artikel

Agrico stapt over naar virtuele werkplek

Supply chain

Agrico is een aardappelhandelshuis uit Emmeloord dat al 40 jaar aardappelrassen kweekt en verhandelt. Het bedrijf exporteert naar meer dan 70 landen en heeft dochterondernemingen in Canada, Engeland, Polen, Italië, Frankrijk, Roemenië en Zweden. Eind januari 2013 stapte Agrico over op een uiterst moderne IT-infrastructuur met een virtuele werkplek op basis van Windows 8 voor het faciliteren van complete logistiek. Deze vernieuwing leverde Agrico zowel functionele voordelen op als een besparing op de IT-kosten.

Agrico stapt over naar virtuele werkplek

– tekst door de leverancier –

Agrico levert twee producten: pootgoed en tafelaardappelen. Pootgoed wordt ingezet als uitgangsmateriaal om uiteindelijk weer tafelaardappelen en aardappelproducten als patat en chips te produceren. De aardappelen vinden zo hun weg naar de retail en industrie in vele smaken en met verschillende uiterlijke kenmerken, afhankelijk van de markt. Het pootgoed is van een uiterst hoogwaardige kwaliteit, wat inhoudt dat dit uitgangsmateriaal garant staat  voor een hoge opbrengst omdat er geen bacterie, schimmel- en virusziektes in zitten. Het ontwikkelen van aardappelrassen is een proces van tien jaar en Agrico heeft hiervoor een eigen researchafdeling. Een deel van de organisatie bestaat uit buitendienst- en verkoopmedewerkers die overal ter wereld hun werk moeten kunnen doen. “Onze systemen waren niet altijd even geschikt voor mobiel werken, en daarnaast was de bestaande IT-omgeving aan vernieuwing toe,” zegt Christiaan Simonse, ICT-regisseur bij Agrico. Hij had helder voor ogen hoe die omgeving er uit moest gaan zien. Uiteindelijk bleek Nobel als bestaande IT-partner de juiste partij om deze vernieuwing verder gestalte te geven.

Virtuele ICT-werkplek

“Onze ICT-omgeving is heel divers,” zegt Christiaan Simonse. “We gebruiken standaard kantoorsoftware als Office 2010, aangevuld met onze ERP- en CRM-systemen. Verder gebruiken we een documentmanagementsysteem en op onze researchafdeling hebben we nog veel specifieke applicaties voor DNA-analyse dat het proces van het kweken van aardappelen faciliteert. “
Volgens Simonse was een van de belangrijkste wensen bij het vernieuwen van de IT-infrastructuur dat de werkplek overal ter wereld te benaderen moest zijn. Een virtuele ICT-werkplek, zoals Simonse het noemt. In de oude situatie konden medewerkers wel van afstand bij hun e-mail en agenda via Outlook, maar niet bij de business-applicaties. Daarnaast werd gewerkt op oude laptops met Windows XP, die steeds trager werden en lastig te beheren waren.
“We stonden voor een keuze,” zegt Simonse. “Wat gaan we nu doen? Wij zagen veel voordelen in virtualisatie van onze systemen en server-based computing voor het aanbieden van de werkomgeving. Dat zou de beheerlast verminderen, kosten besparen, zorgen voor meer stabiliteit en tevreden gebruikers.”
Met deze wens kwam Agrico na enige marktverkenning toch terecht bij Nobel, dat daarvoor ook al verantwoordelijk was voor het systeembeheer bij Agrico.
“Nobel zou sowieso het beheer gaan doen en we waren er van overtuigd dat Nobel dit project aan kon. Het budget was natuurlijk ook van belang. We konden misschien nog een paar procent goedkoper uit zijn door rond te shoppen, maar dat betaal je uiteindelijk toch weer terug aan leergeld en het opbouwen van de communicatie met een nieuwe IT-partner. Mede daarom zijn we uiteindelijk gewoon bij onze eigen leverancier Nobel gebleven.”

Korte communicatielijnen

Door de vertrouwdheid met Nobel kwam Simonse met het samengestelde projectteam snel tot overeenstemming. De omgeving zou volledig gevirtualiseerd worden en de nieuwe virtuele ICT-werkplek zou door middel van server-based computing overal en vanaf elk apparaat beschikbaar zijn. De bedrijfslaptops zouden Windows 8 gaan draaien en de pc’s zouden vervangen worden door thin clients, ofwel computersystemen die vrijwel geen beheer vereisen en hun gebruikersomgeving via server-based computing aangeboden krijgen vanaf een server.

Simonse: “Er was een goede synergie in het hele project, waardoor we snel konden schakelen met korte communicatielijnen. Tijdens het proces, vanaf de planning tot de migratie, heb ik de flexibiliteit en de inzet van het team enorm gewaardeerd. Er werd tot in de late uurtjes doorgewerkt om dingen gedaan te krijgen. Ik heb het enorm getroffen met dit projectteam. Dat maakt of breekt een project.”

De grootste problemen traden op bij het virtualiseren van de applicaties van de researchafdeling. De leveranciers van deze software zien virtualisatie in de meeste gevallen niet als hun core-business, waardoor er bijna geen ondersteuning voor is.

“Nobel is er uitstekend in geslaagd om dit toch voor elkaar te krijgen,” zegt Simonse. “Aanvankelijk lukte dit bij sommige applicaties niet, maar daar heeft het team uiteindelijk een erg mooie omweg voor bedacht.”

Onderliggende ERP-omgeving bleef hetzelfde

Bij Agrico werd een intern projectteam samengesteld dat Simonse continu informeerde over de voortgang van het project en verantwoordelijk was voor het testen van de nieuwe bedrijfsomgeving. Toen die grotendeels klaar was voor gebruik werd besloten met een paar gebruikers te gaan te testen in de productieomgeving.

“Dat is niet gebruikelijk,” legt Simonse uit. “Het was mogelijk doordat zowel onze oude als de nieuwe omgeving kon praten met de backoffice. De bedrijfslogica bleef hetzelfde.”
Elke afdeling kreeg een ‘key user’ toegewezen die contact onderhield met de support-afdeling van Nobel en daarnaast ook als eerstelijns helpdesk fungeerde voor de interne collega’s. Nobel stelde hierbij een online testtool beschikbaar waarin zij hun bevindingen konden vastleggen. Hierdoor was er altijd een actueel en volledig overzicht beschikbaar van mogelijke probleempunten. Voorafgaand aan de daadwerkelijke migratie waren daardoor de meeste problemen al opgelost.
Simonse: “We hadden een testruimte voor onze medewerkers ingericht, maar daar is maar weinig gebruik van gemaakt. De overgang was niet heel schokkend, hoewel de onderliggende technologie dat wel was. De meeste applicaties kenden onze medewerkers al en de onderliggende ERP-omgeving bleef in feite hetzelfde.”

Windows 8 of toch Windows 7

De grootste uitdaging bleek de overstap naar Windows 8 te zijn. Agrico gebruikte al jaren het verouderde Windows XP, dat dateert uit 2001. Met deze overstap zou Agrico maar liefst twee Windows-versies overslaan. Simonse overwoog daarom aanvankelijk toch voor Windows 7 te kiezen.
Simonse: “De techneuten van Nobel gaven uiteindelijk toch de doorslag met de opmerking dat Windows 8 technisch vrijwel hetzelfde is als Windows 7 en dat de applicaties er net zo goed, al dan niet beter, op zouden draaien. Daarnaast zou een deel van de applicaties sowieso virtueel aangeboden worden.”
Toch bleek het nieuwe ‘startmenu’ van Windows 8 roet in het eten te strooien. “Daar werd ik niet echt vrolijk van,” zegt Simonse. “Voor mij was het duidelijk: als we dit aan onze gebruikers geven, dan snappen ze er helemaal niets van.”
De nieuwe ‘Modern UI’ van Microsoft vult het volledige startscherm van Windows met gekleurde vierkante vlakken, die tegels worden genoemd. Dit kunnen applicatiepictogrammen zijn, maar ook een soort mini-applicaties die informatie kunnen weergeven zoals het weer, beurskoersen of foto’s.

Dit is de nieuwe werkomgeving volgens Microsoft. Het traditionele bureaublad bestaat nog wel, maar de bekende startknop ontbreekt. Wisselen tussen beide schermen kan met de Windows-toets of door links onderin het scherm te klikken.

Om dit probleem op te lossen werd in overleg met Nobel een menu ontwikkeld zonder overbodige applicaties, volledig ingericht naar de wensen van Agrico, met zowel lokaal geïnstalleerde als gevirtualiseerde programma’s. De gevirtualiseerde applicaties werden ‘gepubliceerd’ met Citrix, wat betekent dat ze op de server draaien en enkel op de pc of laptop worden weergegeven.

“De gemiddelde gebruiker ziet vrijwel geen verschil,” zegt Simonse. “Enkel aan het Agrico-logootje bij de tegelpictogram van die applicaties kun je nog zien dat ze eigenlijk in onze eigen ‘Agrico-cloud’ draaien. Het resultaat is een kantoordesktop die 80% van onze gebruikers probleemloos begrijpt. De gebruikers moesten zich enkel nog wat sneltoetsen en muishandelingen aanleren. Onze key users kregen een cursus van drie uur aangeboden om daar bij te assisteren.”

Resultaten project

Het opleveren van de nieuwe virtuele ICT-werkplek van Agrico vond plaats op 28 februari 2013. “We hebben een heel erg soepele migratie gehad,” zegt Simonse. “Dat is verbazingwekkend, ondanks dat er wel een zekere tijdsdruk achter zat. We zijn een seizoensbedrijf en moesten echt up and running zijn in de periode maart/april. Iedereen kon probleemloos zijn werk hervatten zonder verstoring in het businessproces. Er waren wel vragen van gebruikers, maar die waren al ruimschoots vastgelegd in handleidingen.”
Na de hoofdlocatie was op 6 maart de researchafdeling in Bant aan de beurt. Simonse: “De meeste bedrijfsapplicaties waren al getest, behalve die exotische research-applicaties. Daarom waren deze collega’s aanvankelijk nogal huiverig, maar dit bleek ongegrond. Het mooiste was nog dat zij nu voor het eerst vanuit huis konden werken. Daar werd direct enthousiast gebruik van gemaakt.”
Inmiddels zijn alle 115 medewerkers van Agrico tevreden gebruikers van de nieuwe virtuele ICT-werkplek, waarmee zij overal, zowel vanaf laptops, tablets als smartphones, bij hun bedrijfsgegevens kunnen. Simonse: ” De soepele overgang werd bijzonder gewaardeerd. Iedereen heeft het nieuwe systeem enthousiast omarmd en waardeert het gebruikersgemak.”

Naast het ondersteunen van mobiliteit was een van de hoofdredenen om voor virtualisatie en thin clients te kiezen volgens Simonse om de beheerlast te verlagen en de stabiliteit te vergroten.
“Het vereenvoudigde beheer heeft ons een duidelijk financieel voordeel opgeleverd. De thin clients die onze pc-desktops vervangen, kunnen probleemloos zeven tot acht jaar mee. Dat zit ook een beetje in onze MVO-cultuur. Waarom zou je hardware weggooien als die enigszins verouderd is? Daarnaast hebben we enkele servers kunnen uitschakelen en al onze IT draait nu gecentraliseerd op de hoofd- en uitwijklocatie. Bij problemen op een locatie is er geen risico meer voor dataverlies of downtime.”

Plannen voor de toekomst

Agrico kijkt terug op een bijzonder succesvolle migratie, waarin alle beoogde doelstellingen zijn gehaald.  “Het is echt heel soepel gegaan,” zegt Simonse. “Ik kan echt niet zeggen dat er verstoringen zijn geweest van het bedrijfsproces. Op beide locaties is alles succesvol geïmplementeerd en we zijn bijzonder tevreden. Het enthousiaste team van Nobel was zeer betrokken bij het maken van bepaalde keuzes en was zeer gedreven. Al onze werknemers zijn geruisloos overgegaan naar de nieuwe virtuele ICT-werkplek op basis van Windows 8.Dat het ook nog een kostenvoordeel oplevert, maakte het voor ons een no-brainer.”

Volgens Simonse is de communicatie van groot belang geweest tijdens het IT-project. Zo werd er tijdens de planningsfase scherp gelet op de functionele wensen van Agrico, die vervolgens in een gezonde discussie tussen het projectteam van Nobel en Agrico werden vertaald naar een technische oplossingen.

“Het grote voordeel is dat je daardoor niet alles in een keer kanaliseert en vastlegt. Het geeft je de speelruimte om tot de beste oplossing te komen en dat heeft Nobel vleugels gegeven, denk ik.”

Reageer op dit artikel