artikel

Dishman implementeert ERP in drie maanden dankzij procesaanpak

Supply chain Premium

Dishman implementeert ERP in drie maanden dankzij procesaanpak

Drie maanden. Meer tijd hadden Dishman Netherlands en Applaza niet nodig om het All-in-One SAP ERP (Baseline) uit te rollen bij Dishman in Veenendaal. De producent van onder andere vitamine D- en cholesterolproducten bereidde de implementatie procesmatig voor en dat is volgens operations manager Mark Ipema ook de grote kracht achter de vlotte implementatie.

Drie maanden. Meer tijd hadden Dishman Netherlands en Applaza niet nodig om het All-in-One SAP ERP (Baseline) uit te rollen bij Dishman in Veenendaal. De producent van onder andere vitamine D- en cholesterolproducten bereidde de implementatie procesmatig voor en dat is volgens operations manager Mark Ipema ook de grote kracht achter de vlotte implementatie.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Dishman Netherlands   Leverancier/dienstverlener: SAP Nederland
Plaats: Veenendaal   Onderleverancier/-dienstverlener: Applaza
Branche: farmaceutische industrie   Bedrijfsgrootte: middelgroot: 100 – 399 werknemers
Bedrijfstype: Productie   Datum ingebruikname:
Productnaam: All-in-One ERP  

 

Dishman, international zocht naar een standaard softwareoplossing die het in meerdere landen kon uitrollen. Voor de implementatie van de SAP-bedrijfssoftware was er een SAGE bedrijfsoplossing in gebruik. SAGE was overigens een tijdelijke oplossing, het werd slechts een anderhalf jaar gebruikt. De nieuwe software is op 1 april in gebruik genomen, de start van het fiscale jaar van Dishman. Ipema over de leverancierskeuze: "Een uitgemaakte zaak was het niet dat we voor SAP als leverancier en Applaza als implementatiepartner hebben gekozen. In eerste instantie dachten we aan Microsoft, maar uiteindelijk bleek het de software van SAP Nederland beter aan te sluiten op onze internationale activiteiten én onder aan de streep zelfs goedkoper. Veel van onze klanten gebruiken bovendien ook dezelfde software als waar wij nu over beschikken." Dishman wordt door Ipema omschreven als een relatief kleine producent van farmaceutische producten en fijnchemie. De beperkte schaalgrootte van Dishman maakt het des te belangrijker om efficiënt in te spelen op de verschillen op het vlak van sales en logistiek in de verschillende landen waar het bedrijf zelf aanwezig is of waar het aan levert. "Daarop zijn we nu voorbereid via dit nieuwe ERP Baseline pakket."

 

‘Bedrijfsprocessen goed identificeren scheelde veel tijd’

De implementatie duurde dus voor het bekende softwarepakket bijzonder kort. "Er is dan ook heel veel voorwerk verricht", vertelt Ipema. "We hebben samen met de betrokken medewerkers de bedrijfsprocessen goed geïdentificeerd en deze weergegeven in Visio Flow Schema’s. We denken hier immers in processen en niet in afdelingen. Onze processen draaiden al op basis van best practices. Dat is ook de aanpak van SAP, in het ERP dat we nu gebruiken zijn veel processen voorgedefinieerd."

 

Noodzaak om te voldoen aan EDQM en FDA

Eén van de belangrijkste redenen om op zoek te gaan naar andere bedrijfssoftware was de noodzaak om te kunnen voldoen aan de eisen van de Europese EDQM en de Amerikaanse FDA. Voldoen aan de eisen van deze toezichthoudende instanties was volgens Ipema alleen mogelijk via een moderne en integrale bedrijfsoplossing. Ipema: "We hebben flinke ambities en één daarvan is ook in de VS onze producten aan de man brengen. We hebben gezegd dat we voor het eind van 2009 moeten voldoen aan de eisen van de FDA. We zijn hard bezig naar dat moment toe te werken."

 

Live met 90 procent 

Op 1 april ging Dishman live met circa 90 procent van de functionaliteit van het ERP-pakket. Waar Ipema en zijn implementatieteam van zeven sleutelgebruikers in het voortraject veel werk samen met partner Applaza verrichtte staat Dishman er nu alleen voor. "Na de go live hebben we nog acht dagen aan consultancy nodig gehad." Ipema was tot 2002 zelf SAP-consultant. Hij schat in dat dit tijdens de implementatie heeft geholpen, maar vindt het moeilijk aan te geven in welke mate het de uitrol heeft versneld.

 

Automatisering vervangt werken met papier 

In totaal zijn er bij Dishman 54 werknemers aangemeld als gebruiker van het softwarepakket. "Eerder gebruikten de werknemers heel veel Excel. De sales en operations planning werd bijvoorbeeld in Excel bijgehouden. Dat is verleden tijd." Tracking en tracing van grondstoffen en goederen was een papieren aangelegenheid. Ipema: "En dus inefficiënt. Bovendien was het kwaliteitsrisico niet geborgd door integrale processen. Ook dat is nu stukken beter geregeld. We moeten nog wel een beetje wennen aan de enorme hoeveelheden data die we nu tot onze beschikking hebben." Het zijn enkele voorbeelden van zaken die nu geautomatiseerd zijn én sinds de implementatie ook beter overeenkomen met hoe de bedrijfsprocessen zijn omschreven. "Nadat we alle bedrijfsprocessen uitvoerig hebben opgeschreven hebben we een fit-gap analyse ten opzichte van SAP uitgevoerd. De ‘fits en gaps’ zijn vervolgens geanalyseerd. Het ‘wij zijn uniek-gevoel’ hebben we daarbij een beetje laten varen. Zelf allerlei zaken willen aanpassen aan de software was niet wenselijk, we hebben het aan de consultants overgelaten hoe we dit het beste konden oppakken.

 

ERP met best practices farma

De consultant die vanuit Applaza het Dishman project leidde was Jan Willem Bartz. Bartz over de implementatie: "Dishman wist heel goed waarheen het wilde. Ze hadden de keuze gemaakt voor het ERP met de best practices voor de farma sector en wij hebben daar onze eigen add-ons aan toegevoegd. Er is niets speciaal voor Dishman ontwikkeld. En dat is denk ik ook de kracht van dit project."

 

Leren omgaan met nieuwe ERP

Dishman zal de tijd die resteert tot het eind van 2009 gebruiken voor het leren omgaan met het nieuwe ERP. Elf weken waren er gepland voor de implementatietijd. Ipema: "We hadden een kleine overschrijding van tien procent, die tijd is gaan zitten in extra opleiding voor werknemers die wat moeite hadden met het ERP. Het enige waar we iets minder over te spreken zijn is het formulieren deel binnen SAP. Het is een omslachtige procedure deze te wijzigen en het kost onevenredig veel tijd. Inmiddels zijn de formulieren wel naar wens ingevoerd."

 

Reageer op dit artikel