artikel

Fetim brengt supplier relationship management in de praktijk

Supply chain Premium

De meeste groothandels zijn vooral verkoop-georiënteerd en schenken te weinig aandacht aan de inkoopzijde. Dat is tenminste de opvatting van een drietal studenten van het Tias in Tilburg. In het geval van de internationale handelsonderneming Fetim bleek die opvatting juist. Door het complete inkooptraject bij vier leveranciers grondig onder de loep te nemen, kon de levertijd meer dan gehalveerd worden. Dat leverde het drietal de VLO Logistiek Ontwerpprijs 1999 op.

De meeste groothandels zijn vooral verkoop-georiënteerd en schenken te weinig aandacht aan de inkoopzijde. Dat is tenminste de opvatting van een drietal studenten van het Tias in Tilburg. In het geval van de internationale handelsonderneming Fetim bleek die opvatting juist. Door het complete inkooptraject bij vier leveranciers grondig onder de loep te nemen, kon de levertijd meer dan gehalveerd worden. Dat leverde het drietal de VLO Logistiek Ontwerpprijs 1999 op.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Fetim   Leverancier/dienstverlener:
Plaats:  
Branche:   Bedrijfsgrootte: middelgroot: 100 – 399 werknemers
Bedrijfstype: Groothandel   Datum ingebruikname: 09-09-1999
Productnaam:  

De gezichten van Diederik van Daal, Wilco Koers en Ruud Weij-mans spraken boekdelen tijdens de prijsuitreiking op vrijdag 25 juni. In het nieuwe pand van Fetim in Amsterdam namen de heren stralend de VLO Logistiek Ontwerpprijs 1999 in ontvangst. Daarbij lieten ze zich de voornamelijk lovende woorden van juryvoorzitter Arno de Schepper duidelijk welgevallen.

       

Iemand die van een afstandje al even stralend toekeek was Ruud Steenvoorden, director corporate buying bij de handelsonderneming in bouw- en doe-het-zelfproducten. Aanvankelijk reageerde Steenvoorden wat sceptisch toen hij in juni 1998 een afspraak maakte met de heren Van Daal, Koers en Weijmans, die op zoek waren naar een afstudeerproject. Maar in plaats van enkele jonge HBO-studenten zonder enige praktijkervaring, kreeg hij tot zijn grote verbazing te maken met drie al wat oudere kerels van bijna twee meter lang. Die drie brachten niet alleen een flinke dosis kennis mee van de opleiding Transport en Logistieke Dienstverlening aan het Tias in Tilburg, alle drie bleken ook hun sporen verdiend te hebben bij gerenommeerde Nederlandse ondernemingen: Van Daal bij Origin Nederland, Koers bij Nedlloyd Fashion Services en Weijmans bij Vos Logistics. De zwaargewichten bleken hun gewicht voor Fetim in goud waard.

            

Leveranciers nader bekeken

Een onderwerp voor het project was gauw gevonden. Weij-mans: “We hadden het vermoeden dat er op het inkooptraject nog wel terrein braak zou liggen. De meeste groothandels zijn immers vooral verkoop-georiënteerd.” Voeg daarbij de huidige aandacht voor supply chain management en de doelstelling van het project wordt duidelijk. “Verkorten van de doorlooptijd. Dan kun je dichter bij de markt opereren en sneller reageren op onverwachte vragen van klanten. Je hoeft dan minder vaak nee te verkopen”, legt Weijmans uit. Een bijkomend gevolg van een kortere doorlooptijd is dat veiligheidsvoorraden verkleind kunnen worden. Doordat sneller kan worden ingespeeld op ontwikkelingen in de markt, neemt tevens de kans op incourante voorraden af.

Om deze doelstelling te bereiken werd de blik verbreed; het driemanschap keek verder dan de inkoopdivisie en de wijze van bestellen bij Fetim en nam ook de leveranciers in ogenschouw. Voor deelname aan het project werden vier leveranciers uitgezocht. Twee daarvan leveren commodities: producten met hout als basismateriaal, in grote volumes. De andere twee leveren producten met toegevoegde waarde, bijvoorbeeld voor de door Fetim ontworpen concepten voor woninginrichting. Tezamen zorgen die vier bedrijven voor 15 procent van Fetim’s voorraad.

        

Halvering levertijd

Het enige wat het driemanschap in feite gedaan heeft, is kritisch kijken naar alle bedrijfsprocessen en de samenhang daartussen, zowel bij Fetim als bij de vier leveranciers. Dat heeft geresulteerd in een aantal adviezen aan Fetim. De handelsonderneming heeft vervolgens zelf geprobeerd die adviezen in dialoog met leveranciers om te zetten in concrete verbeteringen.

Een half jaar na de eindpresentatie bij Fetim, heeft het project al tot enkele opmerkelijke resultaten geleid. Bij drie van de vier leveranciers is de levertijd meer dan gehalveerd, bij de vierde bijna. Steenvoorden krijgt daardoor minder opmerkingen van de verkoopdivisie over voorraden die niet of onvoldoende aanwezig zijn. De volgende stap is het uitbreiden van dit project naar de overige leveranciers. Bij 80 procent daarvan moet eveneens een reductie in levertijd mogelijk zijn. Een Zuid-Europese leverancier heeft zich vrijwillig gemeld voor deelname aan het project. Als alles meezit, moet Fetim zijn totale voorraad met enkele tientallen procenten omlaag kunnen brengen.

           

Sneller reageren

Het onderzoek van het driemanschap heeft aangetoond dat de betrokken bedrijven, inclusief Fetim, op logistiek gebied nog verre van volwassen waren. Vooral wat betreft aspecten als informatievoorziening en levertijdbeheersing waren ze merendeels nog ‘onschuldig’. De leveranciers bijvoorbeeld waren voornamelijk gericht op optimalisatie van de productiebesturing binnen de grenzen van het eigen bedrijf. Er was op geen enkele manier sprake van informatie- of besturingsintegratie met Fetim. Bij Fetim daarentegen was managementinformatie in overvloed aanwezig, maar werd er niet genoeg mee gedaan. “Verbanden waren onduidelijk of gewoon niet zichtbaar”, constateert Weijmans.

Fetim kreeg de aanbeveling een voorraadbeheersysteem in gebruik te nemen, bijvoorbeeld het pakket Slim4. Hiermee maakt Fetim nu eens per maand een voorspelling van de vraag voor de komende vier maanden. De leveranciers weten op deze manier wat ze verwachten kunnen. In de praktijk blijkt nu dat enkele leveranciers alvast vooruit produceren voordat grote orders daadwerkelijk geboekt zijn. “Maar we hebben er uitdrukkelijk bij gezegd dat ze geen rechten aan de vraagvoorspelling kunnen ontlenen”, merkt Steenvoorden op.

Met Slim4 is Fetim bovendien in staat sneller te reageren op de markt. Voorheen hanteerde het handelsbedrijf vaste bestelmomenten waarbij alleen de hoeveelheden van de te bestellen producten varieerden. Nu worden bestellingen geplaatst op de momenten wanneer dat nodig is. Daarbij maakt Fetim in enkele gevallen reeds gebruik van EDI. Op termijn moet dat met alle leveranciers gaan gebeuren. Allemaal maatregelen waardoor leveranciers eerder weten waar ze aan toe zijn.

         

Verschuiving van KOOP

Het driemanschap Van Daal, Koers en Weijmans is niet alleen bij Fetim op bezoek geweest, maar ook bij de vier leveranciers. Daar bleek dat met enkele maatregelen de levertijd fors beperkt kon worden. De belangrijkste maatregel was het verschuiven van het Klantorderontkoppelpunt (KOOP) bij de leveranciers. Bij drie van de vier was het KOOP gesitueerd vóór aanvang van het productieproces. Pas als de order binnen was, werd begonnen met produceren. Terwijl volgens Weijmans enkele activiteiten al eerder hadden kunnen plaatsvinden. “Een leverancier van woondecoratieproducten bijvoorbeeld begon pas met op maat snijden en bedrukken van het materiaal als Fetim een bestelling plaatste. Dat zijn zaken die het bedrijf best eerder kan doen. Na het moment van bestellen hoeven de producten dan alleen nog maar klantspecifiek gemaakt te worden”, aldus Weijmans. Het productieproces is nu in twee stukken geknipt, met in het midden het KOOP. De tijd tussen het moment van bestellen en het moment van goederenontvangst is afgenomen, simpelweg omdat in die tijd minder handelingen verricht hoeft te worden.

Voor de leveranciers heeft een verschuiving van het KOOP ingrijpende gevolgen. Opeens wordt een bedrijf gedwongen met halffabrikaten te werken, waarvan noodgedwongen een extra buffer moet worden aangelegd. Een enkele leverancier heeft de ‘bemoeienis’ van Fetim dan ook aanvankelijk als een bedreiging ervaren. “Alsof wij even het productieproces komen afkijken om het vervolgens zelf te gaan doen”, licht Steenvoorden toe.

        

Communicatie

Maar niet alle maatregelen hoeven even ingrijpend te zijn. Alleen al door met elkaar om de tafel te gaan zitten, hebben de partijen winst behaald. Zo had één leverancier uit zekerheid een extra marge in de levertijd opgenomen. Volkomen onnodig, zo bleek. Waarom die marge dan nooit was weggehaald? Daar was door Fetim nooit om gevraagd, aldus het bedrijf.

Een andere leverancier bleek een weinig flexibel productieproces te hebben. De oorzaak daarvan lag in het grote aantal kleuren waarin de producten geleverd konden worden. Het wisselen van die kleuren ging gepaard met grote omsteltijden. Om die omsteltijden te beperken, hanteerde het bedrijf een star productieschema. Als Fetim om een bepaalde kleur vroeg, moest daarom vaak gewacht worden totdat die kleur in de productiecyclus weer aan bod kwam. Als die kleur net was geweest, kon de wachttijd oplopen tot twee à drie weken. Op advies van het driemanschap laten beide bedrijven de bestelfrequentie nu parallel lopen aan de omstelfrequentie. De wachttijd is daardoor aanzienlijk bekort.

Juist die communicatie heeft Steenvoorden als een groot pluspunt ervaren. Hij kan het iedereen aanraden. “We hebben ons grondig verdiept in onze leveranciers. Zo diep, dat zij weten wat wij willen en dat wij weten wat zij kunnen. Dan pas krijg je een win-winsituatie”, vertelt de directeur. Dat vergt even een cultuuromslag, maar die is wel de moeite waard, vindt Steenvoorden. “Het is eigenlijk veel leuker werken. We worden nu echt partners.”

        

Kader bij artikel:

Meer omzet met minder magazijn

Sinds 1 januari 1999 zijn de 270 medewerkers van Fetim gevestigd in een nieuw pand inclusief magazijn aan de rand van Amsterdam. Daarvoor lagen de goederen verspreid over zes verschillende locaties in de hoofdstad. Die wirwar van magazijnen bezorgde Fetim steeds meer problemen bij het realiseren van een sterke omzetgroei (nu ƒ 300 miljoen).

Voordat Fetim begon aan de nieuwbouw, is eerst de optimale inrichting van de binnenruimte in kaart gebracht. Pas daarna is men gaan kijken naar de omgekeerde schoenendoos daar omheen. “Normaal wordt eerst de maat van het gebouw bepaald en daarna pas de inrichting. Wij hebben het andersom gedaan”, licht Steenvoorden toe.

Het nieuwe magazijn is 26.000 vierkante meter groot, een stuk kleiner dan de 37.000 vierkante meter van de zes oude locaties tezamen. Door een efficiëntere inrichting en wijze van opslag, kan in de nieuwe situatie echter een stuk meer omzet behaald worden. De efficiëntie wordt nog vergroot door de aanschaf van een op maat gemaakt Warehouse Management Systeem.

 

Reageer op dit artikel