artikel

Voortdurend zicht op de zaak

Warehousing Premium

Toegangscontrole is een belangrijk onderdeel van een veiligheidsbeleid. Gebruik je de juiste middelen en procedures dan voorkom je fraude en diefstal en houd je onbevoegden buiten de deur. Nieuw is de toepassing met actieve RFID, waarbij de reader elke beweging van een pasjesdrager detecteert.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Transport&Opslag op 1 april 2007.

Toegangscontrolesystemen hebben allemaal hetzelfde doel: alle binnenkomende, doorgaande en uitgaande bewegingen, van zowel goederen als personen, monitoren en controleren. De bewegingen kunnen daarbij, indien nodig, worden gekoppeld aan datum, tijdstip, ingang, of andere gewenste aanvullende informatie.

“Bij het ontbreken van dergelijke controles kunnen er bepaalde dingen fouten gaan”, weet Jos Meekel van Hoffmann Bedrijfsrecherche uit Almere. “Het kan qua veiligheid mislopen; als je niet weet hoeveel mensen zich in het magazijn bevinden als er een brand uitbreekt. Ook wat de beveiliging betreft, kan het fout gaan. Bijvoorbeeld als je niet weet wie er in het warehouse rondloopt en of die personen daartoe wel bevoegd zijn.”
 

Meekel somt enkele waar gebeurde voorbeelden op om aan te geven waar het spaak kan lopen: “In een magazijn werden tientallen laptops gestolen doordat er minimaal cameratoezicht was, er geen inzage was in de bevoegdheid van sleutelhouders en een deugdelijk sleutelbeheer ontbrak. In een ander magazijn ontstond een heuse ruilhandel; externe chauffeurs namen drank en vlees mee om deze producten te ruilen tegen de kazen uit het magazijn. Weer ergens anders werd er gefraudeerd met de tijdregistratie. Door voor anderen te klokken, konden medewerkers langere (rook)pauzes konden houden, of zelfs boodschappen doen. De economische schade loopt naar schatting in de miljoenen en dat is onnodig.”
 

Systeem alleen onvoldoende

Er zijn verschillende systemen die ervoor zorgen dat alleen eigen medewerkers en bevoegde derden het magazijn binnenkomen: pasjes, tourniquets, slagbomen, beveiligingsmedewerkers, camera’s, enzovoort. Elk systeem heeft zijn eigen voor- en nadelen. Zo biedt het gebruik van pasjes een groot voordeel ten opzichte van conventionele sleutelsystemen omdat de unieke codes snel en eenvoudig zijn te vervangen bij verlies of vertrek van medewerkers. Bovendien kunnen in- en uitgangstijden worden gekoppeld aan een werktijdregistratiesysteem.

“Maar”, waarschuwt Meekel, “naast de keuze voor een controlesysteem dient een gedegen beleid te zijn geformuleerd. Daar moet een werkgever zich van bewust zijn, voordat hij actie onderneemt.”
 

Strenge procedures

Ingram Micro is zo’n bedrijf dat zich daarvan bewust is. In het magazijn in Tilburg liggen diefstalgevoelige producten. De waarde van de goederen in één trailer vertegenwoordigt alleen al een aanzienlijk bedrag. Het is dan ook niet zo verwonderlijk dat Ingram Micro niets aan het toeval overlaat. In het zwaarbeveiligde warehouse gelden strenge procedures en worden verschillende systemen ingezet om de toegang tot het magazijn te controleren.

Het begint al buiten. Vrachtautochauffeurs komen alleen voorbij de slagboom als ze minimaal een dag van tevoren een timeslot hebben aangevraagd. Wie zo’n timeslot aanvraagt, krijgt een referentienummer, waarmee hij zich bij de slagboom meldt. Daar wordt het nummer geverifieerd. Staat het niet op de lijst, dan kan de chauffeur rechtsomkeert maken. Staat het nummer wel op de lijst, mag de chauffeur verder rijden en zich melden bij de chauffeursingang.
 

Aparte regeling

Via die ingang kan hij naar binnen, maar heeft hij geen toegang tot het magazijn. “De laatste tijd zijn er echter steeds meer chauffeurs die aanwezig willen of moeten zijn bij het laden en lossen. Daar ontkomt je niet altijd aan”, weet operational supervisor Peter Scheffer.

Voor deze chauffeurs heeft Ingram Micro een aparte regeling. Ze mogen het warehouse in onder begeleiding van een beveiligingsbeambte, of met een fluorescerend vestje aan. Dan hebben ze toegang voor de laad- en loswerkzaamheden in een gebied van drie meter rond het toegewezen dock. Bovendien wordt hun legitimatie gekopieerd en moeten ze een document ondertekenen waarin alle veiligheidspunten zijn opgenomen.

Ook wordt hun aanwezigheid vastgelegd op de aanwezige camerasystemen. “Als ze zich niet aan de regels houden, of aanwijzingen van het personeel negeren, worden ze niet geholpen en gesommeerd te vertrekken”, legt Scheffer uit.
 

Ongeacht rang of stand

De strenge procedures gelden niet alleen voor de chauffeurs. Iedereen moet eraan geloven, ongeacht rang of stand. De eigen medewerkers hebben een deurpasje waarmee ze het pand binnenkomen. Dat pasje geeft hen toegang tot de geselecteerde afdelingen. Wie geen pasje heeft, dient zich te melden via de intercom en wordt persoonlijk opgehaald door een beveiligingsbeambte. Bezoekers mogen nooit zonder begeleiding rondlopen en dienen hun gekleurde badge zichtbaar te dragen. “Als iemand met een zo’n badge alleen door het magazijn loopt, wordt er direct aan de bel getrokken”, licht Scheffer toe.

Er is slechts een beperkt aantal vaste contractors, die zich wel zonder begeleiding in het magazijn mogen bevinden en er mogen rondlopen. Tot die groep horen bijvoorbeeld de servicemonteurs van Jungheinrich, die (preventief) onderhoud aan de trucks verzorgen. Deze groep krijgt een badge van een afwijkende kleur, die zichtbaar moet worden gedragen en toegang verschaft tot de ruimtes waar hij of zij moet zijn.
 

Lot bepaalt

Scheffer is tevreden met de badges en de toegangscontroles, maar geeft aan dat er toch meer nodig is om het fort te bewaken: “Je kunt wel een mooi systeem hebben, maar waar het uiteindelijk allemaal op neerkomt, is dat niemand het warehouse verlaat zonder dat hij is gecontroleerd.” Bij het verlaten van het magazijn wordt dan ook iedereen gevisiteerd, niemand uitgezonderd. Er zijn twee varianten: de standaard visitatie en de specifieke visitatie.

Het lot bepaalt welke visitatie iemand ondergaat. Iedereen drukt op een blauwe knop, waarna mogelijk een oranje lamp gaat branden. Als de lamp niet brandt, wordt de standaard visitatie uitgevoerd: jas- en broekzakken leeg maken, broekzakken binnenstebuiten keren, jas of bodywarmers uittrekken, tas leegmaken, broodtrommel openen, rookwaren ter controle aanbieden, broekriem zichtbaar omdraaien, broekspijpen optillen, portemonnee laten controleren, eventueel hoofddeksel afzetten en laten controleren.

Brandt de lamp wél, dan wordt de specifieke visitatie uitgevoerd en dienen, naast de genoemde punten, de schoenen te worden uitgetrokken en worden de voetzolen gescand. “Die specifieke visitatie wordt elke week ook standaard gedurende een aantal uren uitgevoerd. Uiteraard op een willekeurig moment en zonder dat dit vooraf is gecommuniceerd”, voegt Scheffer toe.
 

Clean-in, clean-out

De medewerkers van Ingram Micro, veelal uitzendkrachten, maken geen probleem van de strenge procedures. Wat vooral is te danken aan een goede communicatie. “Het wordt hen al aangegeven tijdens het eerste gesprek op het uitzendbureau. Ze weten dus wat hen te wachten staat”, legt Scheffer uit. Toch gaat het soms mis. Laatst was er nog een uitzendkracht die niet wilde meewerken. Die kwam er dus ook niet in.

Het voordeel van de aanpak van Ingram Micro is volgens Scheffer dat deze effectief is; niemand verlaat het pand met producten die hem of haar niet toebehoren. “Efficiënt is het helaas niet. De visitaties zijn tijdrovend en kostbaar.”

Hij bekijkt daarom momenteel een ander systeem, waarbij gebruik wordt gemaakt van een detectiepoort ‘à la Schiphol’. “De investering in zo’n poort (e 6.000 tot e 7.000) valt mee, maar als je winst wilt behalen moet je meer doen. Ik wil naar een clean-in, clean-out situatie, waarbij medewerkers bijvoorbeeld geen stalen neuzen in hun schoenen mogen dragen en geen riemen met metaal. Dan moet je dus zorgen voor schoenen met kunststof neuzen en zolen en riemen met kunststof gespen. Een forse extra investering dus”, stelt Scheffer.

Toch ziet hij wel toekomst in die verandering: “Omdat je de beveiligingsbeambten dan efficiënter kunt inzetten. Zij kunnen dan bijvoorbeeld extra taken uitvoeren in dezelfde tijd.

Bovendien verloopt de visitatieprocedure dan sneller, waardoor er geen wachtrijen ontstaan,” legt hij uit.

 

TOEGANGSCONTROLE MET ACTIEVE RFID

Met behulp van actieve RFID is MOL Logistics Nederland erin geslaagd de beveiliging van warehouse en kanoren naar een hoger niveau te tillen. De oplossing bij de dienstverlener verschilt van de conventionele toegangscontrolepasjes doordat de pasjes ook vanaf grotere afstand (tot wel 200 meter) kunnen worden gelezen. Wat het bedrijf tegenstaat aan de gangbare toegangscontrolesystemen is het feit dat je het pasje bijna tegen een lezer moet aanhouden voordat de deur open kan. Dat is onhandig en storend, luidde het oordeel.
 

Elektronische ontgrendelaars

De toepassing die de dienstverlener uiteindelijk koos (een systeem van Transquest uit Apeldoorn) werkt dan ook anders. Elke medewerker is voorzien van een eigen, unieke pas, gebaseerd op actieve RFID, de deuren zijn voorzien van elektronische ontgrendelaars en om het warehouse te betreden moet een elektronische tourniquet worden gepasseerd.

Bij de tourniquet en de deuren is een actieve RFID-reader aangebracht. Op het moment dat een medewerker de deur nadert, detecteert de reader de pas, die elke 1,5 seconde een uniek signaal uitzendt, en wordt de deur automatisch ontgrendeld. Natuurlijk alleen als de medewerker geautoriseerd is om de zone te betreden.
Op strategische plaatsen in het warehouse zijn eveneens RFID-readers geplaatst. Door gebruik te maken van richtantennes kunnen bijvoorbeeld uitzendkrachten wel in de crossdockruimte werken, maar wordt een alarm gegenereerd als ze een denkbeeldige lijn passeren en in de opslag komen.

Het systeem biedt nog een voordeel: een betrouwbaarheid die vele malen hoger is dan die van de meeste andere systemen. Dragers van passen worden immers automatisch geregistreerd, ook al houdt een collega de deur voor hen open. Die aanwezigheidsregistratie is van belang voor het BHV-plan. In geval van een calamiteit weet men meteen welke mensen zich waar bevinden.

 

 

Reageer op dit artikel