artikel

Optelecom-NKF implementeert visueel ERP

Supply chain

Projectgegevens Bedrijfsnaam: Optelecom-NKF   Leverancier/dienstverlener: Quartess SCS Plaats: Gouda   Branche: telecommunicatie & nutsbedrijven   Bedrijfsgrootte: Bedrijfstype: Productie   Datum ingebruikname: 01-07-2004 Productnaam: Visual Enterprise   Het menselijke aspect woog zwaar bij de implementatie van het ERP-pakket Visual Enterprise bij NKF Electronics. Projectleider Gosia Gulski leidde alles in goede banen en zorgde voor de afstemming […]

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Optelecom-NKF   Leverancier/dienstverlener: Quartess SCS
Plaats: Gouda  
Branche: telecommunicatie & nutsbedrijven   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Productie   Datum ingebruikname: 01-07-2004
Productnaam: Visual Enterprise  

Het menselijke aspect woog zwaar bij de implementatie van het ERP-pakket Visual Enterprise bij NKF Electronics. Projectleider Gosia Gulski leidde alles in goede banen en zorgde voor de afstemming tussen alle medewerkers.

Gosia Gulski (42), projectleider bij NKF Electronics, is vol lof over de mensen die hebben meegewerkt aan de implementatie van het ERP-pakket Visual Enterprise. Het menselijke aspect loopt als een rode draad door haar verhaal. ‘Het waren goede consultants, en wij hebben het ook goed gedaan.’

Slimme zet

Als Gulski nu terugkijkt vindt ze het een slimme zet dat zij destijds volledig vrij is gemaakt voor het ERP-project dat NKF Electronics in november 2002 is gestart. ‘Je moet niet de illusie hebben dat je het naast je normale werk kan doen.’ Gulski, drie jaar lang leidinggevende aan de afdeling logistiek bij NKF, was aan een nieuwe uitdaging toe. Ze had al eerder meegedraaid in twee projecten en werd indertijd voor honderd procent projectleider. Ze kreeg ‘duoleiding’ met Hans Eijmaal, IT-manager bij NKF, die voor vijftig procent vrij gemaakt werd.

Zo kon Gulski de afstemming tussen de verschillende afdelingen goed volgen. ‘Als iemand ziek was terwijl een belangrijke afspraak gepland stond, kon ik direct een nieuwe afspraak gaan regelen. Je hoort zoveel verhalen dat implementaties uitlopen omdat organisatorische zaken niet op orde zijn.’ Volgens haar is de projectleider voor de communicatie tussen afdelingen. ‘Je kunt ook iemand extern inhuren, maar dan geef je veel uit handen.’

NKF Electronics, producent van hoogwaardige elektronica voor transmissie van video, audio en data voor video-surveillancenetwerken, had een nieuw ERP-pakket nodig omdat Prodstar (nu Mex Solutions) in 2000 te kennen had gegeven het gelijknamige pakket Prodstar, waar NKF al vijftien jaar mee werkte, per 1 januari 2004 niet langer te ondersteunen. Daarnaast was het DOS-pakket nauwelijks doorontwikkeld in de loop der tijd, terwijl NKF wel een groei had doorgemaakt. Er waren kantoren geopend in de Verenigde Staten, in Frankrijk en in Singapore. ‘Kortom, we wilden een pakket dat meer van deze tijd is’, vertelt Gulski.

Op vakantie

NKF begon het selectietraject met het benoemen van keyusers en het maken van een globale planning tot en met de livedatum. Het project werd opgedeeld in twee stappen: selectie en implementatie. ‘In het eerste deel werden de key users nog niet zo zwaar belast, maar we wisten dat we ze tijdens de implementatie wel enorm gingen belasten en daarom wilden we het in een zo kort mogelijke periode doen. Ook zit er op sommige functies binnen ons bedrijf slechts één persoon, en uitgerekend die persoon had ik nodig voor het project. Die kun je dan niet te lang belasten’, zegt Gulski.

De planning was in eerste instantie om op 1 juli 2004 live te gaan, maar dat is volgens haar precies de periode waarin mensen op vakantie gaan. ‘Dus kozen we ervoor een maand eerder live te gaan, zodat we nog een maand hadden om te ‘vegen’ voor het geval dat dat nodig zou zijn.’

Een programma van eisen werd opgesteld en aan de hand van een rapport van IPL Consultants hebben Gulski en Eijmaal dertig ERP-pakketten bekeken. ‘We hebben beperkte hulp van IPL gevraagd: het adviesbureau moest ons alleen helpen om op basis van ons programma van eisen en wensen de shortlist op te stellen. We wilden zelf de uiteindelijke keuze maken.’ Uiteindelijk bleven vier pakketten over: Baan van SSA Global, Visual Enterprise van Quartess-SCS, MBS-Axapta geleverd door Watermark en Vantage geleverd door Macroscoop.

   

Planning en de daaraan gekoppelde productieregistratie was een belangrijk selectiecriterium. Visual was Gulski en Eijmaal vanaf het begin af aan al opgevallen vanwege de bijzondere planningsmethodiek. ‘Met de Activity Based Planning onderscheidt het pakket zich sterk van de andere drie, die op de traditionele MRP-filosofie gebaseerd zijn’, zo luidt het authentieke ERP-rapport van NKF. Baan en MBS-Axapta vielen dan ook af om de langdurige doorlooptijd van de implementatie. Vantage bleek wel een goed alternatief. Mocht de implementatie van Visual totaal fout lopen dan kon NKF op dit pakket terugvallen.

Project vervloeken

Twee maanden voor de livedatum wist NKF dat het 1 juni niet ging halen, en stond de elektronicaproducent voor de keuze: of de mensen moesten extreem overwerken, of het ging terug naar de oorspronkelijke livedatum. ‘Dat was een erg moeilijke beslissing. Het menselijke aspect woog zwaar. We konden de mensen niet verplichten om zoveel overwerk te verrichten en tegelijkertijd verwachten dat hun operationele werk er niet onder zou lijden. Mensen worden ook wel eens ziek, daar moet je ook rekening mee houden.’

Uiteindelijk werd besloten terug te gaan naar de oorspronkelijke live-datum. ‘Een aantal key users gingen direct na de livedatum op vakantie, dus we moesten op tijd vervangers benoemen en opleiden’, zegt Gulski. In het laatste weekend van juni ging NKF over en op de maandagochtend erop ging Gulski al vroeg aan het werk. ‘Er was geen paniek, geen stress en het systeem heeft nog geen uur stil gestaan. Dat verbaast me nog steeds.’ Rond de middag werd iedereen bij elkaar geroepen en heeft NKF een klein feestje gevierd. ‘Quartess heeft ons verrast met gebak en bloemen. Ook kwamen de directie van Quartess zelf langs. Dat konden we echt heel erg waarderen.’

Tot op de dag van vandaag heeft NKF geen grote problemen gehad. ‘Natuurlijk zijn er de dagelijkse telefoontjes.’ Wat het precies heeft opgeleverd is nu nog moeilijk te meten. ‘Door automatisering alleen kun je geen verbeteringen bewerkstelligen. We zoeken nog steeds naar mogelijkheden om het pakket te verbeteren’, aldus Gulski. ‘Maar het idee dat we zomaar op maandagochtend met het nieuwe pakket gingen werken en dat het nog geen uur heeft stil gestaan…’, geniet Gulski nog even na. ‘Natuurlijk waren er tijden bij dat ik het vervloekt heb, omdat het allemaal niet werkte. Maar achteraf gezien vond ik het een ontzettend leuk project.’

MEX SOLUTIONS

In 1998 begonnen als 100 procent dochteronderneming van het Franse Prodstar; sinds 2000 zelfstandig en distributeur van meerdere softwarepakketten

  

Kader bij artikel: FACTOREN DIE HEBBEN BIJGEDRAGEN AAN HET SUCCES VAN DE IMPLEMENTATIE

• Duidelijke projectorganisatie met communicatiestructuur, zowel binnen het projectteam als naar de organisatie. Dit laatste in de vorm van een ERP-nieuwsbrief van maximaal één A4-tje die per mail werd verstuurd, en ook werd uitgeprint en opgehangen, plus informatiebijeenkomsten voor alle medewerkers over de status van het project

• Voorafgaand aan het ERP-project werden de logistieke processen bekeken en verbeterd

Kader bij artikel: IMPLEMENTATIE VAN VISUAL ENTERPRISE BIJ NKF ELECTRONICS

• Bedrijf

Naam: NKF Electronics in Gouda

Activiteit: producent van hoogwaardige

elektronica voor transmissie van video,

audio en data voor video-surveillance-

netwerken

Medewerkers: 80, waarvan 1/3 werkzaam op R&D-afdeling

• Tijdsbesteding

Shortlist: Baan van SSA Global, MBS-Axapta geleverd

door Watermark, Vantage geleverd door

Macroscoop, Visual Enterprise van Quartess-SCS

Shortlist adviseurs: Magnus, Logimex, IPL Consultants

Doorlooptijd ERP-project: 20 maanden, waarvan ruim een jaar voor de pakketselectie

• Tijdsbalk

Reageer op dit artikel