artikel

Selecteer een WMS in zes stappen

Warehousing Premium

De aanschaf en implementatie van een warehouse management systeem (WMS) kan u enkele tienduizenden, honderdduizenden en in een enkel geval soms miljoenen euro’s kosten. Als u zoveel geld uitgeeft, wilt u graag wel zeker weten dat het WMS straks naar tevredenheid werkt. Een gedegen selectietraject duurt al snel een half jaar.

Stap 1: Stel een projectteam samen

 

Bij het selecteren van het best passende WMS is het zaak om zoveel mogelijk gebruik te maken van de al aanwezige kennis. Selecteer voor het projectteam dus ook mensen met veel ervaring op de werkvloer, bij voorkeur uit verschillende disciplines. Onderzoek ook of uw bedrijf genoeg kennis en ervaring heeft om zelf het selectie- en implementatietraject uit te voeren. Is dat niet het geval, aarzel dan niet om de hulp van een adviesbureau in te roepen. Een verkeerd WMS aanschaffen is duurder dan het inhuren van een adviseur. En nog een belangrijk punt: plan de leden van het projectteam vrij, zodat ze ook tijd voor het WMS-project hebben.

 

Stap 2: Zet de bestaande situatie op rijtje

 

Belangrijk is om eerst te inventariseren hoe op dit moment in het magazijn wordt gewerkt. Hoe worden nu de voorraden en de goederenbewegingen in het magazijn geregistreerd? Wat zijn de knelpunten daarbij? Welke andere IT-systemen heeft u al in gebruik? Hoeveel geld is beschikbaar voor het totale WMS-project?

 

Stap 3: Maak een lijst met wensen en eisen

 

Als de bestaande situatie op een rij is gezet, is het zaak om de toekomstige, gewenste situatie in kaart te brengen. Wat is de ideale werkwijze in het magazijn? Wat moet het nieuwe WMS straks allemaal kunnen? Bedenk daarbij dat het invoeren van een WMS een goed moment is om de processen te optimaliseren. Als u uw bestaande werkwijze één op één overzet, zult u weinig voordeel uit een nieuw WMS halen. Geef op het eisen- en wensenlijstje ook de prioriteiten aan. Wat zijn ‘need-to-have’s’, wat zijn ‘nice-to-have’s’?

 

Stap 4: Maak een ‘shortlist’

 

De lijst met leveranciers die u een WMS willen verkopen, is erg lang. Met behulp van de opgeschreven wensen en eisen kunt u die lijst terugbrengen tot een shortlist met de vijf meest geschikte pakketten. Het eisen-en-wensenlijstje kunt u daarvoor opsturen naar de leveranciers met het verzoek om aan te geven wat ze wel en niet kunnen leveren.

Eventueel kunt u hierbij ook gebruik maken van online selectietools. Daarin is een schat aan gegevens van de belangrijkste WMS-leveranciers opgenomen.

 

Online selectietools:

– Warehouse Logistics (IPL Consultants): www.warehouse-logistics.com

– Wolf (Jeroen van den Berg Consulting): www.jvdbconsulting.com/wolf2005

 

Stap 5: Vraag een demonstratie en offerte aan

 

Als de shortlist bekend is, kunt u de verschillende leveranciers om een demonstratie en offerte vragen. De aanvraag omvat een beschrijving van het bedrijf en een aantal getallen en bijzonderheden over de operatie. De leverancier laat vervolgens zien wat de mogelijkheden van het WMS zijn en hoe specifieke problemen worden opgelost. Heeft u nog geen goed beeld van een WMS, is het aan te raden referenties te bezoeken.

Handig is om eerst de offerte en dan pas de demonstratie aan te vragen. Mocht de prijs te hoog zijn, kunt u nog voor de demonstratiefase de leverancier van de shortlist schrappen. De meeste leveranciers willen echter eerst de demonstratie afwachten.

 

Stap 6: Contractonderhandelingen

 

Na de demonstraties en de offertes moet een principebesluit vallen. Voorafgaand aan de contractonderhandelingen vindt vaak eerst een vooronderzoek van de gekozen leverancier plaats. Dat resulteert in een plan van aanpak voor de implementatie en een exacte omschrijving van het benodigde maatwerk.

De contactonderhandelingen zijn vervolgens meer dan een formaliteit. Een aantal belangrijke vragen moeten nog beantwoord worden, bijvoorbeeld over de garanties voor de continuïteit tijdens en na de implementatie. Pas als de handtekening is gezet, kan de implementatie beginnen.

Reageer op dit artikel