artikel

ERP moet groei Dorssers in banen leiden

Supply chain

Waar het omslagpunt precies ligt, is moeilijk aan te geven. Maar vanaf een aantal medewerkers moeten transportbedrijven hun administratie professionaliseren. Het Limburgse transport- en grondverzetbedrijf L. Dorssers & Zn. bereikte dat omslagpunt bij 25 medewerkers. Inmiddels telt de onderneming 42 werknemers. Er moet nu hoognodig een ERP-systeem komen.

ERP moet groei Dorssers in banen leiden
Dorssers

Op een bepaald moment kom je er met Excel niet meer uit. De spreadsheets worden veel te groot, informatie raakt ‘zoek’. Als ook de stapels orderbevestigingen, facturen en bonnen tot boven de rand van hun bakjes reiken, is het duidelijk: de administratie dient geautomatiseerd te worden.

Dat besef vatte het afgelopen jaar post bij transport- en grondverzetbedrijf L. Dorssers & Zn. uit Panningen. Directeur Pieter Dorssers, derde generatie in het 81 jaar oude familiebedrijf, vertelt dat hij soms moeite heeft om zicht te houden op de financiële positie van de onderneming. “Gegevens die we nodig hebben voor nacalculaties zijn moeilijk boven water te krijgen. Onderhandenwerk? Niemand kan me à la minuut vertellen om welk bedrag het gaat. En of alle chauffeurs keurig netjes hun bonnen en vrachtbrieven inleveren, daar moet ik op vertrouwen maar garanties geeft dat niet.” Dorssers is tien jaar directeur. In die periode groeide de onderneming van 12 naar 42 werknemers. De administratie is niet goed meegegroeid, stelt hij vast. “Er gebeurt nog veel dubbel en met de hand. We hebben een ERP-systeem nodig om verder te kunnen groeien.”

 

Werk kwijt

ERP-systemen zijn kostbaar en complex. Bij de selectie van het pakket hebben ondernemers hulp nodig. Dorssers benaderde Syntens, het innovatienetwerk dat onafhankelijk advies geeft en ondernemers in contact brengt met (kennis)leveranciers. Syntens onderwierp het Limburgse logistieke bedrijf aan een quick scan. Dorssers: “Syntens toonde aan dat informatie bij ons makkelijk kwijt kan raken, bijvoorbeeld omdat chauffeurs bonnen vergeten aan de administratie te geven. Ik schrok ervan dat we op jaarbasis zo’n 10 tot 15 procent van het geleverde werk verkeerd of zelfs niet factureren. Dat werk raken we gaandeweg het administratieve proces gewoon ‘kwijt’.”

Via Syntens kwam Dorssers in contact met een ICT-adviesbureau. Dat heeft eerst in kaart gebracht welke eisen het transport- en grondverzetbedrijf aan een ERP-pakket stelt. Dit gebeurde middels interviews met werknemers. Centrale vragen waren: hoe doe je het, hoe wil je het en waar moet het in de toekomst naar toe? Op basis van de uitkomsten werden vier ERP-pakketten geselecteerd. Twee pakketten hebben een financiële inslag en zijn dus sterk aan de calculatiekant; twee pakketten hebben hun wortels in de transportwereld en zijn dus vooral goed in planning, tracking & tracing, en het effectief inzetten van vrachtwagens en mensen. Dorssers: “Het selectietraject duurt nu ongeveer vier maanden. Maar omdat we ons laten adviseren, is de tijd die we er zelf aan kwijt zijn beperkt. Wat me goed bevalt is dat een adviseur als Syntens je voor valkuilen behoedt. Zelf had ik er bijvoorbeeld nooit aan gedacht om ook te vragen hoe vaak updates van de software verschijnen en hoe vaak er een licentiewijziging is.”

 

Belang van selectie

Volgens adviseur Ruud Gilissen van Syntens kiezen veel transportondernemers bij de keuze voor een ERP-pakket voor de ogenschijnlijk makkelijke weg. “Men informeert bij een paar andere logistieke ondernemers welke pakketten zij gebruiken, er worden twee leveranciers uitgenodigd en vervolgens maakt men een keuze. Het gevolg is vaak dat er een ERP-pakket van een bekend merk geïmplementeerd wordt, maar dat dit helemaal niet voldoet aan de eisen. ‘Dan kunnen wij wat modules bijprogrammeren’, zegt de leverancier dan. Ja, natuurlijk kan dat. Maar dat gaat je een heleboel geld en tijd kosten. Veel beter is het om een uitgebreide selectie te doen en het pakket te kiezen dat het best aan je eisen voldoet. Want als je dan iets moet bijprogrammeren, zijn dat meestal maar relatief kleine onderdelen.”

 

Dorssers heeft zijn eisen en wensen in samenwerking met zijn externe adviseurs op papier gezet. De komende tijd zal van elk van de vier pakket getest worden in hoeverre ze aan deze eisen en wensen voldoen. Het pakket dat letterlijk de meeste punten scoort, wordt geïmplementeerd. Dorssers: “Ik verwacht van het ERP-pakket dat de facturering en orderverwerking gestroomlijnder en vooral foutloos verloopt. Ook het inhuren van derden zal makkelijker worden, omdat we met een ERP-systeem beter kunnen voorcalculeren en sneller opdrachten kunnen doorgeven en wijzigen. Daarnaast wordt het eenvoudig om aan wetgeving, zoals de Wet Ketenaansprakelijkheid, te voldoen. Met andere woorden: het ERP-pakket zal rust op de administratie brengen en onze verdere groei vergemakkelijken. Over vijf jaar wil ik dat de omzet verdubbeld is naar 11 miljoen euro. Maar de administratieve organisatie mag niet meegroeien. Die moet over vijf jaar even groot zijn als nu.”

 

 

Onderzoek

Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 91 procent van de spreadsheets zodanige fouten bevat, dat bottom line waarden met meer dan 5 procent kunnen afwijken. Ander onderzoek toont aan dat één op de twintig cellen in een spreadsheet fouten bevat. Dat betekent nogal wat: meer dan de helft van alle financiële rapportages wordt verzorgd met behulp van spreadsheets. In kleinere organisaties is dit waarschijnlijk veel meer dan de helft…

Syntens geeft onafhankelijk advies aan mkb-ondernemers over innovatie. Automatisering is daarbij een belangrijk aspect. Syntens wordt gefinancierd door de overheid en werkt veelal kosteloos. Doel van Syntens is ondernemers aan te zetten tot succesvol innoveren, waarbij het gaat om vernieuwing van product, proces of organisatie.

 

Reageer op dit artikel