artikel

Wat is een WMS?

Warehousing 2233

Warehouse Management Systemen zijn informatiesystemen voor magazijnbeheer. De eerste systemen ontstonden in midden jaren tachtig van de vorige eeuw. In het begin hadden de systemen vooral een registratieve taak. Modernere systemen ondersteunen bij het complete warehouse management, vaak van meerdere magazijnen in één systeem. WMS-expert René van den Elsen legt uit hoe een WMS gepositioneerd moet worden, welke functionaliteit er in zitten, de toepassingsgebieden en trends en ontwikkelingen.

Wat is een WMS?

2.1. Ontstaan

Over het algemeen werden magazijnen beheerd met behulp van kaartenbakken en (later) door middel van applicaties als Excel. Geleidelijk ontstaat er meer en meer druk op de kwaliteit van de door het magazijn geleverde diensten. Ook moet de uitvoering efficiënter. Er zijn talloze complicerende factoren zoals de opslag van goederen van meerdere klanten in één magazijn, in het bijzonder bij logistieke dienstverleners waar uitgevoerde activiteiten bovendien op een juiste wijze aan opdrachtgevers in rekening moeten worden gebracht. Daarnaast denken we aan opslag gevaarlijke stoffen of opslag onder douaneverband. Ook moeten steeds vaker al dan niet complexe toegevoegde waarde activiteiten worden uitgevoerd. Sinds de opkomst van internet verkopen is de druk op (reductie van) de orderdoorlooptijd (bijvoorbeeld voor same day delivery) groot. Het aanbod van systemen volgt de steeds verder gaande eisen waardoor zeer uitgebreide en geavanceerde warehouse managementsystemen (WMS) zijn ontstaan.

Voor mult channel sales zijn WM-systemen noodzakelijk die inzicht geven in beschikbare producten, zowel in magazijnen als ook in winkels. Bovendien moet het systeem voorzien in snelle uitwisseling van artikelen.

Voor uitbreiding van diensten richting afnemers (voorraadbeheer door toeleverancier) is VMI functionaliteit beschikbaar die in staat is de klantvoorraden te beheren op basis van het hoofd productie plan (HPP). VMI = vendor managed inventory.

2.2. Plaats van het WMS

Het WMS omvat in principe functionaliteit voor het beheren en aansturen van goederenstromen binnen het magazijn en zal daardoor ook altijd in combinatie met een orderverwerkingssysteem (ERP, TMS) worden ingezet. De meest eenvoudige configuratie ziet er als volgt uit:

Opdrachten worden vanuit het ordermanagementsysteem aangereikt en door het WMS uitgevoerd. Transactie-informatie gaat vervolgens vanuit het WMS terug naar het ERP-systeem.

In de praktijk is de situatie vaak complexer en ziet de configuratie er als volgt uit:

Het WMS maakt voor de aansturing van magazijn equipement gebruik van “onderliggende systemen” die soms via middleware soms direct aan het WMS gekoppeld zijn. Voorbeelden van leveranciers dit type systemen zijn Centric, Consafe, Davanti, Diract.

Zoals altijd bestaan er op alle regels uitzonderingen. Een aantal “business suites” omvatten ook WM functionaliteit. Het kan dan gaan om business suites met ERP functionaliteit, ontstaan uit productie- of handelsomgevingen (SAP, Infor, Microsoft Dynamics), maar ook om pakketten voor transportbedrijven (TMS) die zijn uitgebreid met WM functionaliteit (Kewill). Ook zijn er WM pakketten die zijn ontstaan uit systemen voor aansturing van transportmiddelen en -systemen gecombineerd met al dan niet uitgebreide generieke WM functionaliteit (Egemin, Viastore, Swisslog, Vanderlande).

2.3. Functionaliteiten

Een WMS is primair bedoeld om te zorgen voor de informatievoorziening rond de operationele afhandeling van goederen binnen een magazijn omgeving. Het gaat dan om alle informatie van inkomende tot uitgaande goederen.

Daarnaast zijn er een aantal aanpalende taken die gerekend worden tot de kerntaken binnen een magazijn die min of meer door ieder WMS worden afgedekt. Dit zijn functionaliteiten op het gebied van:

  • Opdrachtverwerking (o.a. voorraadchecks en plausibiliteitscontroles)
  • Ordervrijgave (clustering in batches)
  • Voorraadbeheer, -administratie
  • Inventarisatie
  • Managementinformatie

NB: voorraadadministratie wordt wel maar voorraadbeheer wordt over het algemeen niet tot de WMS functionaliteit gerekend!

Additioneel zijn er een aantal functionaliteiten te benoemen die niet door ieder WMS worden afgedekt en die afhankelijk van de omgeving waar het WMS wordt ingezet van belang zijn zoals bijvoorbeeld:

  • Taakmanagement en aansturing van interne transportmiddelen
  • Material flow control (WCS)
  • Serie-, charge- en partijnummers en administratie van THT
  • Dock- / Yardmanagement
  • Dubbeldiepe, meervoudig diepe opslag
  • Opslag gevaarlijke stoffen
  • Administratie van ladingsdragers en emballage
  • Capaciteitsplanning
  • Value Added Services, assemblage en demontage (incl. kitting)
  • Afwikkeling van retour gekomen goederen
  • Slotting en magazijn- / opslagoptimalisatie

 

  • VMI (Vendor Managed Inventory)
  • Douane

 

2.4. Toepassingsgebieden

Grofweg zijn er drie typen organisaties waar WMS een toegevoegde waarde biedt:

Voorraadhoudende warehouse operaties

Dit zijn alle warehouse operaties waar de focus van de organisatie ligt op de opslag van goederen.

Warehouse operaties met waarde toevoeging

Dit zijn alle warehouse operaties waar (lichte) productie-achtige activiteiten worden uitgevoerd. Het kan hierbij gaan om simpele activiteiten zoals het labelen van goederen tot meer complexe activiteiten zoals het assembleren van producten op basis van de daadwerkelijke klantorder.

Een WMS verzorgt materiaalcoördinatie. Als er ook sprake gaat zijn van capaciteitsplanning spreken we van productiebeheersing.

Groupage / crossdocking operaties

Dit zijn operaties waar de focus ligt op de snelheid van handelen. Goederen komen al dan niet aangekondigd binnen en moeten op basis van hun eindbestemming worden herschikt. Ook de overslagmagazijnen van transportbedrijven horen bij deze categorie. Focus van de organisatie ligt in het bijzonder op het flexibel kunnen reageren op wisselingen in de vraag.

Soms gaat het hierbij om “marshalling” wat in de praktijk betekent dat de logistiek dienstverlener verschillende zendingen tot één (klant)zending combineert (bijv. voor een keuken, een woninginrichting on installatie)http://www.logistiek.nl/supply-chain/nieuws/2017/3/kewill-verandert-naam-in-blujay-solutions-101153264

2.5. Trends en ontwikkelingen

WM-systemen kunnen steeds meer; er blijven echter verschillen bestaan in de focus, de functionaliteit en gebruikersgemak. We noemen een aantal trends:

Inzet van bedrijfsbrede suites

Voor een groot aantal gebruikers is het afdekken van de basis functionaliteit met betrekking tot het WMS voldoende. Veel leveranciers van business suites bieden deze functionaliteit, meestal in combinatie met ERP, sommigen in combinatie met TMS. Relatief nieuw is dat deze WM-functionaliteit de vergelijking met best of breed oplossingen kan doorstaan (onder andere SAP, Microsoft Dynamics, BluJay Solutions, het voormalige Kewill). Voor de gebruiker is het gebruik van één userinterface en het ontbreken van interfaces een groot voordeel. Ook zijn investeringen en implementatiekosten vaak substantieel lager.

Van business suites naar best of breed

Vooral voor bedrijven die zich (ook) bezig houden met verkoop via internet geldt dat de informatie systeem architectuur (ISA) veel complexer is dat onder 2.1 geschetst.

Recentelijk zagen we het volgende plaatje:

Eén ERP wordt in zo’n situatie vervangen door meerdere dedicated systemen. Het gaat dan bijvoorbeeld om systemen voor voorraadbeheer (Inventory Control), product informatie management (PIM), CRM en/of analyse tools. Het WM systeem moet in zo’n omgeving passen. Ook worden in het geval van web shops aan het WMS meer dan gemiddelde eisen gesteld in verband met de verwerking van grote aantallen orderegels en grote aantallen afleveradressen, het berekenen van de gewenste verpakking (cubing) etc. Hierdoor zijn bedrijven op zoek naar pakketten die passen en leveranciers met ervaring in deze branche.

Met name voor bedrijven met een web shop met zeer veel drops is de berekening van de juiste doos grootte en de vaststelling van de wijze van belading (cubing) van groot belang.

Uitgebreide mogelijkheden voor afrekening (billing)

Een belangrijk deel van de markt zijn logistieke dienstverleners (3PL). Het op de juiste wijze kunnen doorberekenen van voor klanten uitgevoerde werkzaamheden is belangrijk. WMS leveranciers komen tegemoet aan de wensen van de opdrachtgevers, hoewel pakketten met name op dit punt sterk kunnen verschillen.

Vergroting van de scope van het WMS

Een aantal WM-leveranciers is de traditionele scope van warehouse management systemen aan het oprekken. Een aantal voorbeelden:

Orderallocatie: traditioneel wordt orderallocatie afgehandeld binnen het ERP systeem. Voor bedrijven die voornamelijk via het internet verkopen is dit niet meer van toepassing. Orders worden direct vanuit de orderapplicatie (internet) doorgezet naar het WMS van waaruit de order geleverd wordt. Het WMS bepaalt vervolgens (op een slimme manier) vanuit welk magazijn de order geleverd wordt;

Supply chain management: van oudsher concentreert een WMS zich op de goederenstromen binnen de 4 muren van een magazijn. WM-leveranciers bieden echter ook functionaliteit om inboundstromen te managen. Afhankelijk van de vraag worden inkomende goederen naar het juiste distributiecentrum gedirigeerd.

Bij een aantal WM systemen houdt de scope van het WMS op bij de in- en uitgaande deur van het magazijn. Steeds vaker horen voertuigen in de distributie, bijvoorbeeld de busjes van service monteurs, auto’s binnen de scope. Orders worden gereed gemeld bij gebruik door de monteur of aflevering bij de klant.

In een aantal gevallen worden voorraden bij klanten gemanaged door de leverancier Vendor Managed Inventory (VMI). Ook hiervoor vinden we functionaliteit in sommige WM-systemen.

Capaciteitsplanning

Aangezien magazijnomgevingen snel moeten kunnen inspelen op wisselende vraag is het van groot belang om snel een inschatting te kunnen maken van de benodigde capaciteit. WMS kunnen steeds beter op basis van werkelijke bewerkingstijden een inschatting maken van de benodigde capaciteit.

WMS-expert René van den Elsen

In augustus 2009 publiceerde onafhankelijk WMS-expert René van den Elsen een serie van 8 artikelen waarin hij stapsgewijs alle ins en outs beschreef over het complexe proces van een WMS-selectie en -implementatie. Van den Elsen heeft deze artikelen-serie voor logistiek.nl geactualiseerd. In aanloop naar de WMS-dag op woensdag 19 april aanstaande wordt deze serie nog een keer voor het voetlicht gebracht.

Reageer op dit artikel