artikel

Atag Verwarming stapt over op ERP van Eniac

Supply chain Premium

Meer rust en overzichtelijkheid aan de lijnen. Dertien procent efficiencyverbetering en nog eens tien procent door de andere manier van bevoorrading

Meer rust en overzichtelijkheid aan de lijnen. Dertien procent efficiencyverbetering en nog eens tien procent door de andere manier van bevoorrading

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Atag Verwarming   Leverancier/dienstverlener: 0
Plaats: Lichtenvoorde  
Branche: automotive, machine- & apparatenbouw   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Productie   Datum ingebruikname: 03-07-2006
Productnaam: Eniac Business Solutions  

Atag Verwarming in Lichtenvoorde is op 1 juli met drie vestigingen in drie landen tegelijkertijd overgegaan op Eniac Business Solutions. In het standaardpakket moest speciale aandacht besteed worden aan service en garantie, omdat dit in de drie landen verschilt. Niet voor niets was de live-gang gedurende de vakantieperiode gepland. Nu wordt ook de bevoorrading van de assemblagelijnen aangepast.
          
Atag Verwarmingen werd in 2002 verzelfstandigd via een management buy-out, nadat moederbedrijf Atag (tot 2000 beursgenoteerd) failliet was gegaan. De keukendivisie kwam terecht bij Etna (de combinatie Atag-Etna-Pelgrim).
      
Atag Verwarming heeft dochters in België, Duitsland en Engeland. Dit zijn zelfstandige verkoopkantoren, die elk een eigen systeem hadden. “België had hetzelfde oude maatwerk van Atag als Nederland”, vertelt Nico Niehoff (financieel directeur Atag). “Duitsland had ook oud maatwerk van Atag maar weer anders dan die van Nederland en België, zodat geen IT-communicatie mogelijk was. Engeland is nog zo kort actief dat ze nog geen systeem hebben.”
     
Eind 2004 is het contract voor ERP-pakket Eniac Business Solutions (BS) getekend. “De serviceorganisatie in Nederland werkte al met de serviceapplicatie van Eniac. De administratie van Duitsland en Engeland en later België liep al via EniacBS Financials”, zegt Niehoff. “Nederland koos ervoor over
       
te gaan, tegelijk met het ERP-systeem. De IT kostte ons tonnen per jaar, terwijl het steeds meer moeite kostte om de maatwerkapplicatie in de lucht te houden. Bovendien was de programmatuur zo verouderd dat het zeer veel zou kosten het te moderniseren. Uit oriënterende gesprekken met IBM PwC en IPL bleek dat BS, dat draait op IBM-software, goed zou zijn. De fit bleek zo’n 90 tot 95 procent.”
     
Niehoff: “Uniek bij ons is het servicetraject en de garantieverlening op de toestellen. België, Duitsland en Engeland hebben elk andere garantievoorwaarden, met andere looptijden en details. Bij serviceconcepten zijn er ook verschillen. In België moet de cv onderhouden worden door de cv-installateur. On-derhoudscontracten worden daar door de fabrikant uitgegeven. In Nederland doen de dealers het juist zelf.”
     
Bij het verwerken van serviceopdrachten moet worden nagegaan of een klant garantie had of niet. Verder waren er handmatige facturen die tussen landen over en weer gingen. “Dit kost ons veel tijd”, aldus Niehoff, “dus dat wilden we als uitbreiding in de standaard hebben, om alle goederen- en papierstromen vast te kunnen leggen in het systeem. Het implementatietraject heeft twee jaar ge-duurd. “We zijn bij het vervang- en van het maatwerk bij Atag in Nederland begonnen met ASS, oftewel het Atag Service Systeem”, aldus Martin van Kolck (directeur operations Eniac). “Hierna volgde Eniac Financials en daarna het ERP-systeem.”
      
“Op 1 juli zijn we tegelijk in Nederland, Duitsland en België overgegaan”, zegt Niehoff. “Engeland gaat begin 2007 over op het ERP-systeem. Nu is het tussen de drie landen volledig geïntegreerd.” “Een order van Atag Duitsland bij Atag Nederland moest eerst van beide kanten worden bevestigd, met e-mailverkeer over en weer”, vertelt operation manager John Beringen van Atag. “Nu blijft het beperkt tot één keer invoeren.” Het Eniac ERP-pakket is capaciteitsgedreven. “Bovendien vindt het in diverse segmenten goed ingang, waaronder dus metaal.”
      
Vakantieperiode

Afgezien van wat kleine dingen verliep de overgang soepel, ook mede omdat voor de live-gang de rustige vakantieperiode werd uitgekozen. Met het ERP gaat het aansturen van de leveranciers beter, waardoor leveringen meer just-in-time kunnen. Niehoff: “Nu is er intern aan de saleszijde een strakkere forecast. We plannen nu nog op het hoofdproductieplan. In de toekomst willen we het verbijzonderen op landniveau, waardoor voorraden omlaag kunnen. Verder willen we dat onze grotere leveranciers overgaan op ons systeem. De verwarmingsbranche is toch een branche van pieken en dalen. Door leveranciers aan te sluiten, kunnen we gelijkmatiger inkopen en stabieler, met minder pieken en dalen, assembleren.”
      
In 2005 veranderde de organisatie. Nieuwe mensen kwamen, die een andere inrichting van het pakket wilden. Beringen: “Zo wilde mijn voorganger alles kunnen tracen waardoor elk artikel apart gescand moest worden. Een order van vierhonderd cv’s, zou dus vierhonderd keer gescand moeten worden. Nu scannen we per order. Dat spaart tijd en kosten en bevordert de efficiency in de processen.” “Je moet toch kijken naar de meerwaarde van wensen”, aldus Niehoff. “Is het noodzakelijk of nice to have. Overigens werken we ook nog steeds met Excel. Daar is niets mis mee, alleen is het lokaal gericht en kun je geen gebruik maken van databases. Inmiddels zijn de Belgische onderhoudscontracten die voorheen in spreadsheets werden bijgehouden, nu in Eniac geïntegreerd”
       
Communicatie

Grootste aandachtspunt bij het live gaan vormde de communicatie, zowel in- als extern. Niehoff: “Werknemers waren al vijftien jaar gewend te werken met maatwerk. Nu moesten ze zich ineens aanpassen. Bovendien was er vanuit het verleden veel aversie tegen IT. Zware problemen met de invoering van een nieuw IT-systeem had mede het Atag-concern tot een faillissement gebracht.”
     
Voor leveranciers was er bij Atag Verwarming altijd een veiligheidsmarge ingebouwd voor eventuele verkeerde leveringen. In de praktijk namen ze die marge ook altijd. “Nu viel die marge ineens weg”, aldus Niehoff. “Dan moet je dat wel goed uitleggen.” “Het had ook te maken met de interpretatie van definities”, vult Beringen aan. “Zo is een voorraad bij een monteur in de bestelauto niet een voorraad die sales kan verkopen. Het is vooral wennen. Je ziet dat het al steeds beter loopt. Ook in de communicatie met België en Duitsland.”
         
De scanning-module voor inkoopfacturen van het financiële pakket wordt in Nederland in het tweede kwartaal van volgend jaar geïmplementeerd. Dan verloopt alles centraal en kunnen facturen digitaal verstuurd en opgeslagen worden.
      
Onnodige voorraad

Ook de bevoorrading naar de assemblagelijnen wordt veranderd. Nu nog staat een wirwar aan dozen en onderdelen bij de lijnen klaar om een van de acht cv-varianten te assembleren. Beringen: “Dat betekent dat 99 procent van de voorraad er het hele jaar -vaak onnodig- staat, terwijl je voor die ene procent toch nog misgrijpt. We zijn nu bezig om per order een kar sa-men te stellen waarop alleen de noodzakelijke onderdelen voor de assemblage liggen. Het gaat dan ook om handleidingen, die bij die order worden ingepakt. Verder willen we de voorassemblage en de subassemblage, voor serviceonderdelen, niet aan de assemblagelijnen maar in een aparte hal laten uitvoeren. Ook willen we grotere delen voorassembleren, want als dit aan de lijn gebeurt, houdt het de voortgang alleen maar op.”
     
Dit alles brengt meer rust en overzichtelijkheid aan de lijnen. Elke nieuwe order betekent simpelweg een nieuwe kar voorrijden. Met de alternatieve manier van werken en het nieuwe ERP-systeem verwacht Beringen zo’n dertien procent aan efficiencyverbetering. Nog eens tien procent verbetering is mogelijk door de andere manier van bevoorrading.

Kader bij artikel:

BEDRIJFSPROFIEL

Bedrijf: Atag Verwarmingen, Lichtenvoorde

Dochterbedrijven in België, Duitsland en Engeland; minderheidsdeelneming in Italiaans bedrijf

Activiteiten: Het bedrijf ontwikkelt, koopt in, assembleert, houdt voorraad en verkoopt HR-toestellen, voor de Nederlandse en Europese markt: groothandels en voor een klein deel woningbouwcorporaties

Magazijn: 2.800 vierkante meter, voor vijf productlijnen en 22.000 artikelen (onderdelen). Werd begin 2005 in gebruik genomen. Eerder bevond de opslag van onderdelen en gereed product zich een kilometer verderop. Een vrachtauto reed toen voortdurend heen en weer tussen assemblage en opslag

Kerncijfers: 30.000 cv-ketels per jaar, waarvan de helft in Nederland en de overige hoeveelheid in de rest van Europa

Project: Implementatie EniacBS van Eniac (onderdeel Imtech ICT) in drie landen tegelijk. Overgang naar standaard, extra aandacht voor service/garantietraject

Reageer op dit artikel