artikel

Vandeputte Safety optimaliseert voorraad en werkkapitaal met S&OP

Supply chain Premium

Vandeputte Safety optimaliseert voorraad en werkkapitaal met S&OP

Optimalisatie van de voorraadniveaus en vermindering van het benodigde werkkapitaal. Dat waren voor Vandeputte Safety de belangrijkste redenen om S&OP te implementeren. Inmiddels is het bedrijf erin geslaagd de forecasts te verbeteren met behulp van Slim4 en gegevens van de verkoopafdeling en grote klanten. Hierdoor is de voorraad onder controle en nam de efficiency van de processen toe.

Optimalisatie van de voorraadniveaus en vermindering van het benodigde werkkapitaal. Dat waren voor Vandeputte Safety de belangrijkste redenen om S&OP te implementeren. Inmiddels is het bedrijf erin geslaagd de forecasts te verbeteren met behulp van Slim4 en gegevens van de verkoopafdeling en grote klanten. Hierdoor is de voorraad onder controle en nam de efficiency van de processen toe.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Vandeputte Safety   Leverancier/dienstverlener: Slimstock
Plaats: België  
Branche: detailhandel   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Groothandel   Datum ingebruikname:
Productnaam: Slim4  

Het Belgische bedrijf Vandeputte Safety adviseert en begeleidt bedrijven en werknemers op allerlei aspecten die met veiligheid te maken. Hoofdactiviteit van het bedrijf is echter het leveren van persoonlijke beschermingsmiddelen aan de industrie, de professionele tussenhandel en doe-het-zelfmarkten. Van de 60.000 producten die deze gespecialiseerde groothandel kan leveren zijn er ongeveer 8000 direct op voorraad.

     

De artikelen variëren van veiligheidsschoenen en veiligheidskleding tot gehoor- en gezichtsbeschermingsmaterialen, valbeschermingsproducten en veiligheidssignalisatie. Vandeputte Safety heeft vier vestigingen in België, twee in Frankrijk en één in Nederland. In totaal werken er zo’n 200 mensen bij het bedrijf.

     

Voorraadniveaus

Vandeputte koopt al haar producten in bij ruim zeshonderd verschillende leveranciers. Een groot gedeelte daarvan is gesitueerd in het Verre Oosten. Afhankelijk van het soort product variëren de aanlevertijden van drie á vier dagen tot soms enkele maanden. De uitlevering van producten vindt op 24-uursbasis plaats aan de industrie en op wekelijkse basis aan de retail. Sinds 2007 gebruikt Vandeputte Slim4 voor het beheer van de voorraad. Dit pakket is tegenwoordig geïntegreerd met SAP-ERP, dat in 2009 door het bedrijf werd geïmplementeerd. Eind 2010 werden de eerste stappen gezet op het gebied van S&OP. Directeur supply chain Kristof De Coster (foto): "De overstap op Slim4 was voor ons een grote stap voorwaarts. Met behulp van dit pakket slaagden we erin onze voorraad met ruim vijftien procent te reduceren en tegelijkertijd onze servicegraad met zo’n vijf á tien procent te laten stijgen. Invoering van S&OP was daar een logische vervolgstap op. Dat deden we vooral om onze voorraadniveaus nog verder te optimaliseren. Voordeel daarvan is namelijk dat er veel minder werkkapitaal nodig is voor onze bedrijfsvoering. Tegelijkertijd wilden we via de implementatie van S&OP de efficiency van onze bedrijfsprocessen verbeteren."

   

Statistisch model

De invoering van S&OP werd bij Vandeputte uitgevoerd door de afdelingen sales&marketing, planning en finance. Eerste stap in het implementatieproces was het opnieuw opzetten van de forecasts. Grootste verandering was dat die voortaan per maand werden gemaakt en dat de nauwkeurigheid ervan werd vergroot door informatie van verkopers en grote klanten toe te voegen. Slim4 berekende al de demand planning, vraagvoorspelling en voorraadoptimalisatie. Daar werd nu structurele praktijkinformatie aan toegevoegd. Het gaat dan om additionele gegevens, zoals de daadwerkelijk gerealiseerde verkoopcijfers van de salesafdeling, informatie over bepaalde campagnes en aanbiedingen die op stapel staan en om de artikelen die grote klanten de komende periode denken af te nemen. De Coster: "We hebben hen cijfers gevraagd over de hoeveelheden en soorten producten die ze verwachten aan te kopen. Deze gegevens nemen we mee in onze forecasts. Hierdoor maken we gebruik van de kennis die aanwezig is bij onze klanten. Daardoor zijn we in staat zijn de toekomstige vraag naar producten nauwkeuriger te voorspellen."

   

Finetuning

Voor 90 procent van de artikelen die op voorraad zijn worden tegenwoordig forecasts gemaakt. Slim4 voert bij Vandeputte de basisberekeningen uit en brengt een aantal zaken binnen S&OP in kaart. "Het is een heel overzichtelijk en gebruiksvriendelijk  pakket dat de stand van zaken op een visuele manier zichtbaar maakt. Voordeel voor de gebruikers is ook  dat de gemaakte berekeningen gemakkelijk te begrijpen zijn. Slim4 is daarom een goed startpunt voor het opstellen van onze forecasts", aldus De Coster. De berekeningen van Slim4 worden gecombineerd met de aanvullende informatie van verkopers en grote klanten. Uit het totaal aan informatie worden vervolgens met een statistisch model en additionele software de forecasts voor de komende periode berekend. De Coster: "We voeren eigenlijk een soort finetuning van de berekeningen van Slim4 uit om zo goed mogelijke cijfers te krijgen."

   

Financiële winst  

De forecasts zijn bij Vandeputte inmiddels leidend voor de operationele activiteiten. "We zoeken steeds naar het optimum tussen het kunnen realiseren van onze verkoopdoelstellingen en het aanhouden van een voorraadniveau dat daar precies op is afgestemd." Sinds de invoering van S&OP is van tevoren duidelijk welke volumes er ingekocht en uitgeleverd moeten worden. Dat betekent dat de benodigde capaciteit voor bijvoorbeeld de logistieke operatie veel efficiënter ingepland kan worden. "Er is nu vooraf overzicht van wat er de komende periode staat te gebeuren. Daar kunnen we onze planning op afstemmen. Dat betekent dat we minder vaak voor onverwachte verrassingen komen te staan en zorgt voor meer rust in de operationele sfeer", aldus De Coster.

   

Praktische resultaat

Kortgeleden heeft Vandeputte over de voorgaande periodes gemonitord in hoeverre de forecasts overeenstemmen  met de daadwerkelijk gerealiseerde verkopen. Op totaalniveau over alle artikelen zijn de voorspellingen goed en zelfs tot 90% nauwkeurig. Op artikelniveau zijn er echter wel behoorlijke afwijkingen en werd er voor sommige producten een nauwkeurigheid behaald van slechts 60 tot 70%. De Coster: "Gelukkig is er wel sprake van een opgaande lijn. Naarmate we meer ervaring krijgen met deze methodiek om forecasts te zien we de betrouwbaarheid ervan op artikelniveau toenemen. Dat is een positieve ontwikkeling die perspectief biedt voor de toekomst."

  

En of hij nog tips heeft voor andere bedrijven die S&OP willen implementeren? De Coster adviseert deze bedrijven om S&OP niet al te formeel in te voeren. "Daar worden mensen door afgeschrikt en dat roept soms weerstanden op. Overtuig de medewerkers van de voordelen van S&OP. Laat ze meedenken en maak het praktische resultaat zichtbaar. Dan is de kans het grootst dat iedereen gemotiveerd raakt en enthousiast meewerkt aan de invoering van S&OP. Dat biedt volgens mij de meeste garantie op een succesvolle S&OP-implementatie." 

Reageer op dit artikel