij inbound was sprake van een probleemhoek waar geen enkele standaardisatie was toegepast. De oppervlakte van deze hoek was 40 vierkante meter. Toch was er continu gebrek aan ruimte.  Vanuit het 5S team is de verwerking van problemen meer gestandaardiseerd. De vloeroppervlakte kon worden teruggebracht naar 8 vierkante meter).

Op die manier bleken medewerkers, ongeacht van welke ploeg, direct alles te kunnen vinden. Ook de status van een probleem was voor iedereen direct duidelijk. Het resultaat was dat de doorlooptijd van twee à drie weken teruggebracht werd naar drie dagen. Een aanzienlijke verbetering dus.

S5 Stimuleren

De vijfde S staat voor Stimuleren en in Stand houden. Voor dat doel hebben we de medewerkers en leidinggevenden een 5S audit laten lopen aan de hand van een vooraf opgestelde checklist. Na het invullen van de resultaten kwam er een 5S radar uit. Door de 5S-rondes blijft er continu aandacht bestaan voor de werkplekorganisatie en de kansen voor verbetering.

Deel 1 – Breng verspilling in kaart
Deel 2 – Hoe ontwikkel je een verbetercultuur?

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels