artikel

Accountants: “We zien bedrijven worstelen met werkkapitaal”

Supply chain

Accountants kijken met een andere bril naar voorraad. Wie bepaalt wat een artikel waard is? Hoe zijn de autorisaties om voorraden te muteren in het ERP geregeld? Ook zij zien bedrijven worstelen met werkkapitaal. “De grondoorzaak is onbalans”, zeggen Wim Hutten en Martin Plaat van Pricewaterhousecoopers.

Accountants: “We zien bedrijven worstelen met werkkapitaal”
Wim Hutten en Martin Plaat van Pricewaterhousecoopers

Een belangrijke functie van accountants is het controleren van de jaarrekening, dus de Balans en de Winst- en Verliesrekening. Tijdens zulke financiele audits wordt in eerste instantie gekeken of de cijfers kloppen. Regelmatig moeten de accountants nog ouderwets het magazijn in om fysiek artikelen te tellen, maar steeds vaker wordt gesteund op de software waarin de voorraden staan geregistreerd (lees ERP).

 

"We kijken dan of een bedrijf bij de inrichting van zijn ERP voldoende geautomatiseerde beheersingsmaatregelen heeft ingebouwd", zegt Wim Hutten, partner bij Pricewaterhousecoopers (PwC) en werkzaam op de afdeling Systems & Process Assurance. "Zijn er duidelijke afspraken over wie voorraden mag afboeken en artikelprijzen mag aanpassen. Wij kijken dan of hiervoor de noodzakelijke autorisaties zijn ingericht in het ERP."

 

Datavervuiling voorkomen

Daarnaast is het belangrijk dat er in het ERP checks zijn ingebouwd waarmee bedrijfsprocessen in goede banen worden geleid, vertelt Martin Plaat, die werkzaam is op dezelfde afdeling als Wim Hutten. "Een klassiek voorbeeld is de binnenkomende factuur die moet worden gematched met een inkooporder voordat hij wordt geaccordeerd. In de meeste ERP-systemen zoals die van SAP, Oracle of Microsoft kun je hiervoor parameters instellen, dus controleren we daar op."

 

Een andersoortige controle op voorraden is de manier waarop deze wordt gewaardeerd. "Een artikel is ooit gewaardeerd tegen een prijs van laten we zeggen honderd euro, maar wie zegt dat dit product vandaag de dag niet (veel) minder oplevert. Door de crisis zijn prijzen onder druk komen te staan, dus dit is een veel voorkomend issue bij de waardering van voorraden."

 

Discussie over voorraadschattingen

Er zit ook altijd een inschattingselement in het bepalen van de voorraadwaarde, vertelt Hutten. "Want wie bepaalt of een artikel nog verkocht kan worden of dat het als incourante voorraad moet worden afgeschreven? Voor een zuiver beeld moeten soms scherpe discussies over worden gevoerd."

 

Verlagen werkkapitaal 

Een aanvullende dienst van de accountants van PwC is advies over het verlagen van werkkapitaal. Hutten: "Wij komen bij veel bedrijven en zien hoe ze hun voorraadbeheer hebben georganiseerd. Door te benchmarken kunnen we aangeven of bedrijven te veel voorraad hebben en wat ze hierop kunnen besparen. Bedrijven hebben vaak ook zelf ook wel een onderbuikgevoel, maar wij kunnen het aantonen in de cijfers."

 

Volgens Plaat worstelt momenteel ieder bedrijf wel met zijn voorraden. "De omzet daalt en de bruto marges ook. Bij veel bedrijven zie je dat voorraden worden afgewaardeerd, of dat voorraden opeens oplopen. Dat zijn allemaal indicaties dat het niet goed zit."

 

Statische voorraadparameters

De grondoorzaak van te hoge voorraden is volgens Hutten en Plaat de discrepantie die in veel bedrijven zit tussen inkoop, verkoop en logistiek. "Die ontstaat vaak doordat bedrijfsfuncties hun inschattingen onvoldoende delen en voorraadparameters slechts eenmalig worden ingeregeld. In een dynamische markt moet je deze parameters dynamisch herijken. Hoe ontwikkelt zich de vraag? Moet het product nog wel in het assortiment worden aangehouden? Hoeveel veiligheidsvoorraad wil ik aanhouden?"

 

Voorraadbeheer niet met IT ondersteund 

Het valt de heren op dat veel bedrijven vaak geen goede IT-ondersteuning hebben voor hun voorraadbeheer en volstaan met een een spreadsheet. Veel ERP-systemen bieden volgens hen ook onvoldoende ondersteuning voor gedegen voorraadbeheer. Plaat: "Als je een beetje serieus voorraadbeheer wilt doen heb je hier al snel een voorraadbeheerpakket of een Business Intelligence-achtige tool voor nodig. Ook wij gebruiken systemen als die van Slimstock of specifiekere audittools voor het analyseren van voorraden bij onze klanten."

 

"Ik vergelijk het wel eens met transport. Voor het plannen van rit en routes heeft iedere transporteur wel een planningspakket, maar voor het plannen van voorraden denken veel bedrijven wel zonder specifieke tools te kunnen."

Reageer op dit artikel