artikel

Pakketselectie in 7 stappen

Supply chain Premium

Bij de start van de selectie wordt een projectteam ingesteld en een projectleider aangesteld. Het projectplan bevat de volgende zevende stappen:   1. Vastleggen van te bereiken doelstellingen 2. Bepalen van de eisen en wensen 3. Opstellen shortlist van pakketten 4. Principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties 5. Referentiebezoeken 6. Toetsing principekeuze middels een workshop 7. Opstellen implementatieplan […]

Bij de start van de selectie wordt een projectteam ingesteld en een projectleider aangesteld. Het projectplan bevat de volgende zevende stappen:

 

1. Vastleggen van te bereiken doelstellingen

2. Bepalen van de eisen en wensen

3. Opstellen shortlist van pakketten

4. Principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties

5. Referentiebezoeken

6. Toetsing principekeuze middels een workshop

7. Opstellen implementatieplan

8. Contractonderhandeling

 

1. Vastleggen van te bereiken doelstellingen

De aanleiding voor de selectie en de te bereiken doelstellingen worden vastgelegd. Vaak gebeurt dit in de vorm van een lijst met op te lossen knelpunten en nieuwe vormen van ondersteuning. Sommige bedrijven kiezen ervoor om doelstellingen op het gebied van kosten, voorraadverlaging, doorlooptijdverkorting of verhoging van leverbetrouwbaarheid te formuleren. In dat geval is een nulmeting nodig om vast te stellen waar het bedrijf nu staat. Tijdens het selectieproces zal regelmatig op de doelstellingen worden teruggekomen om prioriteiten van bepaalde functiegebieden te kunnen vaststellen.

 

2. Bepalen van de eisen en wensen

Het programma van eisen en wensen is de basis voor de selectie. De eisen zijn die functionaliteiten waarin het pakket absoluut moet voorzien teneinde een effectieve ondersteuning te bieden voor de gestelde bedrijfssituatie. De wensen zijn minder hard, waarbij tevens rekening gehouden moet worden met de prijs die voor de betreffende functionaliteit betaald moet worden.

De eisen en wensen richten zich op de volgende aspecten:

 

  • functionaliteit van het pakket
  • technische pakketkenmerken (onder andere het netwerkbesturingssysteem, de gebruikte database-technologie en programmeertaal, interface-mogelijkheden, etc.)
  • prijs versus beschikbare investeringsruimte en exploitatiekosten
  • achtergrond en ervaring van de leverancier

 

Het is verstandig de eisen en wensen te bepalen vanuit het orderproces zoals dat zich in uw bedrijf afspeelt. Een overkoepelend overzicht van de verschillende functies en activiteiten in het orderproces, en de wijze waarop deze worden uitgevoerd (het besturingsconcept) is hierbij van essentieel belang om een samenhangende en volledige lijst te verkrijgen. De tekortkomingen van het huidige informatiesysteem of de ingeburgerde werkwijze met dit systeem zijn van minder belang. De detailgraad van deze ‘behoeftes’ vertroebelen veelal de discussie, terwijl veel van de tekortkomingen van oudere systemen tegenwoordig al standaard zijn opgelost.

 

3. Opstellen shortlist van pakketten

Op basis van het programma van eisen en wensen wordt een shortlist opgesteld van drie tot maximaal vijf passende pakketten. Om te kijken welke pakketten aan u eisen en wensen voldoen, kunt u gebruik maken van selectietools op internet maar u kunt zich ook laten adviseren door een adviesbureau. 

De ervaring is dat het bijwonen van een groot aantal pakketdemonstraties arbeidsintensief en vooral ineffectief is. Het zal moeilijk zijn om achteraf de verschillende pakketten nog uit elkaar te houden, laat staan er een gedegen keuze uit te maken.

 

4. Principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties

De leveranciers op de shortlist verzorgen een demonstratie en tonen hoe hun pakket kan voorzien in de geformuleerde functionele eisen. Om tot een weloverwogen vergelijking tussen de pakketten te komen, wordt een checklist opgesteld met onderwerpen die tijdens de demonstratie minimaal aan de orde moeten komen. Na de demonstratie moet het voor de leverancier mogelijk zijn om een budgetofferte te maken voor de investering die met de pakketimplementatie gemoeid gaat.

Om tot een keuze voor één van de pakketten te komen worden de volgende factoren afgewogen:

  • standaard ondersteuning op de geformuleerde eisen (ingevulde checklist);
  • (subjectief) oordeel over de leverancier en de support die geleverd kan worden. Was de demonstratie goed voorbereid? Hoe werd gereageerd op vragen? Werd blijk gegeven van inzicht en ervaring in uw specifieke bedrijfssituatie? Vraag ook referenties op;
  • implementatiemethode en implementatietijd;
  • (technologische) ontwikkelingen van het pakket en organisatorische ontwikkelingen bij de leverancier;
  • kosten.

Na afweging van deze factoren wordt een (voorlopige) keuze gemaakt voor één leverancier. Met deze leverancier wordt een workshop georganiseerd, om de kennis van het pakket en de leverancier te verdiepen.

 

5. Referentiebezoeken

Bezoek aan referentie-bedrijven, die herkenbaar zijn voor het bedrijf kan inzicht geven in gebruikerservaringen van het systeem en de leverancier. Deze bezoeken kunnen worden uitgevoerd voordat de shortlist definitief wordt vastgesteld, maar ook tijdens de demonstratiefase.

 

6. Toetsing principekeuze middels workshop

De doelstelling van de workshop is om na te gaan of het pakket werkelijk past in uw bedrijfssituatie en welke functionaliteiten eventueel met behulp van maatwerk ingebracht moeten worden. Daartoe ‘speelt’ u uw eigen bedrijfsprocessen na (van offerte tot facturering), met een vereenvoudigde set eigen bedrijfsgegevens, die zijn beschreven in de bedrijfscase. Deze bedrijfsgegevens worden vooraf door de pakketleverancier in het systeem ingebracht. Besteed in de bedrijfscase met name aandacht aan de manier(en) waarop uw bedrijf wordt bestuurd en de wijze waarop het informatiesysteem hierbij dient te ondersteunen. Juist op dat punt wordt veel van een pakket geëist, met vaak een bedrijfsspecifiek karakter. Het opgestelde besturingsconcept is bij uitstek geschikt om de wensen aan de pakketleverancier duidelijk te maken en het zal de invoering van het pakket in een later stadium aanzienlijk versnellen. Het is belangrijk om vast te stellen dat uw manier van besturen centraal staat, niet de (on)mogelijkheden van het pakket of de leverancier.

De workshop duurt, afhankelijk van de bedrijfsgrootte en -complexiteit, één tot drie dagen. Het kan nuttig zijn om naast het projectteam per bedrijfsfunctie de direct betrokken personen het pakket te laten beoordelen. De betrokkenheid binnen het bedrijf wordt op die manier verhoogd, niet alleen ten aanzien van het informatiesysteem maar ook op het gebied van nieuwe werkwijzen en procedures.

Resultaat van de workshop is een verslag op welke wijze het pakket voorziet in het programma van eisen en wensen. De functionaliteit kan daarbij standaard geleverd worden, via (zelf) te maken bedrijfsspecifieke overzichten met behulp van een rapport- of lijstgenerator of kan als maatwerk in het contract opgenomen worden. In het uiterste geval kan op dit moment besloten worden om alsnog een alternatief pakket in meer detail te bekijken, wanneer de resultaten van de workshop teleurstellend waren.

 

7. Contractonderhandeling

Al voor aanvang van de workshop is genoeg informatie beschikbaar om de contractonderhandelingen te starten. De feitelijke afronding daarvan kan uiteraard pas na de workshop plaatsvinden. Het contract moet de volgende elementen bevatten:

a.      software (inclusief operationele software, database, third party software en eventueel maatwerk);

b.      hardware (server en eventueel aanvullende werk-stations, printers en netwerk);

c.      implementatie (vanaf opstellen projectplan tot en met in bedrijfstelling);

d.      onderhoud.

Essentieel in het contract is de stelling dat met de geboden totaaloplossing de gewenste werkwijze, zoals vastgelegd in de workshop, uitgevoerd kan worden. Daarnaast dienen er acceptatiemomenten afgesproken te worden ter controle (beslissingsmomenten met restitutiemogelijkheden). In sommige gevallen is het mogelijk de opdracht af te spreken op “fixed date and fixed price”. Hiervoor wordt wel een premie betaald en ligt de controle van het project bij de leverancier.

 

(Bron: IPL Consultants)

Reageer op dit artikel