artikel

6. Hoe implementeer je een WMS

Home Premium

De implemenatie van een WMS-pakket brengt veel veranderingen met zich mee. Dit proces moet goed worden gemanaged. In dit hoofdstuk geven we aanwijzingen. Ook geven we een indicatie van de tijdsinspanning die uw medewerkers tijdens een WMS-implementatie moeten leveren.


6.1. Implementatie WMS-pakket is een veranderingsproject

De implementatie van standaardpakket is veel meer dan het installeren van een softwarepakket. Het is een veranderingsproces met grote effecten op de organisatie, de werkwijzen en de bedrijfsprestaties.

De invoering moet daarom projectmatig aangepakt worden. Basisvoorwaarde is dat tijdelijk “extra” capaciteit ter beschikking is en dat er een goed en realistisch projectplan opgesteld wordt. Een belangrijke rol voor het ontwikkelen van een plan ligt bij de implementatiepartij. Uiteraard moet het plan door beide partijen worden geaccordeerd.

Risico’s bij de implementatie liggen op de loer en kunnen van verschillende kanten komen. Van onvoldoende kwaliteit van de software en van de implementatiepartner maar ook van uw eigen organisatie. Tenslotte is de implementatie van een standaardpakket niet uw dagelijks werk. Aan de andere kant is het belang voor de organisatie en uzelf om de implementatie succesvol te laten verlopen enorm.

Het managen van een zo complex veranderingsproces is niet de specifieke expertise van de pakketleverancier. Het vraagt dus speciale aandacht, deskundigheid en capaciteit uit uw eigen organisatie en/of externe ondersteuning.

6.2. Doelstelling implementatieproject

Doelstellingen van de invoering van de software kunnen als volgt geformuleerd worden:

  • Het tot stand brengen van een (inhoudelijk) goede oplossing voor de gewenste werkwijze met verbeteringen waarmee klantvriendelijk, snel, efficiënt en gebruikersvriendelijk gewerkt kan worden
  • Dit te realiseren met een implementatieproject dat snel, soepel en met minimale inspanning van de medewerkers (kernteam) verloopt
  • Een projectmanagement dat er voor zorgt dat:
    • Heldere en realistische verwachtingen de basis vormen en de realisatie hier niet ongepland van afwijkt;
    • Duidelijkheid naar alle betrokkenen geeft voor wat betreft het (geplande) resultaat, de noodzakelijke inzet, de planning en kosten;
    • Verstoringen worden voorkomen c.q. z.s.m. opgelost worden.
6.3. Gefaseerde implementatie

Ten opzichte van de huidige situatie is de invoering van een nieuw WMS een behoorlijke verandering. Vaak zowel in de werkwijze als het gebruik van een integraal informatiesysteem. Dit vraagt de nodige aandacht van het management en inzet van de medewerkers. De aanwezige capaciteit bij uw bedrijf is vaak onvoldoende om de projectmedewerkers voldoende te ontlasten van de dagelijks taken en zo vrijmaken te maken voor dit project. Daarom zal de invoering gefaseerd plaats moeten vinden.

6.4. Opzet Projectorganisatie

Om het veranderingstraject beheerst te kunnen laten plaatsvinden, is het wenslijk dat er een projectorganisatie wordt ingericht. Deze projectorganisatie bestaat uit; de Stuurgroep, het Projectteam en (ad hoc) Werkgroepen.
Stuurgroep
De stuurgroep bewaakt op hoofdlijnen de voortgang van het traject. Maandelijks zal de stuurgroep bijeenkomen en bepalen of het project volgens plan verloopt. Daarnaast wordt hier gekeken of het project ook in de toekomst zonder al te veel hindernissen doorgang zal kunnen vinden.

Projectteam

Het projectteam wordt intern gevormd door de projectleider en de kerngebruikers. Vanuit de implementatiepartij wordt dit team aangevuld met een externe projectleider en een of meer applicatieconsultants.

Dit team is gezamenlijk verantwoordelijk voor de daadwerkelijke uitvoering van het project. De daadwerkelijke uitvoering kent veelal de volgende activiteiten (per situatie kan de volgorde van een aantal activiteiten verschillen):

  1. scherpstellen eisen gericht op mogelijkheden systeem
  2. opleiding in het systeemgebruik
  3. globale inrichting van het systeem
  4. functionele test
  5. detailinrichting
  6. opstellen van nieuwe procedures
  7. testen (delen en integraal)
  8. gegevens inbrengen / conversie
  9. aanpassen documenten en rapporten
  10. opstellen gebruikershandleiding
  11. trainen eindgebruikers
  12. in gebruik nemen

Werkgroepen

Gedurende het project zullen regelmatig kleine werkgroepen worden ingesteld, om een bepaald facet nader uit te werken. Deze werkgroepen worden gevormd uit een trekker uit de projectgroep aangevuld met specialisten uit het bedrijf.
Opdrachten die door werkgroepen worden uitgevoerd zijn bijvoorbeeld, het bepalen van de artikelstructuur, het bepalen van de planmethode in het nieuwe systeem, etc.
Benodigde capaciteit van de medewerkers

In de praktijk zien we dat voor een succesvolle implementatie de volgende inzet nodig is:

  1. interne projectleider (2 à 3 dagen / week)
  2. trekkers / kerngebruikers (gem. 2 dagen / week per persoon)
  3. leden werkgroepen (ad hoc; 1 dag / week per persoon)
Reageer op dit artikel