artikel

5. Hoe selecteer je een ERP-systeem?

Supply chain Premium

5. Hoe selecteer je een ERP-systeem?

Welke stappen kun je onderscheiden bij de selectie van een ERP-systeem?

We onderscheiden de volgende stappen bij de selectie van een ERP-systeem:

  • vastleggen van te bereiken doelstellingen;
  • bepalen van de scope;
  • vaststellen van de eisen en wensen;
  • opstellen shortlist van pakketten;
  • principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties;
  • referentiebezoeken;
  • toetsing principekeuze middels een workshop;
  • opstellen implementatieplan;
  • contractonderhandeling.
In het te vormen projectteam zullen de geledingen van het bedrijf op de juiste wijze vertegenwoordigd moeten zijn. Van het projectteam wordt verwacht dat deze een breed inzicht heeft in het gehele bedrijfsproces, de verwachtingen van het nieuwe systeem kent en kan inschatten wat de organisatie “aan kan”. Regelmatig overleg met het managementteam is vereist om de noodzakelijke committment van het management te krijgen en te behouden.

Vastleggen van te bereiken doelstellingen

De aanleiding voor de selectie en de te bereiken doelstellingen worden vastgelegd. Vaak gebeurt dit in de vorm van een lijst met op te lossen knelpunten en nieuwe vormen van ondersteuning. Sommige bedrijven kiezen ervoor om doelstellingen op het gebied van kosten, voorraadverlaging, doorlooptijdverkorting of verhoging van leverbetrouwbaarheid te formuleren. In dat geval is een nulmeting nodig om vast te stellen waar het bedrijf nu staat. Tijdens het selectieproces zal regelmatig op de doelstellingen worden teruggekomen om prioriteiten van bepaalde functiegebieden te kunnen vaststellen.

Voorbeelden doelstellingen

  • Verankering processen
    – Minder afhankelijk van mensen
    – Maximaal voorkomen van fouten
  • Van Excel naar ERP
  • Koppeling engineering en logistiek: eenmalig vastgelegde en éénduidige productspecificatie door het gehele proces heen (“one time right”)
  • Vergroting toegankelijkheid van informatie voor andere afdelingen
  • Verkorting doorlooptijd voortraject
  • Ondersteuning van materiaalplanning binnen de totale keten

Bepaling van de scope

In de meeste bedrijven worden reeds softwarepakketten gebruikt. Het is dus van belang om de plaats te bepalen van het nieuwe ERP-systeem binnen dit systeemlandschap. Welke systemen zullen worden vervangen door het ERP-systeem en welke systemen zullen blijven bestaan; hoe zal de relatie tussen het ERP-systeem en de systemen zijn, die zullen blijven gehandhaafd. Er zijn bedrijven die eerst een Masterplan opstellen waarin deze samenhangen zijn weergegeven, voordat zij daadwerkelijk starten met een selectie.

Vaststellen van de eisen en wensen

Het programma van eisen en wensen is de basis voor de selectie. De eisen zijn die functionaliteiten waarin het pakket absoluut moet voorzien teneinde een effectieve ondersteuning te bieden voor de gestelde bedrijfssituatie. De wensen zijn minder hard, waarbij tevens rekening gehouden moet worden met de prijs die voor de betreffende functionaliteit betaald moet worden. Nadruk moet hier liggen op het definiëren van een realistisch eisen- en wensenpakket, dat enerzijds recht doet aan wat het bedrijf zou willen en anderzijds wat binnen redelijke tijd realiseerbaar is.

Systeeminformatie
Talen
Informatietechnologie
Integratie en interfaces
Autorisatie
User-interface
Gebruikersondersteuning
Zoekmogelijkheden
Koppeling met Office-pakketten
Documentbeheer
Rapportages
Systeemborging
Stamgegevens
Classificatie
Eenheden
Traceability
Relatiestamgegevens (extern)
Relatiestamgegevens (medewerkers / intern)
Financiële stamgegevens
Stamgegevens van meetapparatuur en gereedschappen
Verkoop
Relatiebeheer
Offertes
Contracten (verkoop)
Verhuur en lease
Prijzen en kortingen
Commerciële calculatie en projectbegroting
Inkoop
Bestellen
Voortgangsbewaking inkoop
Raamcontracten en forecasts inkoop
Magazijnbeheer
Inslag
Registratie
Opslag
Voorraadregistratie
Uitlevering
Planning van magazijnprocessen
Expeditie
Retouren naar leveranciers
Retouren vanuit klanten
Transportplanning
Engineering
Tekeningenbeheer
Beheer van productstructuren
Versiebeheer, Vrijgave- en wijzigingsbeheer
CAD / PLM koppeling
Werkvoorbereiding
Werkvoorbereiding algemeen
Productiealternatieven, combineren van productieopdrachten
Uitbesteding
Staf- en plaatmateriaal
Gereedschapsbeheer
Onderhoudsmanagement
Registratie van onderhoudsopdrachten
Onderhoudsplanning
Uitvoering en analyse van onderhoud
Service
Servicecontracten
Servicelocaties
Configuratiebeheer van serviceobjecten
Garantie
Preventief onderhoud van klantinstallaties
Correctieve serviceactiviteiten
Reparaties
Serviceplanning
Reservedelen
Kwaliteitsmanagement
Kwaliteitsmanagement algemeen
Mogelijkheden tot vastleggen van testplannen
Planning van testactiviteiten
Leveranciersevaluatie
Financiën
Integratie van de financiële module
Functionele breedte
Kostprijzen en Nacalculatie
Activa boekhouding
Valutabeheer
Facturering en betalingen
Voorraden
Wetgeving en Communicatie internationaal
Jaarplanning
Plandefinitie
Ondersteuning van berekeningen
Master Production Scheduling (MPS)
Orderacceptatie
Levering uit voorraad
Levering op klantorder: materiaaltoets
Levertijdafgifte op basis van capaciteit
Materiaalplanning
Prestatie voorraadbeheer
Voorspellingsmethoden
Berekening van bestelparameters
Genereren van bestelaanvragen
Material Requirements Planning (MRP-I)
Verwerking van klantforecasts
Kanban
Vendor Managed Inventory
Capaciteitsplanning
Bucketplanning
Bucketless planning
Automatische optimalisatie
Cyclisch plannen
Grafische weergave productieplan
Alternatieve planningen en productiealternatieven
Ordervrijgave
Vrijgavemogelijkheden
Werklastbeheersing
Aansturing Productie
Prioriteitstelling
Voortgangsregistratie
Voortgangsbewaking
Productieregistratie
Workflow Management
Opbouw van de Workflow Management module
Toepassingsgebieden van WFM
Modellering
Monitoring en Analyse
Productconfiguratie
Type configurator engine
Parameters en configuratieregels
User interface en gebruik
Variantgenerator
Generieke generator
Toepassingsgebieden van de configurator
Multi site / Multi company
Multi company
Multicompany planning
Multi site
Intercompany leveringen
Projecten
Project definitie
Financieel projectbeheer
Urenregistratie op projecten
Projectplanning
Projecten en productie/inkoop
Grafische ondersteuning van de planning
Personeel
Vastlegging van persoonsgegevens
Lonen en salarissen
e-Business
eProcurement
eSales
EDI
Verdere e-Business mogelijkheden

 

Opstellen shortlist van pakketten

Op basis van het programma van eisen en wensen wordt vaak eerst een longlist opgesteld. Hiervoor worden zoveel mogelijk objectieve informatiebronnen gebruikt.

De systemen en leveranciers op de longlist worden vervolgens tegen het licht gehouden op aspecten als:

  • branche-ervaring;
  • aantal relevante referenties;
  • hoe gezond is de leverancier;
  • technische pakketkenmerken, waaronder:
  • 1. netwerkbesturingssysteem;
  • 2. de technische basis: hoe open is het systeem; in welke mate is het systeem op moderne standaarden gebaseerd, zoals Service Oriented Architecture; hoe eenvoudig is het om informatie uit het systeem te halen;
  • 3. de visie op de technologische ontwikkelingen;
  • prijs versus beschikbare investeringsruimte en exploitatiekosten;
  • beschikbaar in de cloud / mogelijkheden tot huur.

Het kan zijn dat er additionele vragen aan leveranciers worden gesteld m.b.t. bepaalde twijfelpunten. Het melden van referenties is daar een voorbeeld van.

In een gezamenlijk discussie wordt vervolgens de shortlist opgesteld van in het algemeen drie passende pakketten.

Principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties

De leveranciers op de shortlist geven elk een demonstratie van een dag. Zorg voor een duidelijk programma: u bepaalt wat u te zien krijgt. U vraagt offertes aan bij de leveranciers van de shortlist. Op basis hiervan stelt u een vergelijking op tussen de pakketten, die zal leiden tot een principekeuze.

Referentiebezoeken

Het is in deze fase van het traject belangrijk om contact te zoeken met bedrijven die ervaring hebben met het systeem. Het gaat dan uiteraard bij voorkeur om bedrijven met een vergelijkbare problematiek die een onafhankelijke mening kunnen geven.

De leveranciers zullen er veelal op aandringen dat slechts met referenties contact wordt opgenomen nadat dit met hen is afgestemd; we pleiten voor enig begrip hiervoor; op referenties wil je een beetje zuinig zijn. Mocht u echter al relaties hebben, die het pakket gebruiken, is er natuurlijk niets op tegen om daar eens contact mee op te nemen…….

Toetsing principekeuze middels workshop

De doelstelling van de workshop is om na te gaan of het pakket werkelijk past in uw bedrijfssituatie, en welke functionaliteiten eventueel met behulp van maatwerk ingebracht moeten worden. Daartoe ‘speelt’ u uw eigen bedrijfsprocessen na (van offerte tot facturering). De workshop duurt, afhankelijk van de bedrijfsgrootte en -complexiteit, één tot drie dagen.

Opstellen implementatieplan

Het opstellen van de bedrijfscase ten behoeve van de workshop kost veel tijd; reken maar op enkele tientallen dagen. Voordeel is wel dat u gedwongen wordt om de beoogde processen nog eens goed op te schrijven. Gelukkig verdient een gedeelte van het werk zich weer terug tijdens de implementatie.

Contractonderhandeling

Al voor aanvang van de workshop is genoeg informatie beschikbaar om de contractonderhandelingen te starten. De feitelijke afronding daarvan kan uiteraard pas na de workshop plaatsvinden.

Essentieel in het contract is de stelling dat met de geboden totaaloplossing de gewenste werkwijze, zoals vastgelegd in de workshop, uitgevoerd kan worden. Daarnaast dienen er acceptatiemomenten afgesproken te worden ter controle (beslissingsmomenten met restitutiemogelijkheden). In sommige gevallen is het mogelijk de opdracht af te spreken op “fixed date and fixed price”. Hiervoor wordt wel een premie betaald en hierdoor ligt de controle van het project bij de leverancier!.

We pleiten ervoor om met één leverancier een totaalcontract af te spreken, die als hoofdaannemer optreedt.

Inhoud ERP contract

  • Dat met het pakket aan de gewenste werkwijze en specificatie, zoals in dit document beschreven, kan worden voldaan
  • Welke modules, third party software en tools hiervoor nodig zijn en wat deze kosten
  • Hoe de financiële administratie ondersteund wordt (geïntegreerd of extern pakket), eventueel met welk pakket standaard gekoppeld wordt. Duidelijk opnemen in de kosten!
  • Op welke punten maatwerk nodig is en wat de kosten hiervoor zijn
  • Op welke wijze interfaces kunnen worden gerealiseerd en wat dit kost als u dit uitvoert
  • Welk operating systeem en Database nodig is en wat deze kosten
  • Welke additionele hardware / netwerk nodig is om de applicaties te gebruiken
  • Welke optionele modules / tools kunnen worden geleverd en wat deze kosten
  • Onder welke condities de items worden geleverd: garantie, source
  • Welke diensten er worden geleverd onder het onderhoudscontract en wat dit kost
  • Wat de implementatiemethode is (aanpak, fasering, management)
  • Wat de condities zijn voor implementatie (risicoanalyse!)
  • Wat de implementatieactiviteiten zijn en welke inspanning dit vraagt van het bedrijf
  • Welke ondersteuning bij implementatie kan worden geleverd, met welke inspanning en tegen welke kosten
  • Wat de geplande implementatietijd is (start opstellen implementatieplan t/m go live)
  • Welke tools beschikbaar zijn ter ondersteuning implementatie (opleiding, planning, modellering, inrichting, testen, conversie, aanpassen documenten, rapporten, schermen) en wat deze kosten
  • Algemene leveringsvoorwaarden
  • Mogelijke referenties bij vergelijkbare bedrijven, zodat door het bedrijf telefonisch contact kan worden opgenomen.

Lees hier verder in hoofdstuk 6: tools voor ERP-implementatie

Terug naar startpagina ‘Inhoud van dit ERP-dossier

Reageer op dit artikel