blog

Vergaderen kan sneller en leaner

Supply chain

Het blijft een lastig punt. Vergaderen is vaak een noodzakelijk kwaad. Het levert meestal minder op dan we willen en het frusteert ons gauw. Daarom maar eens een paar simpele suggesties om het vergaderproces aan te pakken.

Vergaderen kan sneller en leaner
Lean vergaderen in de ogen van Hessel Visser

Gebruik die tijdstippen die zich toch al lenen om bij elkaar te zijn. Doe het aan het begin van de dag. We noemden het de ochtendwijding. Alleen acties vastleggen op een bord aan de wand dat iedereen kan zien. Bij een ander bedrijf hadden ze de koffiehoek zodanig ingericht dat de eerste tien minuten van de pauze werden gebruikt om werkoverleg te plegen. Daar hing een LCD-scherm aan de wand waar alle acties op vastgelegd werden. Zo wist iedereen gelijk wat men te doen stond.

 

Bij een grote onderneming moest ik pasgeleden een vergadering leiden daar gebruikte ik de volgende ingrediënten:

  1. een statafel
  2. een flipover
  3. een fototoestel

Wat moet je hier nu mee?

Door de statafel doe je er niet langer over dan strikt nodig ( en kan je ook moeilijk in slaap vallen). Op de flipover zet je alleen de noodzakelijke acties met de nodige tekeningen en bij voorkeur in kleur. Met het fototoestel maak je een foto van de flipover. En zo is het verslag klaar. Die print je vervolgens of liever nog e-mail ze gelijk door. Dat doe je dan alleen aan diegene die er echt wat mee moeten doen. Iiedereen kan gelijk de acties gaan uitvoeren. Desnoods fotografeer je nog die producten of problemen die er ter sprake kwamen en je hebt een krachtig stuk gemaakt.

 

Ach zult u denken. Wij doen het al veel beter met touchscreen of een electronische pen. Graag zouden we van U wel eens willen weten hoe je het proces nog leaner kan maken. Heeft u nog wat tips?

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels