artikel

Den Hartogh Logistics: meer dan 50 administraties

Supply chain Premium

Den Hartogh Logistics: meer dan 50 administraties

Den Hartogh Logistics is het levende bewijs dat het voeren van een financiële administratie en HR-beleid in vele verschillende landen geen gemakkelijke taak is. Hoe pakt dit familiebedrijf dit aan?

– Artikel komt van Exact Software –

Den Hartogh Logistics uit Rotterdam doet wereldwijd zaken. Sinds jaar en dag is Exact de softwarepartner van Den Hartogh, die de financiële en HR-administratie in goede banen helpt leiden. Dankzij de goede relatie is er ruimte voor feedback.

Vanuit het hoofdkantoor van Den Hartogh Logistics heb je een fenomenaal uitzicht op de Rotterdamse skyline. Terwijl de ochtendzon langzaam de mist verdrijft die boven de Erasmusbrug en de Kop van Zuid hangt, glijden containerschepen langzaam door de Nieuwe Maas. Het familiebedrijf, opgericht in 1920, specialiseerde zich in het vervoer van vloeibare chemicaliën en gassen. Inmiddels opereert Den Hartogh op ruim 30 locaties in 17 landen wereldwijd. “Onze bijna 1100 werknemers werken van Rotterdam tot Singapore en van Boedapest tot Houston”, zegt Bram Paape, financieel directeur van Den Hartogh. Om zijn klanten goed te kunnen bedienen, heeft Den Hartogh vier businessunits ingericht, legt Paape uit: liquid logistics, gas logistics, global logistics en tank cleaning & repair. Voor de kernactiviteit, het transport van gas en chemische vloeistoffen voor de petrochemische industrie, heeft de vervoerder een enorme vloot aan tankcontainers, tankwagens en vrachtwagens.

Processen stroomlijnen

Den Hartogh heeft twee in eigen huis ontwikkelde ERP-systemen draaien. Een voor logistiek beheer en het andere voor reparatie, onderhoud, reinigen en stallen van chassis en containers. Om de belangrijkste administratieve processen op het gebied van financiën en human recources te stroomlijnen, heeft Den Hartogh producten en oplossingen van Exact ingezet. Daarnaast gebruikt het familiebedrijf aanvullend nog diverse andere systemen en applicaties. “In 2001 zijn we in zee gegaan met Exact. De belangrijkste diensten die we afnemen, zijn Globe en Synergy”, licht Paape toe. In het algemeen is Den Hartogh zeer te spreken over de inmiddels bijna 15 jaar lopende samenwerking. “In vergelijking met concurrenten heeft de leverancier een scherpe prijs-kwaliteitverhouding en de softwareprogramma’s zijn gemakkelijk om mee te werken.”

Internationale administratie

Den Hartogh is het levende bewijs dat het voeren van een financiële administratie en HR-beleid in zoveel verschillende landen geen gemakkelijke taak is. Alleen in Nederland al voert Den Hartogh 13 verschillende administraties, wereldwijd zijn het er meer dan 50. Elk land kent specifieke wet- en regelgeving rondom de administratieve processen en dit leidt tot talloze uitdagingen. Den Hartogh koos voor verschillende aanvullende applicaties en add-ons op Exact Globe. “Zo gebruiken we in Hongarije het programma Petty Cash als aanvulling op Globe om aan de lokale wet- en regelgeving te voldoen”, legt Savaş Ünal, applicatie- en projectmanager uit. De relatie tussen het bedrijf en Den Hartogh gaat zoals gezegd ver terug. “Het contact is goed en meerdere malen per jaar komen er Exact-mensen van de salesafdeling en customer service (Support) langs op ons hoofdkantoor. Ik denk voor het mooie uitzicht”, grapt Ünal. “Nee hoor, maar geregeld overleg is goed. Net als in een goed huwelijk is er ruimte om feedback te geven. Kritiek moet kunnen; we hebben bijvoorbeeld een bepaalde administratieve tool aangeschaft om te ondervangen dat we steeds opnieuw dezelfde nieuwe crediteur en debiteur in verschillende administraties moeten invoeren. Ondanks dat we vanaf het begin mochten meedenken over het product, voldoet het programma nog niet optimaal. Maar goed, een langlopende en goede relatie betekent ook dat je met elkaar meedenkt om oplossingen voor problemen te vinden. En daar is Exact hard mee bezig.”

Tweemaal update

Den Hartogh wil eerst zeker weten dat een module of nieuwe software werkt voordat ze een nieuw product of dienst gebruiken. Zo wacht men momenteel op testen in Houston van de financiële module van Exact Online die binnenkort uitkomt. “Als we tevreden zijn met de resultaten van Online en ze sluiten aan op onze wensen, dan overwegen we die ook in de paar landen waar Globe niet beschikbaar is te laten draaien”, vertelt Ünal. “Exact denkt met ons mee over softwareoplossingen die uiteindelijk onze totale internationale business ondersteunen”, vult Paape aan.

Een ander voorbeeld van het uitvoerig testen is de testprocedure voor de updates die twee keer in het jaar worden uitgevoerd op de servers van Den Hartogh. Ünal: “De eerste is in januari om de verloning mogelijk te maken met de nieuwe belastingregels en premies voor dat jaar. En omdat er voortdurend nieuwe ontwikkelingen en oplossingen worden aangedragen waar wij niet een jaar op willen wachten, wordt in het midden van het jaar, rond juni, de tweede update uitgevoerd.”

“We zijn streng, want we willen te allen tijde voorkomen dat onze mensen niet de kwaliteit kunnen leveren die onze klanten gewend zijn. Dit betekent in de praktijk dat de servers en software moeten blijven draaien; 24/7. Daarom gebruiken we alleen stabiele versies die we ver vóór de dag van de update uitvoerig testen. Op een zaterdag wordt dan de software geüpdatet, zodat er op zondag in het Midden-Oosten weer gewerkt kan worden. Exact staat altijd stand-by en dat is een geruststellende gedachte”, besluit Paape. “Net als in een goed huwelijk is er ruimte om feedback te geven. Kritiek moet kunnen”.

Reageer op dit artikel