artikel

ASWO optimaliseert voorraad en planning spare parts

Warehousing Premium

ASWO optimaliseert voorraad en planning spare parts

Het belang van een goede artikelbeschikbaarheid in de wereld van spare parts is groot. Toch is het verre van eenvoudig om deze beschikbaarheid op orde te hebben. Om toch de gewenste hoge serviceniveaus te kunnen garanderen implementeerde ASWO, een distributeur van spare parts voor huishoudelijke apparaten en consumentenelektronica, de voorraadoptimalisatiesoftware add*ONE van Inform.

Tekst komt van Inform

De roots van ASWO International GmbH gaan terug tot 1974, toen het een kleine radio en televisie retailer was. Vandaag de dag is het een distributeur van reserveonderdelen die actief is binnen het hele Europese continent. Het bedrijf houdt zich vooral bezig met de distributie van spare parts voor zowel huishoudelijke apparaten als elektronische artikelen binnen de entertainment sector. Er werken 450 mensen bij het bedrijf en het aantal onderdelen dat de onderneming verwerkt is de 11 miljoen inmiddels overstegen. Gespecialiseerde resellers kunnen bij ASWO reserveonderdelen bestellen die nodig zijn voor het repareren van wasmachines, vaatwassers, stofzuigers, tv’s, radio’s en zelfs smartphones. Er zijn altijd 150.000 onderdelen op voorraad, opgeslagen in een magazijn van 13.000 vierkante meter dat over 200.000 voorraadlocaties beschikt. Het belangrijkste magazijn van het bedrijf staat in het Duitse Eime, dichtbij Hannover. Het verzendcentrum telt nog eens een zelfde hoeveelheid vierkante meters.

Seizoensgerelateerde werkzaamheden

Verreweg de belangrijkste perioden in het jaar voor ASWO, wat betreft het genereren van omzet, zijn de herfst en de winter. De meeste reparatiewerkzaamheden die het bedrijf verricht voor consumentenelektronica vinden plaats in deze perioden. De reden dat de hoeveelheid werk juist in Q3 en Q4 voor ASWO zo groot is, is dat eigenaren van dit soort apparatuur reparatie-activiteiten in de zomermaanden meestal uitstellen. Daarentegen zijn juist koelkasten en vriezers typisch artikelen die voornamelijk in de zomermaanden ter reparatie komen. Wasmachines kennen geen piekperioden en leveren ASWO een geleidelijke stroom op aan spare parts.

Geen overzicht, geen levering

Eén van de belangrijkste uitdagingen waar het vijftienkoppige planningteam van ASWO zodoende mee te maken heeft is het inspelen op seizoensfluctuaties. Daarbij komt dat het vaak lastig te voorspellen is hoe groot de behoefte is aan reserveonderdelen. Voor de implementatie van de voorraadoptimalisatiesoftware gebruikten de planners een eenvoudig enterprise resource planning (ERP)-systeem om er zeker van te zijn dat de meest gebruikte onderdelen op voorraad zouden zijn en dat ASWO deze ook tijdig zou kunnen verzenden naar de klant. In veel gevallen werkte deze manier van opereren naar behoren. Een voorraadvoorspelling ontbrak echter.

‘Onvoldoende overzicht in voorraad’

Niettemin groeide met de jaren de hoeveelheid en de diversiteit aan verkochte onderdelen. “Op een bepaald moment hadden we eenvoudigweg onvoldoende overzicht in onze voorraad. We waren niet in staat om met enige zekerheid te zeggen wat we hadden besteld en op welk moment. Daarbij kwam het steeds vaker voor dat we niet in staat waren on bepaalde onderdelen te versturen”, vertelt Andreas Kuhlmann, hoofd van de afdeling General Manager Purchasing and Product Management bij ASWO.

Enorme groei in aantal productvariaties

Bovenop de eigen uitdagingen van ASWO, zorgde ook de enorme stijging in het aantal productvariaties binnen de entertainmentindustrie voor een probleem. “De groei van het aantal reserveonderdelen is in de afgelopen jaren gigantisch gegroeid. Het op tijd verzenden van artikelen werd een steeds grotere uitdaging”, aldus Kuhlmann. Ondertussen groeide de voorraadhoogte snel tot een onwenselijk niveau, vooral vanwege de hoeveelheid vastzittend kapitaal die dit betekende. Kuhlmann: “We steken heel veel energie en toewijding in het leveren van een betrouwbare en snelle service, dus het was des te belangrijker voor ons om ook snel op deze ontwikkeling te reageren. En om direct te kunnen reageren op marktontwikkelingen, was het essentieel om te voorkomen dat we een te grote aanslag zouden moeten doen op onze financiële reserves.”

Toegenomen beschikbaarheid

Er ontstond een dringende behoefte aan een specialistische softwaretool die de planners van ASWO zou ondersteunen bij het optimaliseren van de voorraad- en inkoopprocessen. “De beperkingen van ons ERP-systeem kwamen snel in zicht. Het werd duidelijk dat we een software add-on nodig hadden voor het maken van exacte voorspellingen voor de hoeveelheid benodigde spare parts. We wilden onze klanten simpelweg een betrouwbare beschikbaarheid kunnen garanderen, terwijl we tegelijkertijd de benodigde hoeveelheid magazijnruimte tot een minimum zouden beperken. Een bedrijf waarmee we nauwe banden onderhouden adviseerde ons om add*ONE van INFORM te gaan gebruiken. Na wat eigen onderzoek zijn we tot de conclusie gekomen dat deze software ook daadwerkelijk aan al onze eisen en aan die van onze klanten zou kunnen voldoen”, legt Kuhlmann uit.
Om gebruik te kunnen maken van de voordelen die de add-on biedt, diende er een standaardinterface te worden geïmplementeerd die rekening zou houden met alle reeds ingestelde afhankelijkheden in het ERP. Op het moment dat de add-on in het bestaande systeem was geïntegreerd, bleek het eenvoudig om ermee te werken. Een workshop van twee dagen bleek ruim voldoende om het ASWO-personeel te laten wennen aan het werken met de tool. “Het eenvoudige gebruik in combinatie met de grafische user interface (GUI) maakt de leercurve minder steil, zeker voor gebruikers die nog niet eerder met de add*ONE tool hebben gewerkt”, stelt Kuhlmann.

Plannen en inroosteren alle logistieke processen

ASWO-werknemers gebruiken de voorraadoptimalisatietool nu voor het plannen en inroosteren van alle logistieke processen. Ruim 650.000 items zijn opgeslagen in de  software, het betreft zowel artikelen die op voorraad zijn in het eigen magazijn van ASWO, maar ook zijn producten die beschikbaar zijn via een van de vele partners in het systeem verwerkt. Bij het op dagelijkse basis voorbereiden van precieze voorspellingen en het creëren van belangrijke overzichten maakt de software gebruik van algoritmes.  Deze kunnen dienen als een basis voor bestelvoorstellen. Binnen dit proces houdt add*ONE niet alleen rekening met de klassieke seizoensafhankelijke vraag, maar ook met trends en afwijkingen. Op deze manier heeft de distributeur de vraagvoorspelling kunnen automatiseren, wat het bedrijf helpt bij het efficiënter plannen van processen. “En ondanks dat we nu een veel breder palet aan producten aanbieden, is onze productbeschikbaarheid verbeterd met ongeveer vijf procent, terwijl ons voorraadniveau hetzelfde is gebleven. We ontvangen dagelijks ongeveer 3.000 orders. Onze planners zijn in staat om alle producten op tijd te dispatchen en dus om de klanttevredenheid op een hoog niveau te houden. We hebben ons servicelevel kunnen verhogen naar een hele mooie 95 procent”, claimt Kuhlmann.

‘Niet langer afhankelijk van IT-support’

De analytische mogelijkheden van add*ONE spelen ook een rol in het behalen van toekomstig bedrijfssucces. “We hebben zonder twijfel de behoefte aan een goed overzicht van alle inkoop gerelateerde data. We zijn afhankelijk van wisselende planninginformatie. In het verleden waren we hiervoor aangewezen op de afdeling IT-support. Vandaag de dag zijn we in staat om zelf de lijsten samen te stellen die nodig zijn voor het afhandelen van de dagelijkse werkzaamheden. We gebruiken hiervoor de selectiemogelijkheden die add*ONE ons biedt. Hiermee besparen we als bedrijf niet alleen veel tijd, ook hebben we een stuk overhead kunnen reduceren. De kwaliteit van ons werk is met sprongen vooruit gegaan.”

Snelle responstijd door wekelijkse voorspelling

De meest recente aanvulling op functioneel gebied die ASWO van INFORM in gebruik heeft genomen is die waarbij de distributeur in staat is tot het opstellen van week- en maandplanningen. Deze sluiten mooi aan bij de dynamische werkroutine van ASWO. Waar tv’s en andere elektronische apparaten in het verleden vaak vele jaren zonder gebreken dienst deden en dus geen reparatiewerkzaamheden vereisten, is de product life cycle nu veel korter. “Het is nu vooral gebruikelijk om artikelen te repareren zolang ze nog binnen de garantietermijn vallen, ofwel binnen de eerste twee jaar na de aanschaf van het product. Mocht er daarna een technisch probleem ontstaan, dan is een reparatie uitvoeren nauwelijks de moeite waard. De consument koopt dan in de meeste gevallen een nieuw product”, vertelt Kuhlmann. Dit betekent voor ASWO dat het bedrijf in staat moeten zijn om in een korte periode een groot aantal orders te verwerken en mogelijk in slechts een paar dagen grote hoeveelheden enkele reserveonderdelen moet kunnen leveren. Tegelijkertijd dient de distributeur rekening te houden met het risico van een teveel aan voorraad, omdat de bestaande spare parts vaak niet passend zijn bij de nieuwe versies van een apparaat. “De nieuwste update van add*ONE stelt ons in staat om voor de diverse items voorspellingen te maken op weekbasis. Op deze manier vergroten we onze flexibiliteit en zijn we in staat om sneller dan voorheen orders op te pakken. Dit levert absoluut een competitief voordeel voor onszelf, maar zeker ook voor onze klanten. Zij kunnen immers op ons vertrouwen waar het aankomt op een snel gerepareerde gadget.”

Het project in een overzicht

  • ASWO International GmbH is een spare parts distributeur voor huishoudelijke apparaten en consumentenelektronica die wereldwijd actief is
  • Van de 11 miljoen leverbare spare parts liggen er altijd 150.000 op voorraad. Klanten bestellen jaarlijks 650.000 verschillende onderdelen
  • Alle items zijn gepland met behulp van INFORM’s add*ONE-software
  • Bestelde spare parts moeten zo snel mogelijk binnen Europa worden afgeleverd, vaak binnen twee dagen
  • add*ONE levert voorspellingen, sleuteldata en ordervoorstellen op dagelijkse basis, waarbij het gebruik maakt van algoritmes
  • Resultaten: ondanks een groter onderdelenassortiment is de productbeschikbaarheid verhoogd met 5 procent. Het voorraadniveau is gelijk gebleven. De planning van spare parts is vereenvoudigd en het servicelevel is gestegen tot 95 procent.
Reageer op dit artikel