artikel

Welke prestatiemetingen worden toegepast?

Logistieke dienstverlening Premium

Om de kwaliteit van een uitbesteed logistiek proces te monitoren, moet een bedrijf de juiste prestatie-indicatoren opstellen. Dit artikel beschrijft een model en welke stappen hiervoor moeten worden genomen.

Prestatie-indicatoren

Iedere logistiek manager wil goed kunnen beoordelen of het proces dat zich in een distributiecentrum of in een magazijn afspeelt, ook werkelijk optimaal functioneert. Daarom is het nodig om via periodieke metingen informatie te verzamelen over het logistieke proces en deze te vergelijken met normen. Een handig middel daarvoor zijn logistieke prestatie-indicatoren.

 

Volgens de literatuur zijn prestatie-indicatoren ‘ratio’s, indices of getallen die de ontwikkeling in de tijd weergeven van een grootheid die representatief is voor de productiviteit met betrekking tot een bepaald informatieveld. In de praktijk komt het er op neer dat de logistieke prestaties worden gemeten volgens een vooraf bepaalde methodiek. Het opstellen van zo’n methodiek verdient de nodige aandacht.

 

Meten en rapporteren

Voorafgaand aan het opstellen van logistieke prestatie-indicatoren kunnen reeds bestaande rapportages worden doorgenomen om een beter beeld te krijgen van de aanwezige informatie.

 

Vervolgens worden de data aan de inputzijde van het logistieke proces (materiaal, personeel, leverancier en informatie) gekoppeld met de outputzijde (aantallen, kwaliteit, tijdigheid en kosten).

 

  materiaal personeel leverancier informatie
aantallen        
kwaliteit        
tijdigheid        
kosten        

 

Hierdoor ontstaat een matrix van 16 vakken. In elk vak kunnen nu één of meerdere prestatie-indicatoren worden ingevuld.

 

Zo zijn mogelijke indicatoren in het vak materiaal-tijdigheid: percentage incourant, leverbetrouwbaarheid, doorlooptijd, of spoedorders. Voor het vak personeel-kosten kan het percentage overwerk en/of de personeelskosten als deel van de totale kosten worden genomen.

 

Door de diverse indicatoren voortdurend te meten verkrijgen beide partners een schat aan informatie. Uiteraard moet dan nog wel op correcte wijze met die informatie worden omgegaan. Een gangbaar gebruik is het maandelijks rapporteren met behulp van overzichtelijke grafieken. Aan die grafieken worden meestal definities, (haalbare) targets en eenduidige toelichtingen toegevoegd.

 

Bij het bepalen van de prestatie-indicatoren is het raadzaam om de klant centraal te stellen. Maar bedenk dat teveel prestatie-indicatoren van de rapportage al gauw een papieren tijger maken. Kies daarom per matrixveld maar één prestatie-indicator. Wel kan worden overwogen om de indicatoren die worden gerapporteerd te wisselen. Zo blijft het systeem dynamisch.

 

Vast stappenplan

De praktijk leert dat het dagelijkse proces regelmatig wordt verstoord. Zo kunnen factoren aan de inputzijde het proces verstoren als documenten te laat worden aangeleverd, planningen worden gewijzigd of levertijden worden overschreden.

 

Maar ook tijdens het proces, of aan de outputzijde kan het misgaan. Analyseer daarom samen met de ander de rapportages en maak duidelijk afspraken over de aanpak van het probleem. Vastgesteld moet worden wie, wanneer, wat moet doen om de gewenste verandering te bereiken. Leg daarbij vast wie er verantwoordelijk is, binnen welke tijd de acties afgerond moeten zijn en wellicht ook welke kosten er aan deze acties verbonden zijn.

 

Door systematisch na te denken over het proces ontstaan er ook plannen die leiden tot structurele verbeteringen. In feite is het werken met logistieke prestatie-indicatoren niets meer dan het volgen van een vast stappenplan:

 

1. de normen vaststellen

2. de werkelijke situatie vaststellen

3. de afwijkingen analyseren

4. de noodzakelijke maatregelen plannen

5. de nieuwe normen vaststellen

Reageer op dit artikel